Корректирующий табель учета рабочего времени – образец заполнения

Корректирующий табель учета рабочего времени – образец заполнения Корректирующий табель учета рабочего времени – образец заполнения этого документа часто…

Табель учета – что это такое?

Прежде всего, необходимо знать, чем является сам табель учета рабочего времени. Это документ, в который заносится полная информация о том, сколько дней и часов в течение месяца работник организации фактически осуществлял свои трудовые функции. В табеле отражаются сведения о каждом его отсутствии на рабочем месте, о прогулах и их причинах. В конце месяца именно на основании табеля производится расчет заработной платы, которая должна быть выплачена работнику.

В настоящее время применяются следующие формы табеля:

  1. Т-12, используемая при ручном заполнении.
  2. Т-13, применяемая на предприятиях, где используются методы автоматического контроля присутствия сотрудников на рабочем месте (турникет-автомат и т. д.).
  3. 0504421, применяемая в государственных органах и бюджетных организациях.

Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и, в принципе, содержат одинаковый набор данных. Формально с 01.01.2013 эти бланки уже не являются обязательными (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Но поскольку работодатель обязан вести учет рабочего времени и начислять зарплату работникам, то на большинстве предприятий не разрабатывают свои формы для табеля учета рабочего времени, а продолжают пользоваться утвержденными ранее Т-12 и Т-13.

Форма 0504421 утверждена в марте 2015 года приказом Минфина РФ № 52н и по-прежнему остается обязательной к применению. 

Обозначения

Если сотрудника нет на месте и причина этого явления неизвестна, то в табель учета рабочего времени обычно ставят «НН». Если оказывается, что причина в болезни сотрудника (и был предоставлен больничный лист), то на месте этих «НН» проставляется обозначение «Б».

А если уважительных причин для пропуска рабочего дня не было, то обозначение «НН» следует заменить на «ПР», что значит, что имел место прогул. Существуют и другие обозначения для каждого из дней работы и вида деятельности.

Выходные и праздничные дни в табеле на 2020 год

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Назначение

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

Корректирующий табель учета рабочего времени.

Изменения в одну и ту же бумагу могут вноситься неоднократно как по одному, так и по нескольким сотрудникам. Поэтому полное название документа может быть «Корректирующий табель учета рабочего времени №1, номер корректировки — 2». Это значит, что к первому табелю учета рабочего времени поступает второй вариант корректировки.

При этом данные из корректирующего документа вносятся в основную бумагу. Например, обозначения «НН» (неизвестная причина отсутствия) заменяется на «ПР» (прогул) или «Б» (трудовые часы пропущены по болезни).

Удобнее это делать в электронном виде, так как замены бывают достаточно обширны. Если же предстоит исправить одну-две буквы, то можно обойтись простым исправлением в существующей бумаге. Однако здесь есть нюансы.

Допускаются исправления ручкой при заполнении табеля учета рабочего времени?

Закон не указывает, как именно внести изменение в табель учета рабочего времени, но на практике есть 2 способа.

Первый – зачеркнуть одной чертой неверный буквенный (цифровой) код и вписать сверху (сбоку) верный. Рядом с исправлением нужно указать

«Исправлено – указать что исправлено — на –указать верную запись »

поставить дату, когда внесено изменение, а также заверить новую запись подписями лиц, ответственных за ведение и согласование этого документа: например, секретаря, специалиста по кадрам и начальника экономического отдела.

Временные промежутки

Корректирующий табель рабочего времени может поступить в бухгалтерию в течение полугода после закрытия основного табеля. Даже тогда бухгалтерия должна произвести перерасчет заработной платы. Хотя, согласно рекомендациям, табельщик составляет его и сдает не позже 5-го числа текущего месяца.

Основные понятия

Табель учета рабочего времени – это реестр, на основании которого бухгалтер рассчитывает зарплаты, премии, отпуска и другие выплаты сотрудникам. Также это один из инструментов контроля за соблюдением трудовой дисциплины. Если у вас в штате числится хотя бы один сотрудник, вы обязаны вести табельный учет.

Корректность заполнения данной документации имеют право проверять инспекция по труду, налоговые регуляторы (камеральные и выездные проверки), а также Росстат. Не уверены, правильно ли ведется ваша кадровая и бухгалтерская отчетность? Поручите эти задачи сотрудникам сервиса Главбух Ассистент . Они приведут в порядок учет и отчетности и помогут подготовиться к любой проверке.

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Сопутствующие документы

Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.

Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Важные нюансы

В командировке работник ведет табель учета рабочего времени самостоятельно. За это ему положена доплата, так как количество трудовых обязанностей увеличивается. Поэтому, если по каким-либо причинам требуется внести изменения в такой табель, то оформлять его должен сам сотрудник, так как именно он в этом случае отвечает за корректность указанных данных.

Если корректировка нужна по нескольким сотрудникам, то удобнее корректирующий табель составлять на каждого работника отдельно. Так можно минимизировать возможность ошибки в бухгалтерии.

Пересчитываем выплаты работнику

Тогда все, что вам остается, — попросить работника вернуть переплаченную сумму. Удерживать деньги с работника без его согласия организация не вправе.

