Как оформить телефонограмму – Все обо всем

Пример и образец оформления телефонограммы Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное

Содержание

Назначение документа

В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно. В них передается информация о:

  • решении текущих вопросах;
  • указаниях руководства;
  • событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании. Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника.

Основная задача телефонограммы

С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:

  • приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
  • информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,
  • просьбы направить представителей на выездные работы,
  • короткие отчеты,
  • запросы информации, не требующие приложений, и т.п.

Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».

Мнение эксперта

quote.svg
Каменева Екатерина, эксперт в области документационного обеспечения управления

Каменева Екатерина, эксперт в области документационного обеспечения управления

Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо).

Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.

Образец документа:

—————————————————————————¦Администрация Железнодорожного района Директору ГАОУ СПО¦¦г. Пензы “УОР ПО” ¦¦ Т.Н. Танасовой ¦¦ ¦¦Передала секретарь-машинистка Приняла секретарь ¦¦Л.Т. Немова Т.Н. Киреева ¦¦тел. 58-90-95 тел. 68-69-81 ¦¦ 15 ч 20 мин. ¦¦ ¦¦ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦31.05.2011 N 15 ¦¦г. Пенза ¦¦ ¦¦Руководитель и главный бухгалтер приглашаются в Администрацию¦¦Железнодорожного района 2 июня 2011 г. в 15.00, кабинет 339 по вопроса즦задолженности по налогам. ¦¦ ¦¦Зам. главы администрации М.Л. Иванов¦—————————————————————————

Что это такое?

Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.

телефонограмма это

Информация, которую может содержать телефонограмма, – это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Телефонограмма работнику из-за отсутствия на рабочем месте

Акт о телефонном звонке работнику

Работник без уважительной причины не появляется в офисе и не отвечает на телеграммы и письма. Работодатель планирует уволить его за прогул. Перед этим необходимо запросить объяснение проступка. Можно направить телефонограмму работнику.

Если сотрудник не появляется на работе в течение длительного времени без уважительной причины, его можно уволить за прогул.

Но сначала работодатель должен запросить у прогульщика письменные объяснения для увольнения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

При этом работодатели сталкиваются с тем, что работники не выходит на связь и не отвечают на письменные сообщения. В такой ситуации поможет телефонограмма работнику.  

Телефонограмму работнику оформляют, когда компания связывается по телефону

Законодатель не устанавливает строгих требований к формату запроса объяснений. Формат может быть любым. цель – работодатель должен подтвердить факт запроса у работника объяснений отсутствия на рабочем месте. Это необходимо, чтобы контролирующие органы согласились с законностью увольнения.

Обычно работодатели направляют сотрудникам заказные телеграммы и письма с требованием предоставить письменные объяснения. Однако эффект от таких писем минимален: работник может не отреагировать на подобные сообщения. А навещать прогульщика лично у руководства компании или кадровиков, как правило, нет возможности.

Если прогульщик не отвечает на письма, направьте телефонограмму с места работы

Работодатель может передать информацию для работника по телефону. Например, позвонить и проинформировать о готовящемся увольнении за прогул. По факту звонка составляют специальный документ – телефонограмму работнику (п. 8.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003).

К составлению телефонограммы работнику предъявляют особые требования

Существуют основные требования к тексту телефонограммы работнику. В тексте документа работодатель должен:

  • потребовать, чтобы работник предоставил письменные объяснения по факту прогула;
  • указать период времени, в течение которого работник должен предоставить указанные сведения;
  • определить уполномоченное должностное лицо, которому работник обязан предоставить объяснения.

Телефонограмму сотруднику оформляют при свидетелях

Работодатель должен найти не менее двух свидетелей, которые будут присутствовать при разговоре. Если работник попробует в дальнейшем обжаловать действия работодателя, свидетели подтвердят, что компания потребовала у работника объяснения по факту отсутствия.

Когда начнется разговор, работодателю необходимо:

  1. Вести переговоры по громкой связи. Желательно включить диктофон.
  2. Уточнить, кто взял трубку, нет ли технических проблем, хорошо ли слышно.
  3. Представиться, пояснить цель звонка.
  4. Четко и внятно зачитать текст телефонограммы сотруднику.

Если телефонную трубку взял не сам работник, а член его семьи, работодателю придется продолжить попытки связаться непосредственно с работником.

О телефонограмме с места работы составляют акт

После того, как работодатель при свидетелях связался с прогульщиком и зачитал работнику телефонограмму, необходимо составить акт. В документе указывают:

  • место, дату, время звонка;
  • должность, ФИО звонившего и свидетелей;
  • должность и ФИО работника;
  • номера телефонов работодателя и работника, с которого и на который звонили.

