Как хранить персональные данные — правила и регламентирующие документы

Все для кадровика — правила хранения персональных данных, согласий на обработку и копий документов с ПнД

Максимальный срок хранения персональных данных

Существенное условие согласия на обработку персональных данных – срок, на который оно дается. Получается, что по истечении этого срока данные должны либо уничтожаться, либо подлежат обезличиванию, блокировке. При этом субъект данных может направить отзыв согласия на обработку персональных данных. И таким образом, срок хранения автоматически сократится.

Согласно части 7 статьи 5 Закона о персональных данных срок хранения данных определяет:

  • достижение цели обработки персональных данных
  • утрата необходимости в достижении цели обработки
  • истечение срока хранения, который установлен договором
  • срок хранения данных, установленных федеральным законом

В России действует Закон об архивном деле. В развитие его положений Министерство культуры утвердило перечень типовых архивных документов со сроками хранения (приказ от 25.08.2010 г. № 558). Эти нормативные акты определяют срок хранения некоторых персональных данных. Точнее, их материальных носителей.

Почему иногда разумно принимать меры по обезличиванию, а не уничтожению данных? Есть сроки исковой давности. И в случае необходимости обращения в суд персональные данные могут пригодиться. А если их хранить без обезличивания, возможно наступление ответственности.

Что такое персональные данные

Персональные данные, они же личные данные (далее по тексту ПД и ЛД), — информация, которая непосредственно связана с конкретным человеком.

Нашу жизнь уже невозможно представить без автоматизированных систем управления. Данные физических лиц постоянно попадают в различные базы и часто из них плавно утекают.

Что такое персональные данные

Чтобы защитить данную информацию физического лица, был создан федеральный закон, регулирующий порядок хранения и использования персональных данных.

Такое понятие, как персональные данные, — прежде всего юридический термин, нежели технический.

Как следствие, стала проще процедура защиты и снизились риски проникновения в личные данные сторонних лиц.

На сегодняшний день обработкой данных физлиц занимаются:

  • Банки.
  • Работодатели.
  • Органы государственной власти.
  • Другие организации, работа которых налагает обязанности по сбору и хранению персональных данных человека.

Персональные данные

Работа с данной информацией обязательно должна быть организована с учетом всех норм и правил независимо от задач, требующих использования данной информации.

Среднестатистический человек чаще всего предоставляет свои личные данные для обработки в банковские учреждения. И в случае если становятся очевидны нарушения его прав, выход из положения — только судебные разбирательства. Одно неверное действие может привести к фатальным последствиям.

Желательно перед посещением учреждений, требующих предоставления личной информации — изучить нормативные акты, регулирующие обработку личных данных. Это даст вам возможность самостоятельно проконтролировать свои права в полном объеме.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в ст. 3 дает определение персональным данным. Исходя из него ПД — любая информация, которая прямо или косвенно относится к субъекту ПД — определенному или определяемому физлицу (дальше по тексту — закон о персональных данных).

Общие личные данные

К общим личным данным относятся такие сведения, как:

  • ФИО;
  • место и дата рождения;
  • адрес места жительства (регистрации);
  • профессия, уровень образования;
  • фото человека (видеозаписи), которые позволяют установить личность и с этим умыслом использоваться оператором (разъяснения Роскомнадзора от 30.08.2013 года «О вопросах отнесения фотографий, видеозаписей, дактилоскопических данных и других сведений к биометрическим личным данным и особенностей их обработки»);
  • наличие детей, семейное положение, ближайшие родственники;
  • предыдущие места работы, армейская служба, работа на выборных должностях, государственная служба, наличие судимости и другие факты из биографии;
  • информация об уровне заработной платы тоже относится к личным данным (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • оценка личностных качеств человека, его навыки в работе и др.;
  • иные сведения, идентифицирующие человека.

Иные сведения, идентифицирующие человека

Помимо данной информации, в законе о персональных данных упоминаются:

  • индивидуальные личные данные (раса, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь). Обработка таких данных запрещена. Исключением могут стать ситуации, предусмотренные ч. 2 ст. 10 закона о персональных данных;
  • биометрические личные данные (к ним относятся физиологические и биологические качества человека, идентифицирующие его личность). Чтобы обработать такую информацию, нужно получить согласие носителя личных данных. Исключением могут стать случаи, предусмотренные ч. 2 ст. 11 закона о персональных данных.

Хранение персональных данных работников

Специальное нормативное положение, в котором определяются правила по распоряжению личной информацией сотрудников работодателем, предусматривает соблюдение определенных требований:

  • конкретная форма, в которой хранятся личные данные сотрудников, должна соответствовать всем требованиям и полностью идентифицировать субъекта личной информации;
  • срок сохранения информации не должен превышать времени, которого будет достаточно для воплощения целей, в соответствии с которой требуется обработка;
  • данные необходимо уничтожать непосредственно после достижения всех целей, для которых была организована обработка информации;
  • информация должна быть удалена в случае отсутствия необходимости дальнейшей обработки и использования данных.

