Как правильно заверить копии документов в 2020 и 2021 году

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Звоните поможем ☎ 8 (495) 532-54-57 Подробнее …

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

То есть:

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

Например:

Верно

Печать

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Когда понадобится

Организации может потребоваться копирование в следующих случаях:

  • для предоставления документов (ксерокопий учредительных документов, лицензий, договоров, накладных, первичных бухгалтерских документов и т. д.) сторонним коммерческим организациям и государственным органам (налоговой инспекции, Пенсионному фонду, Роспотребнадзору и т. д.);
  • во внутреннем документообороте между отделами, сотрудниками;
  • для предоставления доказательств в суд;
  • при ответе на запросы заявителей-граждан, работников.

Во внутреннем документообороте допускается использование реквизитов, утвержденных в локальных нормативных актах. При заверении копий, направляемых в сторонние организации, а особенно в суд или госорганы, следует руководствоваться действующим законодательством и судебной практикой.

Судебная практика исходит из позиции, что надлежащим образом заверенная копия — это ксерокопия, заверенная нотариально или организацией, ИП с использованием печати.

Вопросы, которые нам задают

Отсрочка по уходу за родственником

Марина, Москва 15.04.2021

Здравствуйтн! Моему сыну 16 лет рожден в официальном браке после развода воспитываю его одна уже 13 лет. За эти годы его отец виделся с ним один-два раза в год материально практически не помогал на аллименты я никогда не подавала. В данный момент возник вопрос оплаты учебы а через два года призыв в ВС РФ.
У меня два вопроса:
– возможно ли взыскание аллиментов с отца ребёнка за весь период так сказать отсутствия материальной помощи с его стороны или аллименты будут взыскиваться только с момента подачи заявления?
– действительно ли в случае лишения отца – родительских прав моего единственного сына не коснётся служба в армии?

Срок ответа на претензию

Станислав, Москва 09.04.2021

Добрый день! Поясните пожалуйста, почему в материале о том как правильно составлять претензию, у Вас написан срок рассмотрения 30 дней? В других источниках речь идёт о 10 днях. Какими нормами или правовыми актами устанавливается срок ответа на претензию и о каких днях идёт речь, о календарных или рабочих? С уважением, Станислав.

Как подать жалобу на действия сотрудников ГИБДД

Здравствуйте! Помогите правильно составить жалобу на неправомерные сотрудника ГИБДД? На имя начальника ГИБДД и мировому судье?

Обжалование определения суда о назначении экспертизы

Леонид, Москва 07.04.2021

Я обратился в суд с иском об оспаривании моего отцовства в отношении детей, рожденных бывшей женой в период брака. Судья назначила генетическую экспертизу, но не в том месте, где я просил, и расходы возложила на меня. Даст ли результат обжалование определения суда о назначении экспертизы? или это бесполезно?

Срок хранения судебных дел в архиве

здравствуйте. в 1995 году было судебное заседание о продлении срока принятия наследства. в 2019 году из судебного дела мне потребовалась информация, которя в том судебном заседании доказывала родственную связь. отправил запрос в Межрайонный суд. из канцелярии суда позвонили и сообщили, что судебное дело уже уничтожено в 2000 году, т.к. срок хранение тогда был только 5 лет. (сейчас как я знаю срок хранения – бессрочное). Правильно ли уничтожили? были ли такие законы в те года?

Можно ли подать повторный иск

Валентина, Самара 03.04.2021

Добрый день. Подскажите пожалуйста: муж подавал на развод с разделом имущества, но иск в процессе слушаний забрал. Сейчас грозится опять подавать иск о разделе имущества. Имеет ли он на это право. Мне юрист после заседаний сказала, что поскольку он отозвал свои требования, подавать повторно такой же иск он не имеет право.

Можно ли ставить камеру видеонаблюдения в подъезде

Алексей, Москва 01.04.2021

Здравствуйте! Я поставил камеру видеонаблюдения(не скрытую) над входной дверью в квартире при этом в кадр попадает лестничный марш и лестничная площадка. Не нарушаю ли я при этом закон и не ущемляю ли я чьег-нибудь права на личную жизнь?