Работодатель должен зарегистрировать телефонограмму сотруднику в журнале исходящих сообщений.

При передаче телефонограммы сотруднику поинтересуйтесь оформлением больничного

Закон запрещает увольнять работника в случае болезни (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Поэтому, когда направляют телефонограмму с места работы, то уточняют, оформил ли работник больничный. Если работник скроет информацию о больничном, суд может расценить это как злоупотребление правом (п. 27 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Если на телефонограмму работнику нет реакции, нужно составить акт

Работник получил телефонограмму с места работы, но не предоставил сведений в установленный период времени. В этом случае работодатель должен составить акт об отсутствии письменных объяснений (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Кроме того, работодатель обязан связаться со своим сотрудником еще раз. Руководитель фирмы должен выяснить, почему на телефонограмму работнику не последовало ответа. Далее работодатель должен сообщить об увольнении. При этом правила общения с работником остаются прежними. Работодателю требуется пригласить минимум двух свидетелей и записать разговор на диктофон.

Если работник впоследствии обратится в суд, чтобы оспорить увольнение, телефонограмма с места работы подтвердит, что компания не нарушила процедуру и выполнила свои обязательства.

По материалам публикации в № 4, 2017 г.

Источник: https://www.tspor.ru/article/2247-qqe-17-m5-30-05-2017-telefonogramma-rabotniku-iz-za-otsutstviya

Правила составления протокола

Документ составляют в свободной форме. Главное его назначение — отобразить суть проблемы. Бумагу составляет учитель, который подготавливает и проводит встречу с родителями и учениками.

Какую информацию содержат протоколы бесед с родителями учащихся и учениками школы:

  • вопросы, которые обсуждал учитель с родителями;
  • предложения по решению проблемы;
  • к каким решениям пришли в ходе беседы.

Приложения к документу:

  • Телефонограмма (образец заполнения).rtf (Rich Text Format)

Образец и правила составления телефонограммы

Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде. Обычно в документе указывают:

  1. Наименование организации.
  2. ФИО, должность передавшего сообщение.
  3. ФИО, должность принявшего сообщения.
  4. ФИО, должность адресата (лицо, которое непосредственно должно получить сообщение от принявшего – часто это руководитель)ю
  5. Дата, время сообщения.
  6. Номер телефона, на который оно поступило.
  7. Номер телефонограммы (указывается в тех случаях, если в организации составляется большое количество подобных документов).
  8. Текст сообщения. Его можно указать как в виде прямой цитаты, так и в виде пересказа, близкого к тексту. Описание не должно искажать содержание сообщения.
  9. Подпись сотрудника, принявшего сообщения, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

пример составления телефонограммы

Порядок ознакомления адресата с текстом телефонограммы прописан в регламенте учреждения. Как правило, сообщение принимает секретарь, после чего он должен довести его до сведения директора в течение 1-2 рабочих дней.

Поделиться ссылкой:

Об упорядочении ведения телефонных разговоров со служебных телефонов АТС ФМБА России, Приказ ФМБА России от 15 мая 2007 года №133

Акт о телефонном звонке работнику

В 2007 году резко увеличилось ежемесячное количество звонков на междугородные номера и мобильные телефоны с телефонных аппаратов сотрудников ФМБА России.

В целях упорядочении ведения телефонных разговоров со служебных телефонов АТС сотрудниками ФМБА России
приказываю:

1. Заместителям руководителя ФМБА России, начальникам управлений:

1.1. провести дополнительную разъяснительную работу с сотрудниками подчиненных управлений и отделов по сокращению ведения междугородных переговоров и максимальному сокращению звонков на мобильные телефоны;

1.2. обеспечить ведение журналов учета ведения междугородных переговоров и звонков на мобильные телефоны по форме (приложение N 1).

2. Всем сотрудникам ФМБА России запретить ведение международных разговоров со служебных телефонов.

3. Ведение междугородных разговоров и осуществление звонков на мобильные телефоны разрешить должностным лицам ФМБА России в соответствии с перечнем (приложение N 2).

4. Начальнику Управления материально-технического обеспечения Бурцеву А.К. при поступлении счетов на оплату ведения телефонных разговоров при необходимости проводить выборочную сверку ведения переговоров с журналами учета.

