Формализованные и неформализованные документы в ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в электронном документообороте – узнайте в статье, написанной экспертами.

Понятие и сущность формализованных документов

Формализованные электронные документы – это документы, для которых законодательством были утверждены формы и форматы обменов ими.

К формализованным документам относятся:

  • счета-фактуры;
  • УПД (включающий предыдущий документ);
  • корректировочные счета-фактуры и УПД;
  • ТОРГ-12.

Поскольку перечисленные документы «привязаны» к налоговому учету, их формируют с целью подачи в ИФНС. Ведомство для проверки большого потока данных использует специализированное ПО, которое легко «читает» входящие данные благодаря стандартизированной форме и идентификаторам. Любое отклонение в документе от установленного формата может привести к тому, что система документ «не считает», и процесс подачи придется повторять заново. Это может вызвать не только задержку, но и санкционные меры со стороны контролирующих служб.

Решить проблему подобных несоответствий помогают, с одной стороны, разработчики ПО, которые заботятся о соответствии формата сформированных в их программе документов требованиям законодательства, а с другой – операторы ЭДО, которые поддерживают нужные форматы обмена и занимаются квитированием для контроля и подтверждения сроков операций.

Поговорим об «инструментах» формализации документов поподробнее.

Формализованные документы

Такие документы можно принимать, обрабатывать и проверять автоматически. Налоговый кодекс требует соблюдать формат для электронных счетов-фактур, который утвержден ФНС в виде xml. Сегодня есть два приказа ФНС, утверждающих формат:

  • № 820: для УПД и счетов-фактур,
  • № 189: для корректировочных счетов-фактур и УПД. 

Также налоговая утвердила форматы для первичных документов, но 402-ФЗ не обязывает их соблюдать. С первичкой можно работать в любом формате: рекомендованном приказом или утвержденном самой организацией. Здесь действуют три приказа ФНС:

  • № 552: для актов приемки работ,
  • № 423: для актов приемки и расхождений,
  • № 551: для ТОРГ-12.

Электронные документы будут юридически значимыми, если подписаны КЭП и имеют все нужные реквизиты.

Начнем сначала: где форма, а где формат?

Часто понятия «формат» и «форма» путают. Фактически, формат — это структурированный набор данных, соответствующих определенным требованиям, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма — это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Например, форма счета-фактуры определяется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 19.01.2019) “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость”, а формат — отдельным приказом ФНС.

9291b6328922d78f347b4eb5dc0e8809.jpgРазница между формой и форматом

Формат придумали для того, чтобы упростить автоматическую машинную обработку, например, занесение информации из одной системы в другую.

Формализованным документом называется электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством. При этом формат определяет способ расположения и представления данных в электронном документе. Например, ФНС принимает электронные оригиналы документов в формате XML, а скан-копии — в форматах TIF и JPG. К формализованным документам относятся электронные счет-фактура, УПД, товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция — свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Создание

Форма создания неформализованного документа выглядит следующим образом:

При создании неформализованного документа окно создания документа можно увеличить во весь экран нажатием СОЗДАНИЕ НЕФОРМАЛИЗОВАННОГО ДОКУМЕНТА в левом верхнем углу.

Создание Неформализованного документа возможно двумя способами:

  1. ЗАГРУЗИТЬ ФАЙЛ неформализованного документа с компьютера.

  2. СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ в системе.

Неформализованные документы с Системе подразделяются на 2 вида:

  • Односторонний документ – это документ, который подписывает только Отправитель: счет, информационное сообщение. Когда вы отправляете односторонний документ, подпись адресата не запрашивается.

  • Двусторонний документ – это документ, который подписывают и Отправитель и Получатель: договор, соглашение. Отправляя двусторонний документ, система автоматически запрашивает подписание / отклонение от Получателя, без которого документооборот не будет завершен.

Для создания документа в системе заполните поля документа:

  • Номер и дата документа.

  • Заголовок.
    В поле укажите текст, который в шапке вашего документа указан после номера и даты, к примеру: на разработку объекта права интеллектуальной собственности.

  • Получатель.
    При заполнении поля начните вводить название компании или ИНН и система предложить все варианты компаний которые активированы у вас в качестве клиентов корпоративной сети.

  • Вид документа.
    Укажите односторонний или двусторонний документ вы создаете, от этого зависит возможность подписания второй стороной.

  • Тип документа.
    Укажите тип документа, введите название самого документа, к примеру: Договор.

  • Кнопка «Загрузить файл» позволяет загружать файлы в любом формате объемом не более 30 Мб.

  • Кнопка «Создание документа» открывает форму для ввода текста.

Заполненная форма может выглядеть так:

  • Кнопка «Сохранить» для сохранения документа в папке Черновики.

  • Кнопка «Закрыть» для закрытия создаваемого документа без сохранения.

  • Созданный документ сохраняется в папке Документы.Черновики.

