Как списать НДС в 1С. Пошаговая инструкция. Проводки

Вы, конечно, сталкивались с неприятной ситуацией, когда на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» вдруг повисает дебетовый остаток. Признаем, что нередко это бывает по вполне себе субъективным причинам, в том числе и из-за недоработок бухгалтера. Разберемся, что это за причины и что можно сделать.

«Каждый бухгалтер желает знать»

Начнем остатков на счете 19, которых могло не быть вообще, если бы бухгалтер вовремя предпринял определенные действия.

Вот, как минимум, четыре неприятных ситуации.

1. При проверке инспектор аннулировал вычет. Бухгалтер, что совершенно правильно, в учете восстановил его по дебету счета 19. А дальше? Дальше – ждать нечего: нужно списать его в дебет счета 91. В налоговом учете эту сумму, правда, учесть не получится. Зато на счете 19 не будет висеть необоснованный остаток.
2. Следующая ситуация, когда учет на счете 19 «засоряется»: купили основное средство, выделили входной налог. Но вот беда: имущество учли на счете 08, и неопытный бухгалтер решил не принимать его к вычету, пока ОС не будет переведено на счет 01. Это неправильно. Вычет можно заявить, не дожидаясь такого перевода (см., например, письмо Минфина от 16 февраля 2018 г. № 03-07-11/9875).
3. Вот еще нередкая ситуация. Она случается с импортерами. Цена приобретенных за границей товаров (работ, услуг) включает в себя косвенный налог. Его сумму бухгалтер относит на счет 19. Если купленные ценности предназначены для осуществления операций, облагаемых НДС, либо для перепродажи, НДС принимают к вычету – в том квартале, когда импортные товары были оприходованы на балансе фирмы. И ждать при этом, перечислены к этому времени деньги за товар иностранному партнеру или нет, не нужно.
4. Ну и, наконец, бухгалтер просто забыл предъявить вычет, хотя все условия для него были выполнены. Если с того момента еще не прошло 3 года – не беда: вычет еще можно заявить.

Но если с даты окончания периода, в котором был выписан счет-фактура, прошло более 3 лет, права на вычет нет. Забытый налог можно будет только списать на 91 счет и не учитывать в налоговых расходах. И не забудьте в этом случае провести инвентаризацию и отразить списываемую сумму в акте.

Если же вы отказываетесь от вычета по собственному желанию (например, входной НДС превышает величину начисленного налога), у вас есть на это право. Но не доводите дело до того, что вы потеряете это право окончательно. Дело в том, что воспользоваться правом на вычет НДС можно в случаях, определенных НК РФ, в течение трех лет, считая со дня окончания квартала, в котором возникло это право. Если вы этот срок пропустите, в дальнейшем придется опять списывать остаток на 91 счет без возможности учесть в расходах.

Списание не принятого к вычету НДС в бухучете

Для принятия НДС к вычету должен соблюдаться ряд условий, установленных ст. 171 и 172 НК РФ. К обязательным относится наличие корректно оформленных первичных документов, в т. ч. счета-фактуры. При отсутствии первички принять налог к вычету нельзя, а по истечении трехлетнего срока его нужно списать. Также необходимость в списании НДС может появиться в случае отказа в вычете налоговиками. Поводом может послужить:

• наличие недочетов в полученном от поставщика счете-фактуре;
• неотображение поставщиком реализации в книге продаж (налоговый разрыв). Как  оформить пояснения в ФНС в случае налогового разрыва читайте здесь.

«КонсультантПлюс» подготовил для вас подборку судебной практики по вопросу предъявления к вычету НДС в различных ситуациях. Оформите пробный бесплатный доступ к системе, чтобы узнать мнение судей о порядке применения ст. 171 НК РФ.