5. Начальникам Управления правового обеспечения и государственной службы Звереву Д.С. и Управления организации медицинской помощи Хавкиной Е.Ю. провести расследование причин чрезмерно длительного использования телефонных каналов сотрудниками управлений Кротенко А.А., Руденко И.В., Юдичевым А.А. и Осадчим Н.Ф., материалы расследования и предложения представить мне до 28 мая 2007 года.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

В.В.Уйба

Приложение N 1. Журнал учета ведения междугородних переговоров и звонков на мобильные телефоны сотрудниками ..

Приложение N 1к приказу ФМБА России

от 15 мая 2007 года N 133

Nп/п Дата звонка ФИОсотрудника отдела Код и номер абонента Необходимость звонка

Примечание: “Журнал учета…” заводится и ведется в отделах для учета ведения количества ведения переговоров сотрудниками соответствующих отделов.

Приложение N 2. Перечень телефонов, которые разрешается подключить к междугородним и мобильным номерам

Приложение N 2к приказу ФМБА России

от 15 мая 2007 года N 133

Оперативный дежурный ФМБА России 190 33 25, 14-03
Факс 190 07 25, 190 17 22
Общественная приемная ФМБА России 190 21 98, 14-14
Фамилия, инициалы Телефоны
городской внутренний радио
Руководство
Уйба В.В.руководитель ФМБА России 190 33 26 14 05
Приемная 190 33 26,190 33 28 (факс) 14-05 20-02
Бежина Л.Н. зам.руководителя ФМБА России 190 72 15 11-31,31-69 20-03
Приемная 190 12 21 тел/факс 12-80 20-04
Киселев М.Ф. зам. руководителя ФМБА России 190 24 51, 190 24 81 факс 11-69 20-05
Приемная 190 32 34 12-42 20-06
Рогожников В.Л. зам. руководителя ФМБА России 190 51 72 тел/факс 13-08 20-07
Приемная 190 33 27 13-26 20-08
Романов В.В. зам. руководителя ФМБА России 190 24 41 11-60 20-09
Приемная 193 70 13 факс 12-46, 14-08 20-10
Управление делами
Беляев С.М. начальник управления 190 33 38 14-10 20-11
Литвинова Т.В.начальник отдела 190 32 38 12-26 20-14
Ермихин В.В. начальник отдела 942-38-29 13-01
Управление организации медицинской помощи
Хавкина Е.Ю. начальник управления 190 31 15 факс 14-46 20-41
приемная 190 14 00 13-00
Кокоткин И.Ю. зам.нач.управления – нач.отдела 190 33 14 14-41
Силантьева И.Е. зам.нач.управления – нач.отдела 190 24 91 13-84 20-19
Парфенова Л.Н. зам.нач.управления – нач.отдела 190 31 91 11-82 20-20
Сластихина Е.Е. зам.нач.управления – нач.отдела 601 99 17 13-50
Управление государственного санитарно-эпидемиологического надзора
Головченко Н.Н.начальник управления 190 71 41 11-19, 14-07 20-21
Антипин Е.Б. зам.нач.управления – нач.отдела 190 20 81 12-73, 12-79 20-22
Леженин А.В. зам.нач.управления – нач.отдела 190 71 86 11-26 20-23
Левадный Ю.Ф. начальник отдела 601 99 21 14 75
Глотов Я.К. начальник отдела 190 71 91 11-27
Управление организации научных исследований
Галкин Г.Н.начальник управления 190 23 17 12-36 20-24
Казенашев В.Ф.зам.нач.управления 190 51 74 12-77 20-25
Вареник В.И. зам.нач.управления 190 54 56 13-38 20-28
Абакумов А.А. начальник отдела 190 22 65 12-32 20-26
Соловьев Ю.А. начальник отдела 190 73 41 13-76 20-27
Николаев В.А. зам.нач.управления – нач.отдела 190 22 71 12-62
Левитов А.Г. начальник отдела 190 60 66 13-79
Добрицкая Н.Н.начальник отдела 190 21 97 12-41
Кондратов И.М. начальник отдела 190 71 25 11-11 20-29
Управление медицинского обеспечения конверсионных и экстремальных работ
Катаев Ю.В.зам.нач.управления – нач.отдела 190 69 71 12-24
Пыхтин B.Н.начальник отдела 190 71 95 11-28 20-44
Специальное управление
Максимов А.А. начальник управления 190 60 86,190 65 52 12-00 20-45
Литовченко В.М.зам.нач.управления – нач.отдела 190 72 25 12-21 20-46
Лобус В.Н. эам.нач;управления – нач.отдела 190 65 54 12-01 20-47
Коновалов С.Н. начальник отдела 190 72 81 12-02 20-48
Шарошкии А.В.начальник отдела 190 65 53 14-68 20-32
Планово-финансовое управление
Саркисьянц В.А. начальник управления 190 33 22,942 37 42 13-21 20-31
приемная 190 33 22 13-23
Михайлова МП. зам.нач.управления 942 36 21 11-32
Колузанова Т.В. начальник отдела 190 60 67 13-20 20-34
Лисин С.Н. начальник отдела 190 22 35 13-18
Колодинская Н.А.начальник отдела 190 52 29 12-47
Зюлькова В.Ю.начальник отдела 190 30 83 13-07 20-35
Бурова Т.А.начальник отдела 190 69 92 14-07
Управление правового обеспечения и государственной службы
Зверев Д.С. начальник управления 190 69 35 11-59 20-15
Голубева Н.Ф. начальник секретариата 617 14 62 11-15 20-17
Акимова И.Ю. зам.начальника секретариата 601 99 14 13-29
Печорин О.А. зам.нач.управления – нач.отдела 601 99 19 12-09
Брякина Г.Г. начальник отдела 190 51 33 11-37 20-16
Управление материально-технического обеспечения
Бурцев А.К. начальник управления 190 51 89 13-16 20-36
приемная 190 60 68 12-59 20-37
Садырина Е.А. зам.нач.управления 190 72 60 14-04 20-38
Никитина И.В.начальник отдела 190 60 83 13-24
Горячкин А.А.начальник отдела 190 60 65 13-19 20-39
Товстолужский А.И. зам.нач.управления – нач.отдела 190 18 00 13-35 20-40