Если стороны достигли договоренности о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (или предоставления такого отпуска потребовал работник, которому работодатель не может отказать в силу части второй ст. 128 ТК РФ), то следует учитывать, что трудовым законодательством не установлена минимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы. Стороны также могут прийти к соглашению об установлении работнику в определенный день неполного рабочего времени. Издания какого-либо приказа в такой ситуации не требуется, достаточно письменного соглашения сторон.

Корректирующий табель подается только по тем сотрудникам, по которым выявлено несовпадение предоставленных данных.

Как учитывается рабочее время сотрудника?

Законом устанавливается два типа нормативов — шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней — при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях — при суммированном учете или же ненормированном графике.
В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.

https://www.youtube.com/watch?v=

Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка. В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.

К таким периодам может относиться:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • Дополнительный отпуск.
  • Отпуск без сохранения заработной платы.
  • Больничный.
  • Декретный отпуск и уход за ребенком до 1,5 лет.
  • Командировка.
  • Период простоев и т. д.

Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Положение об учете рабочего времени (образец заполнения)

Учетный период при суммированном учете рабочего времени составляет квартал. Подсчет фактически отработанных работником часов производится ежедневно и нарастающим итогом суммарно за квартал. Общая продолжительность фактической работы конкретного работника в целом за квартал не должна превышать нормального числа рабочих часов за указанный период для данной категории работников.

3.16. Лицо, ответственное за ведение табельного учета в подразделении, два раза в месяц составляет табель на бумажном носителе: отдельно за первую половину календарного месяца в одном экземпляре и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц в одном экземпляре.

Сколько хранится

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

  • Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
  • Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
  • Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
  • А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

Неправильное оформление корректирующего табеля учета рабочего времени, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может стоить работодателю до 80 тыс. руб.

Утверждение порядка ведения формы Т-13

Порядок заполнения формы Т-13 может иметь свои нюансы у каждого конкретного работодателя, поэтому его целесообразно закрепить в соответствующем документе (инструкции или руководстве). Отражения в нем потребуют следующие моменты:

  • Назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля.
  • Необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям.
  • Утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу.
  • Утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы.
  • Определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

Пересчитываем выплаты работнику

Теперь следует рассчитать средний заработок за дни командировки и сравнить его с выплаченной работнику за эти дни зарплатой. Возможны ситуации:

  • <�или>работнику выплачено ровно столько, сколько и положено. Такое возможно в ситуации, когда средний заработок и зарплата за дни командировки одинаковы. Кроме того, многие организации практикуют доплаты работникам до оклада в случаях, когда средний заработок меньше текущей зарплаты за время командировки. Если и в ваших документах (коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о командировках) есть такие положения, перерасчета выплат делать не придется;
  • <�или>зарплата выше среднего заработка. Тогда все, что вам остается, — попросить работника вернуть переплаченную сумму. Удерживать деньги с работника без его согласия организация не вправе. Не получится взыскать эту сумму и через судст. 137 ТК РФ;
  • <�или>зарплата ниже среднего заработка. В этом случае сотруднику надо доплатить, причем с уплатой компенсации за несвоевременную выплату. Она рассчитывается исходя из 1/300 ставки ЦБ РФ, действовавшей в период просрочки выплаты, и не уплаченной вовремя суммы (то есть без НДФЛ)ст. 236 ТК РФ.

В любом случае лучше составить бухгалтерскую справку и зафиксировать в ней, к чему привела ошибка в табеле — переплате или недоплате. А теперь рассмотрим порядок учета в последних двух случаях.

Работнику переплатили

Если работник откажется вернуть деньги, скорректируйте только налог на прибыль. Ведь излишне выплаченные суммы за время командировки — это необоснованные выплаты. То есть за период командировки нужно подать уточненную декларацию по налогу на прибыль, уменьшив расходы на оплату труда (в части зарплаты), доплатить налог и заплатить пенип. 1 ст. 54, ст. 75, абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ. А НДФЛ и взносы уменьшать не надо (выплата-то работнику была), поэтому здесь никакие изменения вносить не нужно.

Предположим, работник согласился вернуть переплату добровольно. Для этого он должен написать заявление о том, что просит удержать переплаченную сумму из следующей выплаты. Либо работник может вернуть деньги прямо в кассу по приходному ордеру.

Переплата работнику означает, что у вас возникла недоимка по налогу на прибыль в том налоговом (отчетном) периоде, к которому относится командировка (в части излишне начисленной зарплаты и страховых взносов с нее, которые были учтены в «прибыльных» расходах). Поэтому необходимо уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот периодп. 1 ст. 54, ст. 75, абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ. В уточненке нужно указать правильную сумму налога, исчисленную с учетом изменений.

А к занижению взносов переплата не приводит, поэтому вносить изменения в расчеты не нужноч. 2 ст. 17 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Можно просто скорректировать базу текущего периода с учетом этой переплаты.

Работнику недоплатили

Если вы доплачиваете работнику деньги, вносить исправления в отчетность, сданную ранее в ИФНС и фонды, не потребуется. Ведь вы начисляете полагающуюся работнику сумму в текущем периоде. Следовательно, именно в этом периоде она включается и в состав «прибыльных» расходов на оплату трудаподп. 6 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, и в базу по страховым взносамч. 3 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1376-19. Таким образом, у вас не возникло ни недоимок по налогам и взносам, ни ошибок в ранее представленных расчетах и сведениях персонифицированного учета.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...