Коллективная работа в Outlook — learn-office

Microsoft Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. А эти хитрости помогут справиться с любым объёмом писем.

1. Предварительный просмотр писем

Microsoft Outlook: Предварительный просмотр писем

В списке сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адрес отправителя, тему и первую строку основного текста. Последний параметр можно настроить. Для этого откройте вкладку «Вид», найдите кнопку «Просмотр сообщения» и выберите нужное количество строк. Можете при желании и вовсе отключить просмотр, чтобы сэкономить место. Outlook также спросит, хотите вы применить настройку только к этой папке или ко всем почтовым ящикам.

Сохранение встречи в формате iCalendar или vCalendar

  1. Создайте или откройте в Календаре встречу, которую требуется сохранить.
  2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
  3. Выполните одно из следующих действий:
    • для сохранения в формате iCalendar в списке Тип файла выберите «Формат iCalendar (*.ics)»;
    • для сохранения в формате vCalendar в списке Тип файла выберите «Формат vCalendar (*.vcs)».

Назначение собрания

  • Назначение очного собрания.
    1. В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Назначить собрание.
    2. Нажмите кнопку «Другие» и выберите команду Добавить из адресной книги.
    3. В списке Введите или выберите имя введите имя приглашаемого лица или привлекаемого ресурса.
    4. После ввода каждого имени нажимайте кнопку «Обязательный», «Необязательный» или «Ресурсы». (Обязательные и Необязательные участники добавляются в поле «Кому» на вкладке Встреча, а «Ресурсы» отображаются в поле «Место».) Чтобы получить сведения о конференц-зале, щелкните его в списке Ресурсы и выберите команду Свойства. Нажмите кнопку «OK».
    5. Выберите время, когда все приглашенные доступны. Чтобы найти следующий интервал, когда все приглашенные будут свободны, нажмите кнопку «Автовыбор».
    6. Нажмите кнопку «Организовать».
    7. В поле «Тема» введите описание.
    8. Если место проведения собрания не выбрано, введите его в поле «Место».
    9. Чтобы сделать собрание повторяющимся, нажмите кнопку «Повторение» и задайте шаблон повторения.
    10. При необходимости задайте другие параметры.
    11. Нажмите кнопку «Отправить».
  • Назначение сетевого собрания.
    1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Приглашение на собрание.
    2. Установите флажок Собрание по сети и выберите в списке одну из следующих программ:
      • Microsoft NetMeeting;
      • Службы Microsoft Windows Media;
      • Microsoft Exchange Conferencing.
    3. В поле «Кому» введите имена лиц, с которыми требуется провести собрание по сети.

Чтобы использовать в данной процедуре программу Microsoft NetMeeting, необходимо иметь Microsoft NetMeeting 2.1 или более поздней версии. Для проведения конференции Microsoft Exchange необходимо выбрать ресурс конференции. Для этого нажмите кнопку «Кому». В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов в списке Источник адресов выберите значение «Все ресурсы конференций», а затем выберите ресурс в списке. Нажмите кнопку «Ресурсы», а затем — кнопку «OK».

  1. В поле «Тема» введите описание собрания.
  2. Выполните одно из следующих действий:
    • если используется программа Microsoft NetMeeting, введите имя сервера каталогов в поле «Сервер каталогов»;
    • если используется широковещательная рассылка Microsoft Windows Media Services, введите адрес события в поле «Адрес события»;
    • для конференции Microsoft Exchange можно разрешить подключение внешних участников или создать частную встречу, сняв флажок Позволить дополнительным участникам или пользователям без доверенных сертификатов пользователей присоединиться к конференции. Чтобы для подключения к собранию требовался ввод пароля, введите его в поле «Пароль».
  3. В полях «Начало» и «Конец» введите время начала и окончания собрания.
  4. Если требуется напоминание об этом событии, установите флажок Оповещение и выберите время в списке.
  5. Чтобы программа Microsoft NetMeeting или широковещательная рассылка MicrosoftWindows Media Services была запущена автоматически, установите один из следующих флажков:
    • Автоматически запустить NetMeeting с напоминанием;
    • Автоматически запустить Windows Media с напоминанием.
  6. Чтобы сделать собрание повторяющимся, нажмите кнопку «Повторение» и задайте шаблон повторения.
  7. При необходимости задайте другие параметры.
  8. Нажмите кнопку «Отправить».

Чтобы быстро начать собрание в программе Microsoft NetMeeting с участием контактного лица, выберите его в папке «Контакты», затем в меню Действия выберите команду Вызов с помощью NetMeeting. Чтобы отправить повестку дня или замечания, вложите файл в приглашение на собрание. Если участники находятся в другом часовом поясе, их интервалы занятости (блоки времени, отображающиеся с заполненным индикатором доступности) подстраиваются под часовой пояс организатора собрания. Можно запретить отправку ответов получателями приглашения. В приглашении на собрание выберите в меню Действия команду Запросить ответы, чтобы снять флажок рядом с ней.

Выбор времени собрания

Как было отмечено выше, следующим шагом при планировании собрания является выбор времени его проведения. Существует два способа выбора времени:

  • ручная установка;
  • временная шкала (автовыбор).