Безопасную долю вычетов по регионам вы можете узнать здесь

Рассмотрим алгоритм формирования проводок при списании не принятого к вычету НДС на примере:

Компания ООО «Гарант» приобрела услуги у ООО «Стелла» на сумму 12 тыс. руб. (в т. ч. НДС 2 000 руб.). Бухгалтер зафиксировал в учете следующие проводки:

• Дт 26 Кт 60 — 10 000,00 руб. — получена услуга от поставщика;
• Дт 19 Кт 60 — 2 000,00 руб. — зафиксирован входящий НДС;
• Дт 68 НДС Кт 19 — 2 000,00 руб. — входящий НДС предъявлен к вычету.

В ходе камеральной проверки был выявлен налоговый разрыв, т. к. поставщик ООО «Стелла» не отразил реализацию в книге продаж, и налоговая отказала в вычете. В бухгалтерском учете непринятый налог списывается в затраты предприятия. Бухгалтер ООО «Гарант» зафиксировал в учете следующие проводки:

• Дт 68 (НДС) Кт 19 — 2 000,00 руб. — сторно;
• Дт 91 Кт 19 — 2 000,00 руб. — входящий НДС списан в расходы.

Итак, НДС не принят к вычету – куда списать его в налоговом учете (НУ)? Можно ли учесть такой налог в расходах по прибыли? Ответим в следующем разделе.

Как писать пояснения в налоговую по НДС мы рассказывали в статье

Проводки с примером

Предположим, фирма приобрела у поставщика материалы на сумму 180 000 рублей, в т.ч. НДС 20%. Поставщик не отразил операцию в продажах (т.н. налоговый разрыв), и в результате фирме было в вычете отказано. 180 000: 1,2 = 150 000 руб. 180 000 – 150 000 = 30 000 руб.

Вопрос: Допустимо ли включить в договор поставки условие о возмещении поставщиком покупателю суммы НДС, не принятого к вычету покупателем в связи с невыполнением поставщиком своих налоговых обязанностей?
Посмотреть ответ

Проводки:

• Д10 К60 — 150 000 руб.
• Д19 К60 — 30 000 руб. — оприходованы ТМЦ и выделен НДС по ним.
• Д68 К19 — 30 000 руб. — входной НДС предъявлен к вычету.

После проверки ИФНС и отказа в вычете:

• Д68 К19 — 30 000 руб. — проводка сторнируется.
• Д91 К19 — списание в затраты НДС.

Вместо 91 может использоваться счет 99.

Отметим, что по налоговому законодательству контрагент может прислать подтверждающий счет-фактуру не сразу, а в течение 3-х лет. Списание НДС целесообразно проводить не раньше, чем истечет этот срок.

Вопрос: Может ли продавец в случае возврата ему товаров, не принятых покупателем на учет, уменьшить налоговую базу, а не принимать НДС к вычету в порядке п. 5 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ?
Посмотреть ответ

По умолчанию «зависший» НДС не отражается в расчетах по налогу на прибыль (ст. 170 НК РФ):

• не уменьшает облагаемую сумму;
• не включается в затраты по товарам, услугам, работам.

Приведенная схема проводок соответствует нормам НК РФ.

Каковы условия и порядок применения вычетов НДС?

Ошибка зависший входящий НДС

При автозаполнении документа Формирование записей книги покупок счет-фактура, по которому НДС ранее был принят к вычету проводкой Дт 68.02 Кт 19, снова попадает в документ. Как такое возможно? Приходится каждый раз вручную чистить документ, чтобы входящий НДС дважды не попадал в книгу покупок.

Что необходимо сделать в программе, чтобы такие счета-фактуры не попадали снова и снова в книгу покупок?

Часто бухгалтер считает, чтобы НДС был принят к вычету, достаточно в 1С сделать проводку Дт 68.02 Кт 19 и не важно каким способом она будет сделана. Например, это могут быть:

• ручные проводки по НДС в документе Операция, введенная вручную;
• ручная корректировка проводок по НДС в документах.

В программе 1С невозможно рассчитать НДС и сформировать декларацию на основе проводок бухгалтерского учета по НДС. Для этого создана специальная подсистема учета НДС, которая базируется на регистрах накоплений.