Электронный текст документа подготовлен ЗАО “Кодекс” и сверен по:рассылка

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902049087

Даем ход поступившей телефонограмме

Нормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм. Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент (или инициировать принятие и оформление такого решения).

А мы расскажем, как это может быть.

Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй – подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу2.

Второй вариант работы с принятыми телефонограммами предполагает регистрацию их в числе прочих служебных писем. Телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату. Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело.

Оба способа работы с принятыми телефонограммами имеют право на существование, и вы можете выбрать для себя любой из них.

«Фантазия» на тему телефонограммы, придуманная российскими делопроизводителями, выглядит так: исполнитель, получивший задание отправить телефонограмму, создает ее по всем правилам (см. Пример 1), подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу! Считать ли такое произведение телефонограммой, факсограммой? Или это обычное письмо? Сказать сложно. На первый вопрос ответить утвердительно мешает то, что сообщение не было проговорено по телефону и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил. На второй вопрос утвердительно мешает ответить вид документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА», указанный на нем.

Мы рекомендуем работать с таким «произведением» как с входящей телефонограммой, просто «по иронии судьбы» полученной по факсу или электронной почте. Возможно, отправитель просто хотел избавить вас от необходимости «набивать» этот документ на компьютере, а себя – от ваших возможных ошибок, искажений. Свою подпись о получении, дату и время получения, входящий номер вы можете проставить прямо на этой присланной телефонограмме.

Хотя нормативные документы не говорят напрямую о том, что входящие телефонограммы требуют немедленного исполнения, логично отнести этот вид документов к тем, что требуют скорейшего рассмотрения. Ведь, во-первых, отправитель не зря прибегнул к оперативному каналу передачи информации, а во-вторых, большинство телефонограмм содержит конкретный срок: дату заседания, предоставления сведений и т.п. Поэтому только что полученную телефонограмму следует как можно быстрее показать адресату. Рекомендуем вам отразить этот вопрос в своем локальном нормативном акте, регламентирующем делопроизводство.

Получатель телефонограммы определяет срок исполнения задачи по ней сам, и только ему решать, следовать ли указанной в документе дате.

Какие документы есть еще:

  • Все документы из раздела «Связь»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Связь»:

  • Частые договоры
  • Все
  • Договор аренды имущества, траспорта, недвижимости, земли
  • Договор дарения имущества, денег, недвижимости
  • Договор займа, беспроцентного займа, микрозайма
  • Договор купли-продажи товара, недвижимости, ценных бумаг
  • Договор мены жилья, земли, ценных бумаг
  • Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга
  • Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
  • Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
  • Договор хранения, материальной ответственности

Хранение телефонограмм

Основные перечни, регламентирующие хранение документов (Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) не содержат такой позиции, как «телефонограмма». Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа. Впрочем, организация всегда может внести в свою номенклатуру дел отдельное дело «Телефонограммы», а срок их хранения определить на заседании экспертной комиссии.

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).

Регистрация

При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:

  • Самый доступный и распространенный способ – регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
  • Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.
пример телефонограммы
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...