Какие последствия могут быть, если работодатель не выдал работнику необходимые документы при увольнении

Справка 2 НДФЛ – это документ, информирующий о доходе конкретного гражданина. Выдается только по требованию, необходима для предъявления в социальные структуры для получения различных пособий или в банки для кредитования. Может быть выдана как в день увольнения, так и позже – по просьбе уже ушедшего на другое место работы сотрудника.

Выдача 2-НДФЛ – не прихоть, а обязанность работодателя

Обязанность работодателя выдать работнику справку 2-НДФЛ закреплена в п.1 и 3 ст. 230 НК РФ. То есть это не услуга, которую работодатель оказывает работнику, а его прямая обязанность. НК РФ не указывает сроки, в которые должен быть выдан документ с момента обращения работника. Однако ссылаться в этом случае можно на ТК РФ, в котором прописаны общие сроки выдачи рабочих документов. Ч. 1 ст. 62 и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ содержат указание выдать требуемый документ в течение трех рабочих дней с даты подачи работником или бывшим сотрудником соответствующего заявления.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ?

Потребность в получении документа возникает в случае:

  • получения налогового вычета;
  • оформления различных пособий;
  • регистрации на бирже труда;
  • получения кредита;
  • оформления социальных выплат и льгот;
  • а также в иных случаях.

Выдаем документы при увольнении

На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:

На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)

На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

  • трудовая книжка;

  • справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

  • справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

  • справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

  • копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

  • справка о заработной плате;

  • справка о периоде работы у данного работодателя.

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

Если штамп отсутствует, для заверения копии документа ниже реквизита «Подпись» делается отметка, которая включает:

Надпись «Верно»

Должность, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию

Дату заверения

Общие моменты оформления

Данная справка включает в себя полный перечень информации о физическом лице, с зарплаты которого удерживается налог, его налоговом агенте, а также сумму прибыли работника.

Таким образом, в справке должна присутствовать следующая информация:

  • сведения о налоговом агенте;
  • сведения о налогоплательщике
  • информация о заработной плате, а также установленной ставке налога на добавленную стоимость;
  • обобщение сумм налогов и прибыли;
  • вычеты, сделанные по рассчитанному налогу на добавленную стоимость.

Оформление справки достаточно часто вызывает достаточно большое количество трудностей и вопросов, так как документ включает в себя множество полей и заполняется в соответствии с довольно строгими требованиями.

В частности, обязательно должны прописываться следующие данные:

Признак Указывается значение «1» при оплате налогов по стандартной схеме или «2», если есть какие-либо основания для того, чтобы не удерживать налог.
Номер корректировки Указывается «00» при первичном заполнении документа, а также «01», «02» и другие номера в порядке очередности, соответствующие количеству раз оформления этой бумаги. Если справка аннулирующая, то в таком случае указывается номер «99».
Статус налогоплательщика Имеет шесть разных значений: 1 – резидент РФ; 2 – нерезидент РФ; 3 – сотрудник высокой квалификации; 4 – участник программы добровольного переселения; 5 – беженец; 6 – иностранец, работающий на основе патента.
Облагаемые доходы Для резидентов ставка установлена на уровне 13%, в то время как для нерезидентов ставка составляет 30%.

Все графы, в которых пишутся коды, должны заполняться максимально внимательно, так как на сайте налоговой службы есть справочники, в которых указывается полный перечень кодов и их обновлений, и проводить проверку актуальности указанной там информации нужно как минимум один раз в течение налогового периода.

Почему возникают трудности

В первую очередь, сложности чаще всего связаны с некомпетентностью работников канцелярии, которые просто забыли о сотруднике и оформленном им заявлении, поэтому лучше всего провести проверку на предмет этого факта. Если заявление не было зарегистрировано, то в таком случае лучше начать с оформления нового.

Еще одна причина – это введение различных нововведений и корректировок в бланки справки, так как заполнение этого документа теперь осуществляется с новыми требованиями, и если раньше под разные виды доходов приходилось создавать отдельные бланки, то сейчас вся прибыль прописывается в одном экземпляре.

Помимо этого, было введено также несколько новых кодов и ключей, которые должны в обязательном порядке прописываться в отдельных графах бланка.

Помимо всего прочего, в компании могут вестись какие-либо скрытые операции, которые могут тем или иным образом относиться к прибыли сотрудника, в связи с чем при оформлении ему данной справки могут возникнуть определенные проблемы.