Именно движения по регистрам накопления НДС, а не по счетам бухгалтерского учета, формируют записи в книге покупок и в книге продаж, а также данные для декларации по НДС.

Поэтому для анализа ошибок, связанных с предъявленным поставщиком НДС, будем следить за движениями регистра НДС предъявленный.

Смоделируем ситуацию:

Бухгалтер решил не принимать НДС к вычету, предъявленный поставщиком ООО «Цветочная композиция». Входящий НДС был списан с кредита счета 19 в дебет счета 91.02 документом Операция, введенная вручную.

При дальнейшем заполнении документа Формирование записей книги покупок этот «списанный» НДС попадает в список, по которому НДС может быть принят к вычету. Но такого не должно быть, т.к. бухгалтер уже списал данный НДС в состав расходов.

Учет входящего НДС, предъявленного поставщиком

Для понимания допущенной ошибки сначала обратим внимание на проведение документа Поступление (акт, накладная).

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 19.03 Кт 60.01 – принятие к учету входящего НДС, предъявленного поставщиком.

Так же документ формирует движение по регистру НДС.

• регистр НДС предъявленный – запись вида движения Приход. Это потенциальная запись в книгу покупок. Она ждет выполнения всех условий для права на принятие НДС к вычету в программе.

Схема формирования проводок по НДС при поступлении товара.

Списание НДС

Далее бухгалтер для списания НДС оформил документ Операция, введенная вручную.

В результате сформированы проводки по списанию НДС только по регистру бухгалтерии.

Ошибка бухгалтера состоит в том, что он списал входящий НДС с кредита счета 19 только в бухгалтерском учете, а по регистру НДС предъявленный запись вида Расход не выполнил.

Схема формирования проводок при списании НДС вручную.

В 1С для отражения принятия НДС к вычету делается две параллельные записи в регистрах по НДС:

• Расход по регистру НДС предъявленный;
• регистрационная запись в регистре Книга покупок.

Документ Операция, введенная вручную не формирует автоматически таких записей в регистрах, поэтому в результате входящий НДС «зависает» в регистре НДС предъявленный.

Ошибка «зависшего» НДС

При автозаполнении документа Формирование записей книги покупок программа включает для принятия к вычету такой НДС, т.к. пытается автоматически провести Расход НДС по регистру.

«Зависшим» мы называем входящий НДС по счету-фактуре поставщика, по которому:

• нет остатка по дебету на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям»;
• есть остаток в регистре накопления НДС предъявленный.

Т.е. в бухгалтерском учете такой НДС был принят к вычету (или списан), а в налоговом учете НДС он ждет своего «звездного часа» для того, чтобы его приняли к вычету в книге покупок.

На каком основании осуществляется списание предъявленного НДС?

Для применения законного права на списание определенной суммы налога на добавленную стоимость, соответствующая хозяйственная операция с контрагентом должна подтверждаться счетом-фактурой, товарной накладной, актом выполненных работ (оказанных услуг).

Право на налоговый вычет и проведение соответствующих бухгалтерских проводок возникает только тогда, когда:

• Оприходованы все поступившие товары;
• Работы выполнены, услуги предоставлены и отражены в бухгалтерском учете;
• Поставка всех закупленных материалов и выполнение работ сопровождены актуальными счетами-фактурами.

Право на вычет по входящему налогу на добавленную стоимость появляется при обязательном подтверждении хозяйственной операции счетом-фактурой (универсальным передаточным документом) контрагента, составленным согласно требованиям ст. 169 Налогового кодекса РФ.

Если счет-фактура составлен некорректно или отсутствует, то вычесть полученный налог нельзя. В данной ситуации налог включается в прочие расходы и не может быть учтен в налоговом учете. Если компания не является плательщиком налога на добавленную стоимость, тогда его сумма увеличивает стоимость реализуемых товаров.

Списание НДС по авансовому отчету

В первом случае, когда товары приобретены за наличные и оприходованы по авансовому отчету, списание НДС происходит автоматически.