Для чего нужны формализованные документы

Наличие формата у формализованных документов упрощает занесение информации из одной системы в другую, а значит позволяет легко обмениваться такими документами не только внутри предприятия, но и между контрагентами.

Обмен формализованными документами предполагает участие различных информационных систем:

? в учетной системе документ создается;

? в СЭД согласуется, подписывается руководителем и хранится;

? сервисы электронного обмена документами передают документы контрагенту с соблюдением требований законодательства;

? сервисы сдачи отчетности передают документы в ФНС;

? в информационных системах ФНС происходит автоматическая обработка документов.

Получение информации из формализованных документов легко автоматизировать. В случае с неформализованными документами (договорами, письмами и т.д.) — приходится использовать интеллектуальные инструменты, которые способны по тексту извлечь значимые для обработки факты.

Дальше обработка извлеченных фактов происходит в различных информационных системах. Например, налоговая может искать перекосы в трассировке НДС. А внутри организации ускоряется передача информации между подразделениями, работающими в разных информационных системах — бухгалтерией, юристами, менеджерами.

Законодательные требования

В соответствии с п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 174 формализованные документы должны быть снабжены специальными идентификаторами.

Такой идентификатор выдает оператор будущему участнику обмена при регистрации и передает в ИФНС информацию о нем. То есть сведения о конкретном участнике информационного обмена как раз и закрепляются за этим идентификатором. Когда участник ЭДО отправит необходимые отчетные документы, каждый из них будет снабжен таким идентификатором, и, исходя из него, информацию из документа автоматически сверят с данными в базе ИФНС. Если все совпадет, документ примут. Это в разы ускоряет процесс обработки в органах, повышает его точность и прозрачность.

Иного механизма получения идентификационного кода не предусмотрено, что является одной из причин обязательного использования услуг лицензированных провайдеров ЭДО при обмене формализованными документами.

Следующим необходимым инструментом формализации ЭД является сопровождающий документ оператора об отправке и получении документа. Как мы уже упоминали, оператор занимается квитированием, и в органы ИФНС отправляется именно весь пакет документов, включая квитанцию оператора. Благодаря этим «квитанциям» процесс обмена имеет четко зафиксированную историю и, если все было сделано вовремя, его своевременность может быть легко подтверждена. Также подтверждение оператора может быть принято судом в качестве доказательства отправки документов.

Последнее касается и неформализованных документов, отправленных посредством оператора и подписанных УКЭП.

Внедрим юридически значимый ЭДО для работы как с формализованными, так и неформализованными документами

Просмотр

Форма просмотра неформализованного документа выглядит следующим образом:

На странице просмотра документа вы можете:

  • просмотреть статус документооборота с помощью блока визуализации;

  • просмотреть Отправителя и Получателя документа;

  • Подписать и Отправить документ;

  • распечатать, скачать или перейти к редактированию этого документа;

  • закрыть окно с переходом на страницу Документы.Входящие;

  • просмотреть печатную форму документа.

Почему меняются форматы документов

Форматы документов удобнее разрабатывать в направлениях, где происходит большой обмен однотипной информацией:

? для ритейла такой информацией становятся прайсы, заявки, информация об отгрузке и приемке. Все они формализовались в EDI-документы.

? для задач налогового мониторинга применяются форматы, разработанные ФНС. Государство в лице ФНС является сейчас одним из двигателей расширения числа формализованных документов.

Обратной стороной удобства использования форматов является то, что нужно настраивать свои информационные системы на обработку конкретного формата. Каждый из них разрабатывается для определенного круга задач.

Со временем появляются новые задачи, которые не получается решить при помощи существующих форматов. Приходится вносить изменения в текущие или разрабатывать новые. Так в форматах первичных документов перечислен закрытый перечень допустимых ставок НДС. С января 2019 года ставка НДС поднялась с 18% до 20%. Потребовалось внести исправления в действующие форматы. Еще одной заметной задачей в 2019 году стал контроль движения товаров, подлежащих маркировке. Для решения этой задачи был разработан новый формат, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (далее приказ 820@).

Неформализованные документы

Представлены файлами с любым другим расширением: doc, xlsx, jpg, pdf и др. Для их юридической значимости также необходима электронная подпись. 

Как реагирует ИТ-окружение на изменение форматов

Каждую систему, участвующую в обмене формализованными документами, необходимо научить работать с новым форматом.

В теории все решения должны быть готова к работе с новым форматом до его вступления в силу. Это необходимо для того, чтобы независимые разработчики могли заранее убедиться в работоспособности не только своей системы, но и во взаимодействии с интегрируемыми сервисами. Также ИТ-департаменты конечных потребителей должны заранее убедиться в готовности используемых информационных систем к работе с новым форматом.

На практике наблюдается сильная задержка в поддержке новых форматов элементами ИТ-окружения, обеспечивающего обмен формализованными документами. Так поддержка формата, утвержденного приказом 820@ некоторыми сервисами задержалась на несколько месяцев после вступления приказа в силу. Хотя ФНС сообщали, что данным форматом можно пользоваться до вступления приказа в силу. Сервисы, которые реализовали поддержку формата, дают возможность бизнесу работать с системой маркировки.