Обработка, передача и защита личных сведений сотрудников поручается ответственному оператору, который должен соблюдать все правила и специальное законодательное положение. Если же по каким-либо причинам должностное лицо не может самостоятельно выполнять свои прямые обязанности, то он должен поручить обработку и защиту информационных данных иному сотруднику на основании официально заключенного договора.

Важнейшим условием данного документа является указание специальной обязанности, в соответствии с которой обеспечивается обработка, передача и защита личной информации при соблюдении конфиденциальности и полной безопасности. 

Что означает обработка

Каждый человек может ознакомиться со сведениями о другом гражданине как при исполнении рабочих обязанностей, так и при нерабочем общении, при просмотре интернет–страниц, чтении газеты. Такой сбор информации не считается обработкой. Это просто ознакомление со сведениями.

цели обработки персональных данных

Если же личная информация специально собирается для использования, хранения, то это будет обработка персональных данных. Этот процесс наблюдается в учебных заведениях, больницах. Сведения регистрируют, вносят в базы, классифицируют для использования в законных целях. Если информацию собирает писатель, журналист, то он может использовать ее для творческих целей.

Перечень действий с персональными данными, на осуществление которых дается согласие

Напомним, что в соответствии с определением, приведенным в Федеральном законе № 152-ФЗ, обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных. Таким образом, в согласии следует определить, какие конкретно действия можно производить с полученными персональными данными. Перечень таких действия вытекает из приведенного выше определения (например: накопление, хранение и уточнение – обновление, изменение).

Срок хранения личных дел работодателем

Организация заводит на каждого работника по трудовому договору личную карточку и личное дело. Личная карточка – обязательный документ. Дело же работодатель заводит по собственному желанию (кроме гос.органов и учреждений). В то же время личное дело – более информативно. Ведь здесь работодатель хранит копии документов – паспорта РФ, приказа о приеме на работу, трудовой договор и т.п.

Сразу после увольнения работника работодатель должен изъять из личного дела копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и всех иных, которые содержат персональные данные. Однако в силу ст. 17 и 22.1 Закона об архивном деле работодатель обязан хранить документы, подтверждающие факт работы, документы о заработной плате, об отчислениях в ПФР и т.п. Хранит организация и невостребованные документы. И только спустя 75 лет их считают невостребованными.

Как избежать возможных штрафов за хранение персональных данных работника после его увольнения? Мы рекомендуем прописать сроки хранения в Положении о персональных данных организации, а также от каждого работника получать согласие на обработку данных.

Срок хранения персональных данных

Перечень персональных данных

Для простоты заполнения формы согласия может быть предложен конкретный перечень сведений, которые получает оператор персональных данных, и субъекту остается только выбрать те данные, которые он передает. Например, перечень передаваемых сведений может выглядеть следующим образом:

  • дата и место рождения;
  • биографические сведения;
  • сведения об образовании (образовательное учреждение, время обучения, присвоенная квалификация);
  • сведения о местах работы (место нахождения, название организации, должность, сроки работы);
  • сведения о семейном положении, детях (фамилия, имя, отчество, дата рождения);
  • сведения о месте регистрации, проживании;
  • контактная информация;
  • паспортные данные;
  • сведения о постановке на налоговый учет (ИНН);
  • сведения о регистрации в Пенсионном фонде РФ (номер страхового свидетельства);
  • сведения об открытых банковских счетах.

Срок хранения

Специальное положение о сохранении и защите личной информации регламентирует срок, в пределах которого допускается использование и хранение личных данных. Соответственно, трудовые книжки и дубликаты, которые не были забраны или в случае смерти работников, размещаются в активах предприятиях на срок до востребования. Если же такие документы относятся к классу невостребованных бумаг, то они размещаются в архивах компаний на срок не менее пятидесяти лет.

Положение, в котором определяется специфика индивидуального учета в системе пенсионного страхования, устанавливает срок сохранения личных данных граждан работниками государственного пенсионного фонда.  Срок хранения таких бумаг составляет не менее шести лет. Данные документы должны соответствовать следующим требованиям:

  • содержать в себе какие-либо данные об индивидуальном счете лица, которое застраховано программой социального страхования;
  • быть оформлены в установленной письменной форме и заверены соответствующими подписями граждан;
  • быть представлены в электронной форме, так как юридическая сила таких документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью, при условии соблюдения законной процедуры подписания;
  • содержать в себе данные о всех страховых взносах лиц и страховом стаже граждан;
  • предоставляться работодателями в государственные заведения по пенсионному страхованию с целью индивидуального учета граждан в общей системе обязательного страхования для предоставления социальных пенсий.  

Иные документы, которые содержат в себе данные о пенсионном страховании, хранятся в архивах пенсионных учреждений не мене трех лет. Соответствующие документы подлежат уничтожению, когда срок их хранения истекает.

В таком случае уничтожение бумаг возможно исключительно после факта ознакомления застрахованным лицом со всеми данными о лицевом счете и страховом стаже.