Расходы на адвоката оплачивает проигравшая сторона

Елена, Хабаровск 01.04.2021

ПОДСКАЖИТЕ В СЛОЖИВШЕЙСЯ ОБСТАНОВЕ.Я ГОД НАЗАД РАЗВЕЛАСЬ С МУЖЕМ НО У НАС ЕСТЬ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИЙ РЕБЕНОК КОТОРЫЙ ПРОЖИВАЕТ СО МНОЙ.ПОСЛЕ РАЗВОДА Я УШЛА С ЖИЛПЛОЩАДИ МУЖА Т.К.ПО ДОГОВОРУ ДАРЕНИЯ ОНА ПРЕНАДЛЕЖИТ ТОЛЬКО ЕМУ.ПОСЛЕ РАЗВОДА БЫВШИЙ МУЖ ВНОВЬ ЖЕНИЛСЯ И ПЕРЕДАРИЛ НОВОЙ ЖЕНЕ СВОЮ ЖИЛПЛОЩАДЬ НО Я ОСТАВАЛАСЬ ТАМ ПРОПИСАНА С РЕБЕНКОМ.ЕГО ЖЕНА МЕНЯ ВЫПИСАЛА ЧЕРЕЗ СУД ЗАОЧНО Я ДАЖЕ НЕ ЗНАЛА О ТОМ ЧТО БУДЕТ СУДЕБНОЕ ЗАСЕДАНИЕ И О РЕШЕНИИ СУДА УЗНАЛА ЛИШЬ СПУСТЯ 2 МЕСЯЦА ЧЕРЕЗ ПОЧТУ ПРИШЛО УВЕДОМЛЕНИЕ О ТОМ ЧТО Я ВЫПИСАНА ПО ЗАОЧНОМУ РЕШЕНИЮ СУДА.Я ЛИЧНО НЕ ОТКАЗЫВАЛАСЬ ВЫПИСЫВАТЬСЯ С ЕГО ЖИЛПЛОЩАДИ И НЕ СОБИРАЛАСЬ В ЭТОМ ПРИПЯТСТВОВАТЬНО СПУСЯ ПОЧТИ ГОД ЕГО НОВАЯ ЖЕНА ПОДАЛА НА МЕНЯ В СУД ЗА ВОЗМЕЩЕНИЕ ЕЙ РАСХОДОВ НА АДВАКАТА И НА ВОЗМЕЩЕНИЕ ГОС ПОШЛИНЫ ОБЩЕЙ СУММОЙ НА 10200 РУБЛЕЙ.ТЕПЕРЬ МЕНЯ ВЫЗЫВАЮТ В СУД МОЖЕТ ЛИ СУД ВЫНЕСТИ ВЕРДИКТ НА ВЫПЛАТУ МНЕ ДАННОЙ СУММЫ ВЕДЬ Я НЕ СОБИРАЛАСЬ ПРЕТИНДОВАТЬ НА ДАННУЮ ЖИЛПЛОЩАДЬ И НЕ ЗНАЛА ЧТО ДАЖЕ БЫЛО СУДЕБНОЕ ЗАСЕДАНИЕ.А ВОСПОЛЬЗОВАТЬСЯ УСЛУГАМИ АДВОКАТА БЫЛО ИХ РЕШЕНИЕ.

Как восстановить дело в суде

Елена Николаевна, Тверская оббласть 29.03.2021

Здравствуйте, Светлана Олеговна!
В январе 2010 г. районный суд принял решение о взыскании с должника в мою пользу процентов за пользование займом. Исполнительное производство тянется до сих пор. Однако в феврале 2018 г. в архиве суда мне сообщили, что судебное дело уничтожено за истечением срока хранения. При этом у работниц архива лица были более чем удивленные.
Каков в действительности срок хранения таких дел? Могу ли я восстановить судебное дело?

Регистрация права на основании решения суда

Здравствуйте!
После решения суда о выделе доли в общем имуществе (титульный собственник бывшая супруга)и обращения взыскания как происходит дальнейшая процедура оформления документов. Кто и как этим должен заниматься? Какие документы должны быть и каким образом их получают, включая бывшую супругу? Должник – бывший супруг.

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@, в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).

Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:

  • надпись «Верно»;
  • должность лица;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи;
  • дату заверения;
  • печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
  • отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела. Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Кто вправе заверять

В соответствии с вышеуказанными законодательными актами заверение вправе осуществлять только руководитель или уполномоченное должностное лицо организации, штатный работник. Обычно такое полномочие указывается в должностной инструкции или доверенности. На практике суды и государственные органы редко обращают внимание на такие нюансы и принимают в качестве надлежащим образом заверенных копий документы с подписью не состоящего в штате сотрудника при наличии печати с наименованием компании.

Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы

Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

Позиция судов по правильному заверению копий документов

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

  • изготовление ксерокопии;
  • применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
  • в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
  • с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
  • на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
  • при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Допускается изготовление штампа для конкретного сотрудника с указанием должности, фамилии и инициалов.

Как заверить электронный документ

Способ зависит от адресата и нормативной базы. Например, формы в налоговую электронным способом передаются в установленном приказами ФНС порядке и заверяются усиленной квалифицированной подписью. Существует простая электронная подпись и усиленная неквалифицированная. Такие подписи изготавливаются специализированными организациями.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...