Аналогичная задержка происходит сейчас с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423@. Данный формат уже действующий, однако очень мало сервисов его поддерживают.

Неформализованная документация

Что касается неформализованных документов, это акты, которые не имеют строгих требований к оформлению, поскольку не предназначены для обработки специализированным ПО. Проще говоря, это документация и корреспонденция, использующаяся в гражданско-правовых отношениях и не представляющая интереса для государственных органов. Тем не менее, они также могут подписываться ЭП. Без электронной подписи с соответствующей защитой (УКЭП) документ не будет иметь юридической силы. Что это значит?

В большинстве случаев контрагенты применяют квалифицированную цифровую подпись, полученную для сдачи отчетности и ЭДО по счетам-фактурам, и для неформализованных документов. Для подписания файлов может использоваться бесплатное программное обеспечение, но большинство таких продуктов не предоставляет возможности вставлять электронную цифровую подпись непосредственно в документ. Вместо этого создается второй файл-сертификат с расширением .sig, который используется контрагентом для проверки подлинности документа. Несмотря на то, что такой документ не передается по установленным законом каналам связи, наличие УКЭП дает возможность использовать его в судебных тяжбах.

Как мы уже отмечали, неформализованные документы допускается составлять в произвольном виде, но к некоторым типам все же установлены законодательные требования. Например, при составлении договора в обязательном порядке должны быть указаны стороны, предмет договора, цена, способы и сроки исполнения. Это следует учитывать при работе с неформализованными актами, чтобы документ предоставлял право на судебную защиту наравне с бумажным оригиналом.

В качестве вывода можно отметить, что операторы ЭДО и использование инструментов электронной защиты повышает удобство работы и с формализованными, и с неформализованными ЭД. Если вы решили перейти на электронный документооборот, или у вас остались вопросы, связанные с видами документов и особенностям работы с ними, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы работаем с электронными документами более 16 лет и готовы помочь с любым вопросом, связанным с безбумажным документооборотом. В нашем арсенале широкий выбор технических решений, включая собственную технологию ЭДО с прямым роумингом с крупным оператором. Мы также оказываем консультации по юридическим вопросам, связанным с ЭДО, делаем экспертизу ЭД и ЭП и представляем в суде по делам, связанным с ЭД и ЭП.

Можно ли использовать неактуальные форматы

Единственное ограничение, которое устанавливает ФНС — запрет обмена электронными счетами-фактурами в формате, не установленном ФНС. На данный момент для обмена электронными счетами-фактурами можно использовать только формат, утвержденный приказом 820@.

С 1 января 2020 г. запрещено обмениваться электронными счетами-фактурами, созданными в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.

По остальным видам документов ограничений нет. Можно использовать как старые (не действующие), так и собственные форматы документов. Однако нужно иметь ввиду, что такие документы не получится передать в ФНС в электронном виде. Дополнительно потребуется зафиксировать в локальных нормативных актах форматы документов, которые используются в вашей организации, а также заключить соглашение с контрагентами на обмен «экзотическими» форматами документов.

К чему нужно быть готовым, если вы обмениваетесь электронными документами

В вашей организации переход на новый формат может происходить вполне предсказуемо по установленному плану, но «сюрприз» может прилететь от контрагента — он может отправить документ в новом формате, когда еще ни ваши сотрудники, ни ваша информационная система не готовы к этому.

В этом случае вам нужно связаться с контрагентом, сообщить, что на данный момент нет возможности обработать документы данного формата. Далее по обоюдному согласию вы можете либо аннулировать этот документ и попросить контрагента отправить документ в формате, который вы можете обработать, либо вы договариваетесь о том, что обработаете документ после обновления.

Что требуется от организации для работы с актуальными форматами

Проанализируйте, нужен ли новый формат для работы организации. Если нужен, то следующий шаг — готовность ПО.

Если в организации используется купленная информационная система, то стоит уточнить у поставщика, когда планируется поддержка новых форматов. Вендор может пересмотреть приоритет разработки новой функциональности в сторону поддержки новых форматов, если заинтересованных клиентов будет достаточное количество. Важно поддерживать диалог и иметь возможность регулярно получать обновления.

Если в организации используется самописная информационная система (СЭД, учетная система) — нужно определить особенности обработки форматов документов в интегрируемых системах. По собранной информации нужно будет спроектировать и модифицировать решение. Кроме того, необходимо выделить ресурсы для мониторинга изменений законодательства, а также изменений в интегрируемых информационных системах.

Обмен электронными, и в особенности формализованными, документами экономит ресурсы компании. Однако рынок и законодательство меняются быстро, и для соответствия требованиям необходимо быстро адаптироваться как самой компании, так и ее информационным системам.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...