Электронные счета-фактуры по НДС: выставление, получение, инструкция по заполнению

Помощь✅ Информационная система электронных счет-фактур: регистрация и возможности личного кабинета ➦ Восстановить пароль Контакты: официальный сайт и телефон горячей линии Информационная система электронных счет-фактур: регистрация и возможности личного кабинета

Общая информация

^К началу страницы

Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде в течение 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем – Оператор электронного документооборота (далее – ОЭД).

При этом согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме», зарегистрированному Минюстом России от 31.03.2015, номер 36641, форматы документов, передаваемые в процессе обмена электронными счетами-фактурами, должны содержать идентификатор ОЭД.

Федеральная налоговая служба с целью упрощения процедуры идентификации ОЭД в системе электронного документооборота и обеспечения уникальности идентификатора рекомендует организациям, предполагающим осуществление деятельности в качестве ОЭД, направить в адрес Федеральной налоговой службы письменное обращение в произвольной форме с указанием ИНН, ОГРН организации и приложением копий следующих документов:

• лицензии Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций на предоставление телематических услуг связи (при размещении программно-аппаратного комплекса системы электронного документооборота счетов-фактур на территории узла связи сторонней организации, имеющей данную действующую лицензию, допускается наличие договора с данной организацией);
• лицензии Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации на техническую защиту информации;
• лицензии Федеральной Службы Безопасности Российской Федерации (далее – ФСБ России) на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;
• лицензии ФСБ России на право осуществления деятельности по распространению шифровальных (криптографических) средств;
• лицензии ФСБ России на право осуществления деятельности по техническому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств.

Информация о присвоении идентификатора ОЭД (Доверенного ОЭД) будет направлена в адрес заявителя соответствующим письмом ФНС России, а также размещена на сайте Федеральной налоговой службы в разделе «Электронные счета-фактуры».

Информационная система ИС ЭСФ

ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу esf.gov.kz. Это государственная система (оператор – Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

• Веб-приложение ИС ЭСФ;
• А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам тестовый стенд для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно скачать на портале Комитета государственных доходов.

С 1 апреля 2018 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».

Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

• ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
• и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

Перечень документов, необходимых для оформления ключей юридического лица, можно найти на сайте НУЦ, либо уточнить, обратившись в call-центр по телефону 1414.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ. Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно.

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс: 
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию…(подробнее смотрите в К+).

Преимущества перед бумажным вариантом

У электронного счета-фактуры есть ряд преимуществ:

1. Ускоряет передачу документов и избавляет от бумажной волокиты. Если бумажная версия может идти в другой регион неделями, то электронная доходит за пару минут. Не придется платить за отправку, что тоже экономит время и средства.
2. Электронная версия СФ имеет утвержденную форму. Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@ “Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме” была утверждена форма электронного счета-фактуры, который состоит из 14 разделов. Однако не все они обязательны для заполнения, все зависит от категории поставщика и покупателя.
3. Отсутствие подписей. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подпись главного бухгалтера и руководителя. Налоговики могут сверять подписи с экземплярами покупателя и поставщика. На электронном счете-фактуре таких проблем не возникнет, так как подпись там требуется электронная, которая содержит всю необходимую информацию о лице (о том, как подписываются электронные счета-фактуры и как работать с сертификатом ключа проверки, читайте тут).
4. Ошибка в указании реквизитов. Благодаря справочнику ЕГРЮЛ программа сверяет все данные, и совершить ошибку практически невозможно. Однако в бумажной версии – это распространенная ошибка, а неправильное указание реквизитов может служить отказом вычета НДС. К тому же в электронной версии программа не примет документ до тех пор, пока все обязательные поля не будут заполнены.

Электронный учет счетов-фактур

Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.

Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.

Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.

Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:

• составления;
• выставления;
• получения.

В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.

Перечень операторов электронного документооборота

^К началу страницы

Техподдержка

Номера телефонов для обращения плательщиков по различным вопросам работы с АИС «Учет счетов-фактур»:

Техническая поддержка
Настройка и установка, регистрация на Портале, вопросы по входу, функции и возможности личного кабинета.

Информационная поддержка МНС
Методология заполнения, порядок выставления, движение, учет и работа с ЭСЧФ, исчисление НДС, вопросы по справочникам и нормативной базе, а также предложения и пожелания.

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Где взять бланк для заполнения?

Актуальный бланк на 2017 год можно взять на сайте Федеральной налоговой службы (https://www.nalog.ru/rn52/news/tax_doc_news/6975393/). А также на нашем сайте.

• Скачать бланк электронной счет-фактуры
• Скачать образец электронной счет-фактуры

Недостатки электронного счета-фактуры

На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:

• невозможность оформления «задним числом»;
• доступность всех отправленных вариантов налоговому контролю;
• вычет по НДС можно получить немного позже обычного, поскольку день получения счета-фактуры отображается в реальном формате.

Возможности личного кабинета

Личный кабинет в сервисе esf.gov.kz является необходимой площадкой для выполнения бухгалтерских операций предприятия. В профиле можно проводить следующие действия:

• Формировать счета-фактуры, акты, разрешительные документы, сертификаты и другую документацию;
• Производить перерегистрацию, реорганизацию предприятия;
• Составлять электронные договоры;
• Составлять электронную финансовую отчетность;
• Вносить реквизиты предприятия;
• Просматривать виртуальный склад;
• Контролировать договоры компании, вносить дополнения, изменения;
• Проверять сроки контрактов, платежей, начислений заработных плат и других финансовых операций.

Мобильное приложение

Для облегчения работы предпринимателей, ведения финансовой и бухгалтерской деятельности было создано приложения для мобильных устройств под названием ESF – ИС ЭСФ Казахстан esf.gov.kz. Оно подходит для смартфонов на базе ОС Android и IOS. Для этого нужно найти в магазин приложений, ввести в поиске название программы и скачать.

Установка клиента осуществляется автоматически. После на рабочем столе телефона появится значок приложения. В нем нужно произвести вход в личный кабинет, в нем будут доступны все функции, как и на ПК. Пользователи могут в нем формировать счета-фактуры, договора, акты, сертификаты и другие документы. А также контролировать работу предприятия.