Создание события на целый день

  1. В папке «Календарь» в меню Действия выберите команду Создать событие на целый день.
  2. В поле «Тема» введите описание.
  3. В поле «Место» определите место встречи.
  4. Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым:
    • чтобы просматривающие ваш календарь видели, что вас нет на работе, но вы не свободны, в списке В это время выберите значение «Нет на работе»;
    • если продолжительность события составляет более одного дня, измените значения в полях «Начало» и «Конец»;
    • чтобы сделать событие повторяющимся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
  5. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

В представлении «День/неделя/месяц» можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.

Организация совещаний с использованием MS Outlook.

Как известно организация совещаний для решения вопросов по проекту является работой проектного менеджера. Для организации совещания в MS Outlook есть необходимые инструменты, которые расположены в разделе «Календарь».

При создании совещания следует учесть следующие аспекты:

  • тема совещания;
  • цель совещания;
  • вопросы которые необходимо решить;
  • регламент;
  • прилагаемый материал к совещанию;
  • количество участников совещания.

При учете всех вышеуказанных аспектов при подготовке совещания Вы сможете эффективнее провести его. Пример приглашения на совещание представлен на рисунке 9.

clip_image011

Рисунок 9. Пример организации совещания по проекту.

Вопросы, которые требуют решения лучше размещать в виде таблицы, поскольку после проведения совещания ПМ оформляет отклик по собранию или протокол, который должен отправиться исполнителю.

Использования данного инструмента на практике помогает сократить время проведения совещания в два раза. Оптимальным временем для проведения совещания является интервал около 30 минут.

Планирование встречи

  1. В меню Файл выберите команду Создать, а затем – команду Встреча.
  2. В поле «Тема» введите описание.
  3. В поле «Место» определите место встречи.
  4. Введите время начала и время окончания.
  5. Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым.
  6. Чтобы сделать встречу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение».
  7. Выберите частоту повторения встречи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите параметры выбранной частоты.
  8. Нажмите кнопку «OK».
  9. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

В календаре для создания встречи можно выделить блок времени, щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Новая встреча или Создать повторяющуюся встречу.

Отмена собрания

  1. Откройте в календаре организованное вами собрание.
  2. Выберите в меню Действия команду Отменить собрание.
  3. Собрание можно удалить, щелкнув его и нажав кнопку «Удалить», что в виде крестика.

Рабочее время в Outlook

В календаре Outlook вы можете указать границы своего рабочего времени.

Для этого необходимо перейти на вкладку Файл — Параметры — Календарь и в разделе Рабочее время указать время начала и окончания вашего рабочего дня:

Рабочее время в OutlookРабочее время в Outlook

6. Быстрые действия

Microsoft Outlook: Быстрые действия

В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.

На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

Создание нескольких календарей в Outlook

Для удобства работы в Outlook вы можете создать несколько календарей. Для этого необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Открыть календарь и выбрать пункт Создать новый пустой календарь.

В появившемся окне необходимо ввести имя нового календаря и нажать ОК.

Создание нового календаряСоздание нового календаря

Определение владельца — исполнителя задачи

Владение задачей начинается с момента ее создания. В этот момент владельцем задачи (или ее непосредственным исполнителем) является ее создатель. Изменения в задачу может вносить только ее владелец. В любой момент времени у задачи может быть только один владелец. Изменение владельца осуществляется путем назначения задачи.

В операции назначения задачи участвуют, по крайней мере, два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него. Поручение (Assign Task) — это запрос, отправляемый с почтовым сообщением, в котором получателя сообщения просят выполнить задачу, предлагаемую отправителем. Если получатель сообщения принимает поручение, оно включается в список его задач; при этом он становится новым владельцем задачи.

Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем Списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не вправе изменять такие данные, как срок выполнения задачи или процент выполненного.

Получатель поручения становится временным владельцем задачи. Задача может быть принята, отклонена или переназначена кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым постоянным владельцем — единственным, кто имеет право изменять задачу. Если задача отклоняется, она возвращается отправившему поручение. Назначив задачу кому-либо другому, можно оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии, но права владения передаются лицу, которому поручена задача.

Обновлять задачу вправе только ее владелец, постоянный или временный. Каждое изменение, внесенное в задачу ее владельцем, автоматически отражается в ее копиях, принадлежащих предыдущим владельцам задачи. Последним также автоматически посылаются отчеты о состоянии задачи после ее выполнения сегодняшним владельцем (если такие отчеты были ими запрошены).

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить работу нескольким пользователям и при этом следить за ходом ее выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить написание одной части книги трем авторам, создайте три задачи с именами «Часть 1: Иванов», «Часть 1: Петров» и «Часть 1: Попов».

Предоставление права на просмотр частных встреч

Возможно скрытие личных сведений от назначенных вами представителей, имеющих доступ к вашим папкам. Для этого откройте защищаемый документ и установите флажок Частное. Чтобы переопределить этот параметр, выполните следующие действия.

  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Представители.
  2. Выберите из списка представителя, которому требуется предоставить право на просмотр частных встреч.
  3. Нажмите кнопку «Права доступа».
  4. Установите флажок Представителю доступны частные разделы.

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...