Командировка на автомобиле третьего лица

12.09.2018 Новый порядок оформления командировки С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера. Письменное решение — основание для направления […]

Бесплатные ресурсы

Справочная база

Пошаговые инструкции для кадровика
Образцы документов
Трудовые книжки
Статьи и консультации
Разъяснение Роструда, НПА

Рассылки

Подпишитесь на наши рассылки:
– публикации по кадровому делу,
– новости трудового законодательства,
– новости сайта, новости о скидках и акциях

Самоучитель

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их, как рекомендуем

Фотообои

Фотообои с производственным календарем на 2021 год

Опросы

Опросы по сложным вопросам кадровой практики

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Метки: запрет, езды, на, личном, автомобиле, транспорте

Участвовать в обсуждениях могут только зарегистрированные пользователи.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

komandirovka-na-lichnom-avtomobile_1.jpg

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

На вопрос “Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля” есть 2 ответа:

  1. Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:
  • 1 200 руб. в месяц – если объем двигателя менее 2000 см 3;
  • 1 500 руб. в месяц – в случае превышения 2 000 см 3.

ВАЖНО! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

        2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по  авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д. 

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

  • на служебной машине;
  • личном автотранспорте;
  • автомобиле, управляемом по доверенности;
  • попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

komandirovka-na-lichnom-avtomobile_1_1.jpg

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

komandirovka-na-lichnom-avtomobile_2_1.jpg

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

komandirovka-na-lichnom-avtomobile_3_1.jpg

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

  • журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п.

В приказе нужно указать, что работник едет в командировку на автомобиле

Командировка работника начинается с приказа работодателя (абз. 2 п. 3 Положения № 749). Составлять служебное задание и командировочное удостоверение больше не нужно, так как эти документы исключены из числа обязательных. За основу приказа о направлении в командировку можно взять форму № Т-9, но ее придется немного доработать, добавив как минимум одну строку. Она пригодится для командировок, в которые работники ездят на автомобиле (своем, работодателя или третьих лиц). Ведь такая поездка осуществляется на основании письменного решения руководителя (абз. 2 п. 7 Положение № 749). Чтобы не множить похожие документы, упомянуть о виде транспорта целесообразно в приказе, а не разрабатывать отдельный бланк.

Если до места командирования работнику предстоит добираться на самолете или поезде, такого уточнения в приказе не требуется.

В приказе нужно указать срок поездки, ее цель и другие важные нюансы. Выгоднее, если поездка начнется и завершится в рабочий день сотрудника. За выезд в командировку и возвращение из нее в выходной день ему придется заплатить в двойном размере (ст. 153 ТК РФ, п.п. 4, 5 Положения № 749).

Обосновать отказ в такой оплате тем, что фактически работник не трудится в пути — не получится. Сотрудник, который, несмотря на выходной, находился в дороге, взыщет через суд не только основную сумму, но и проценты за просрочку выплаты, и компенсацию морального вреда (апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015). Если же он пропустит 3-месячный срок для обращения в суд, ему откажут в удовлетворении требований (ст. 392 ТК РФ, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014).

Доказать срок командировки поможет командировочное удостоверение

Этот документ, несмотря на отмену, по-прежнему используют как свидетельство прибытия (убытия) работника к месту командирования.

Для безошибочного определения срока командировки нужны проездные документы. Без них используют договор найма квартиры или договор из гостиницы, в котором необходимо проверить следующую информацию: наименование организации, ФИО проживающего, цену номера, период проживания. Полный перечень важных сведений содержит п. 20 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.

Когда документа из гостиницы или договора от собственника жилья нет, пригодится командировочное удостоверение, схожий с ним документ и даже служебная записка от работника. Но в любом случае документ должен содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия и убытия командированного работника (абз. 4 п. 7 Положения № 749).

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...