На рис.1 представлен документ, по которому на склад поступает 20 метров электрического кабеля. При этом выделен НДС в сумме 76,27 руб.

Рис.1

Если  по этому поступлению нет счета-фактуры (или он не сформирован), то при проведении формируется проводка списания НДС на счет прочих расходов 91.02 (рис.2). Статья прочих расходов устанавливается автоматически – «Списание выделенного НДС на прочие расходы».

Рис.2

Стоит заметить, что в этом случае возникает постоянная разница, которая рассчитывается также автоматически.

Как избежать отказа в вычетах

Учетная практика по НДС свидетельствует, что отказ в вычете со стороны ИФНС может наступить в следующих случаях:

• счет-фактура от поставщика содержит ошибки;
• счет-фактура от поставщика отсутствует, а в документах на приход налог выделен;
• поставщик не отразил операцию в налоговой документации (в книге продаж);
• истек трехлетний срок предъявления НДС к вычету.

Риск отказа можно свести к минимуму, если:

• проводить предварительную сверку с контрагентами, в первую очередь постоянными, связанными с фирмой крупными сделками;
• хранить первичные бухгалтерские и налоговые документы в полном объеме;
• не пропускать сроки, указанные в законодательстве для вычетов по НДС.

Все дело в счете-фактуре

Дебетовый остаток на счете 19 может появиться из-за того, что вы не получили вообще или потеряли счет-фактуру. А поставщик к этому времени уже ликвидирован, и попросить документ уже не у кого.

Без счета-фактуры НДС-вычет запрещен. Остается только списать сумму входного налога в затраты. В бухучете опять делайте проводку по дебету счета 91 кредиту счета 19. Этот расход при налогообложении также не учитывается.

Может случиться, что счет-фактура от продавца есть, но составлен с ошибками, которые препятствуют вычету. Это ошибки в наименовании продавца или покупателя, названии товара (работы, услуги), в стоимости товаров, в ставке или сумме НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). В этом случае, если вы попросили поставщика устранить недочеты, и он дал свое согласие, до тех пор, пока вы не получили исправленный счет-фактуру, входной НДС будет числиться на счете 19.

Исправленный счет-фактура – это новый счет-фактура. В нем указываются правильные данные по сравнению с первоначально выставленным документом.

Но исправленный счет-фактуру вы можете получить уже в другом квартале. В этом случае вам придется сделать корректирующие записи в дополнительном листе книги покупок за тот период, в котором был зарегистрирован первоначально выставленный ошибочный счет-фактура. Суммовые показатели первоначального документа отражайте со знаком минус и в обычном порядке – показатели исправленного. И принять вычет по исправленному счету-фактуре можно будет также в периоде составления исходного счета-фактуры.

Нюансы

Выделим некоторые особенности учета невозмещенного НДС. Если в документе на покупку выделен НДС, но при этом бухгалтеру ясно, что счетом-фактурой она подтверждена не будет (например, в акте, накладной), налоговая, с высокой долей вероятности, к вычету эту сумму не примет. Целесообразно сразу в момент обнаружения безнадежной суммы ее списать на 91 счет.

НДС по командировкам принимается к вычету (ст. 264-1(12) НК РФ). Из подтверждающих документов должно быть ясно видно, что эти затраты связаны с производственной деятельностью. Если такая информация отсутствует, можно сразу списывать налог на 91 счет, поскольку ИФНС не возместит его.

Еще один нюанс, связанный с командировками. Налоговая настаивает, что операция, по которой возмещается налог, должна быть подтверждена счетом-фактурой, предъявленным фирме, или бланком строгой отчетности, оформленным аналогично чекам ККТ, где НДС обязательно должен быть выделен. Судебные органы вступают в полемику с контролирующими и рядом своих решений отменяют это требование, указывая, что может быть принят к вычету и не выделенный отдельной строчкой в документе НДС (например, в квитанции). Такое решение озвучил, например ФАС МО (№КА-А40/6657-11 от 26/07/11 года), это не единственный судебный случай.