Образец заявления на выдачу справки 2-НДФЛОбразец заявления на выдачу справки 2-НДФЛ

Обязан ли работодатель выдавать справку при увольнении?

Выдача 2-НДФЛ в перечень обязательных документов, получаемых при увольнении, не входит. Но при желании сотрудник может подать письменный запрос о выдаче справки о доходах, тогда руководство обязано предоставить ее в день увольнения.

Где можно обжаловать действия работодателя?

Отказ или задержка в выдаче документа будет являться нарушением со стороны работодателя Трудового кодекса РФ. За защитой своих прав работник может обратиться в трудовую инспекцию, подав письменную жалобу.

За подобное нарушение организации-работодателю грозит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц и ИП 1-5 тыс.руб.;
  • на юрлицо 30-50 тыс.руб.

В соответствии со ст. 357 ТК РФ трудовая инспекция выдаст организации предписание, обязывающее выдать нужный документ работнику. Если же работодатель продолжает упорствовать – работнику следует обратиться в прокуратуру.

Согласно ст. 392 ТК РФ можно обратиться в суд, если с момента подачи заявления о выдаче справки прошло более трех месяцев. Однако в этом случае необходимо запастись доказательствами того, что справку работник требовал задолго до обращения в суд. Заявление желательно зарегистрировать у работодателя (получить входящий номер), а в случае невозможности – направить запрос по корпоративной электронной почте, параллельно распечатав его на бумажном носителе, или отправить по почте заказным письмом с уведомлением.

Срок для выдачи 2-НДФЛ работнику при увольнении

По трудовому законодательству увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его работой, должны быть выданы в день увольнения, а значит, при нарушении работодателем этого срока он может пожаловаться в инспекцию по труду.

Нужно ли при увольнении брать справку 2-НДФЛ?

Нужно ли брать справку 2-НДФЛ при увольнении, решает сотрудник самостоятельно. Как правило, этот документ запрашивается по мере необходимости — например, для получения имущественного, социального или иного налогового вычета, или для получения кредитных услуг в банке.

Если ничего подобного не планируется, то брать справку перед увольнением необязательно, ведь вы можете запросить ее потом в любое время. К тому же, банки требуют справку, выданную не ранее чем месяц назад. А заранее полученный документ, скорее всего, будет считаться неактуальным.

Когда отказ в выдаче 2-НДФЛ правомерен?

Не всегда отказ работодателя в выдаче справки незаконен. Обязанность хранить налоговую документацию у работодателя сохраняется в течение 4 лет. Если же работник или бывший работник просит выдать справку за более ранний период, работодатель имеет полное право не выдавать ее без каких-либо последствий для себя.

Справка 2-НДФЛ  через личный кабинет физлица

Учтите, что с конца 2017 года в личном кабинете физлица на сайте ФНС России можно не только просматривать справки о своих доходах по форме 2-НДФЛ, которые сдавал (!) в налоговую работодатель (прошлые работодатели), но и скачать и сохранить её себе на компьютер в формате pdf или xml. Кроме того, она будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России.

В общем, больше не нужно идти в бухгалтерию по месту работы, в том числе прошлой, чтобы получить справку о своих доходах по форме 2-НДФЛ.

Подробнее об этом см. “Как получить 2-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика“.

Получение справки при ранее ликвидированном предприятии

Нередко справка требуется за период, когда гражданин работал в компании, которая на настоящий момент прекратила существование. Т.е. она ликвидирована как юридическое лицо и полностью исключена из регистрационных списков.

Подобная ситуация не является нерешаемой проблемой и получение необходимых сведений возможно. В этом случае меняется только адресат обращения, которым становится налоговое ведомство. В него получатель приходит лично, либо за него это делает должностное лицо в новой организации. Обычно применяется второй вариант, поскольку для сотрудника бухгалтерии взаимодействие с налоговиками является неотъемлемой частью работы.

Внимание! Соответственно ФСС представляет всю запрошенную информацию, которая позволит рассчитать отпускные, больничный лист и налоговые вычеты. Если справку требует банк или социальная служба, гражданин обращается за ней самостоятельно.

Итак, документ содержит всю базовую информацию, а также код увольнения, указанный в справке 2 НДФЛ, в числе прочих сведений. Выдать его обязаны по первому требованию в 3-дневный срок. Форма подачи такого обращения устная, но для подстраховки можно составить и письменное заявление. Даже если организация к текущему моменту ликвидирована, справку запрашивают у налоговиков.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...