Акты, в которых указываются случаи расследований профессиональных заболеваний должны храниться не менее 75 лет в активах государственного учреждения, которое специализируется на санитарно-эпидемиологическом надзоре и вело дело о расследовании конкретного происшествия. Работодатели должны хранить следующие документы на протяжении 45 лет с копиями и материалами расследования:

  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • акты о несчастных случаях, которые касаются группы лиц;
  • документы о расследовании тяжелого несчастного случая;
  • бумаги о несчастных случаях сл смертельным исходом и др.

Система защиты при хранении персональных данных

Система защиты при хранении персональных данных

Каким образом уберечь личные сведения человека? Федеральным законом № 152 установлены определенные меры по организации защиты личных данных человека:

  • меры, установленные законом, — государство обязует уполномоченного сотрудника, занимающегося обработкой информации, производить определенные манипуляции, одновременно запрещая некоторые из них;
  • технические — уполномоченный сотрудник предпринимает ряд мер, которые значительно усложняют проникновение иных лиц к личным данным о человеке.

Есть много методов хранения персональных данных о сотрудниках. К ним относятся замена цифровых данных, сокращение информации, распределение ее на хранение в нескольких местах.

Все нужна регистрация в Роскомнадзоре?

Может возникнуть ощущение, что уже давно всем работодателям нужно бежать в Роскомнадзор и регистрироваться как оператору персональных данных. Однако это не так. Вот исключения:

  • сбор персональных данных гражданина оператором осуществляется в связи с установлением трудовых отношений;
  • персональные данные собираются с целью заключения договора, без последующей передачи и распространения третьим лицам, также предусматривается использование персональных данных только для исполнения договора с гражданином;
  • обработка персональных данных, находящимся в открытом доступе;
  • сбор фамилии, имени и отчества граждан без указания телефона, e-mail;
  • сбор персональных данных проводится с целью однократного пропуска гражданина на территорию оператора, собирающего данные, или в аналогичных случаях;
  • сбор, обработка и хранение персональных данных осуществляется на бумажных носителях без использования средств автоматизации. Кстати, хранить свой бумажный архив, включая кадровые документы и персональные данные вы можете и вне офиса. Так можно избежать их утраты и несанкционированного доступа к информации.

Во всех остальных случаях — регистрация обязательна!

Не забудьте, что в Делис Архив действует акция «Новогодняя» — дарим полезные подарки действующим и будущим клиентам!

Срок хранения персональных данных

Срок хранения персональных данных

Положение о хранении персональных данных устанавливает среди всех видов обработки персональных данных следующий порядок — ПД не должны храниться больше времени, чем потребуется для операции с информацией.

Вместе с тем период хранения данной информации в некоторых случаях закрепляется ФЗ России с помощью договора с субъектом, владеющим персональными данными. Оператор устанавливает конкретные временные рамки или вписывает условие для прекращения хранения и переработки персональных данных.

Закон «О персональных данных» правительства РФ (ст. 14) сообщает о временных сроках обработки ПД, относящихся к тем видам сведений, которые оператор в обязательном порядке предоставляет субъекту при соответствующем запросе последнего.

Примеры

Банковская сфера

Банк «Финансовый». Цель обработки персональных данных клиента – осуществление банковских и других операций,

в том числе:

  1. Открытие и ведение банковских счетов.
  2. Перевод денежных средств по банковским счетам.
  3. Перевод денежных средств от лиц – физических и юридических без открытия банковского счёта.
  4. Купля-продажа иностранной валюты.
  5. Оказание услуг консультирования и информирования, в том числе посредством адреса электронной почты.

Медицинская организация

Медицинская организация «Здоровье». Цель обработки:

  • Организация оказания медицинской помощи.
  • Выписка льготных рецептов.
  • Оплата счетов в системе ОМС и ДМС.
  • Использования для статистики и при проведении научно-исследовательской работы.
  • Информирование посредством смс-оповещения о результатах анализов, проводимых акциях и расписании работы специалистов.

Штрафы за нарушение хранения персональных данных

Штрафы за нарушение хранения персональных данных

Существует три типа ответственности, предусмотренной законодательством РФ:

  • гражданско-правовая закрепляется в соглашении или договоре, которые человек заключает с оператором персональных данных, и носит главным образом денежный характер;
  • административная ответственность устанавливается Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации и сопровождается предупреждением, штрафными санкциями;
  • уголовная ответственность возникает при тяжких нарушениях законодательства. Чаще всего к виновнику предъявляются или штрафные санкции, или уголовная статья, предусматривающая ограничение свободы.

Штрафы, предусмотренные за несоблюдение законодательства о персональных данных:

Показатели

Описание

По Кодексу об административных правонарушениях РФ

  • для граждан — в размере до 500 рублей;
  • для должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • для юридических лиц — до 30 тыс. рублей.

Согласно ст. № 137 Уголовного кодекса РФ

  • в размере 200 тыс. рублей либо доход за период длительностью 18 месяцев — для физических лиц;
  • принудительные работы;
  • арест.
article_banner.webp
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...