Новые путевые листы с 1 января 2021 года

Путевой лист строительной машины бывает нужен при выполнении разнообразных строительных и логистических услуг. В нем прописывается время работы, ГСМ и пр.

Кто оформляет

Обязанность выписывания этой бумаги обычно ложится на диспетчера. Но есть варианты организации штатного расписания, при котором этот функционал берет на себя машинист или механик. В любом случае каждый отдельно взятый руководитель решает этот вопрос самостоятельно с учетом удобства и целесообразности.

Популярные формы

  • Бухгалтерский баланс
  • Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)
  • Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения
  • Отчет о финансовых результатах
  • Расчет по страховым взносам
  • Платежная ведомость
  • Приходный кассовый ордер
  • Справка-подтверждение основного вида экономической деятельности

Все формы →

  • Бухгалтерские бланки
  • Налоговые бланки
  • Бланки отчетов в ФСС
  • Бланки отчетов в ПФР
  • Отчеты в статистику
  • Бланки по инвентаризации
  • Бланки по основным средствам
  • Бланки по материалам
  • Бланки по зарплате и кадрам
  • Бланки по учету в строительстве
  • Бланки по учету работы строительных машин и механизмов
  • Оформление хранения ТМЦ
  • Бланки по кассовым операциям
  • Бланки по перевозке грузов
  • Бланки по торговым операциям
  • Бланки по учету торговых операций при продаже товаров в кредит
  • Бланки по учету торговых операций при комиссионной торговле
  • Бланки по учету движения зерна
  • Бланки по учету движения другой продукции растениеводства
  • Бланки по учету движения животных
  • Бланки по учету движения продукции животноводства
  • Бланки по учету реализации продукции
  • Специализированные бланки по учету в сельском хозяйстве
  • Бланки по учету в общепите
  • Бланки расчетных документов
  • Почтовые бланки
  • Доверенности

Отключить мобильную версию

Как оформить путевой лист строительной машины

Путевой лист строительной машины оформляется на бланке, форму которого можно получить 2 путями:

  • разработав самостоятельно;
  • взяв типовой бланк унифицированной формы.

Выбор применяемого бланка в любом случае придется закрепить внутренним документом. О том, как это сделать, читайте здесь.

Однако для того, чтобы потом можно было списать израсходованное топливо во время работы строительной спецмашины, следует использовать такой бланк, в котором имеются все обязательные реквизиты (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

Перечень этих реквизитов содержит приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368, обязательный к применению с января 2021 года. Перечислим их:

  • точное наименование документа (например, «Путевой лист строительной спецавтомашины») и его номер;
  • информация о сроке, на который была выписана путевка;
  • информация о владельце автомашины, включая номер ОГРН, и регистрационные данные самого авто;
  • информация о машинисте и сведения о прохождении им медосмотра перед выездом в рейс;
  • сведения о перевозке;
  • сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния машины.

Подробнее об обязательных реквизитах пуевого листа с 2021 года рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Оформленная путевка передается бухгалтеру. Срок хранения документа — не менее 5 лет.

Указание марки транспортного средства в путевом листе

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

4. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – марку и модель прицепа (полуприцепа);

Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.

Сроки

Выписывать путевой лист строительной машины можно на разный срок. В подавляющем большинстве случаев это время – сутки или рабочая смена. Но есть варианты оформления, предполагающие декадные сроки. Стоит отметить, что путевой лист автокрана оформляется отдельно и никак с описываемым документом не связан.

К СВЕДЕНИЮ! Применяется данная форма ЭСМ-2 с 1.12.1997 г.

Документы по учету топлива

Документы необходимые для отражения горюче-смазочных материалов  в учете.

  • Акт контрольного замера нормы расхода топлива
  • Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей
  • Акт списания ГСМ
  • Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов
  • Журнал учета ГСМ
  • Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
  • Отчет о движении горюче-смазочных материалов
  • Приказ на списание топлива
  • Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ
  • Талон на бензин

Для чего служит путевой лист

Прежде всего документ первичной отчетности необходим транспортным организациям для списания средств на ГСМ и начисления зарплаты сотрудникам. Кроме этого в нем отражается важная информация о:

  • режиме работы водителя;
  • видах перевозок;
  • маршруте передвижения;
  • здоровье работника;
  • техническом состоянии автотранспорта;
  • выручке, при оплате проезда;
  • расходе топлива;
  • заказчике, если есть;
  • данных таксировщика;
  • тахографе, когда наличие прибора обязательно и пр.

При необходимости ведения журналов, где часть информации дублируется, контролирующие инстанции сверяют сведения с данными путевого листа. Благодаря им, подтверждается деятельность транспортной компании (целевое использование автотехники), реальность проведения предрейсового (послерейсового) контроля, учет денежных средств в бухгалтерии и мн. др.

Учет автотранспорта

Договоры

  • Договор аренды автомобиля
  • Договор аренды автомобиля между юридическими лицами
  • Договор аренды автомобиля с физическим лицом
  • Договор аренды грузового транспортного средства
  • Договор безвозмездного пользования автомобилем
  • Договор купли-продажи автомобиля
  • Договор на ремонт автомобиля
  • Договор фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров

Учет

  • Журнал выпуска транспортных средств на линию
  • Приказ о назначении диспетчера по выпуску автотранспорта
  • Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта

Регистрация

  • Заявление в гибдд для регистрации автомобиля
  • Заявление о снятии с учета автомобиля
  • Заявление на утилизацию автомобиля в ГИБДД
  • Заявление о снятии ареста с автомобиля

Прочее

  • Акт приема-передачи автомобиля
  • Бортовой журнал автомобиля
  • Доверенность на управление автомобилем

Описание сторон

Документ должен быть заполнен с двух сторон. Такое оформление удобно при постановке подписей. С одной стороны подписывается исполнитель (лица, которые оказывают услуги, связанные с работами непосредственно строительной машины), а с другой – заказчики. Также на второй стороне находится специальная графа для бухгалтера, высчитывающего размер заработной платы конкретного работника.

Первая сторона

На первой содержится:

  • форма по ОКУД (0340002);
  • ссылка на Постановление №78 Госкомстата от 28 ноября 1997 года, согласно которому были приняты формы бумаг (конкретно эта получила номер ЭСМ-2);
  • наименование логистической компании, которая оказывает услуги перевозки, либо наименование другой компании, которая исполняет заказ (с адресом и номером телефона);
  • ФИО или название компании заказчика, который нанимает строительную машину для каких-либо своих нужд (также с прописанными контактными данными);
  • марка и наименование машины, ее государственный номер, а также инвентарный и табельный (ниже);
  • ФИО машиниста;
  • код вида операции;
  • период работы (указание продолжительности деятельности);
  • информация о колонне или участке работы (при наличии).

Путевой лист строительной машины. Часть 1.
После этой информативной части идет табличная. Если речь идет об одном дне, то заполняется только одна строка. Если требуется несколько дней (смен) для выполнения работы, то каждая новая строка должна содержать информацию об отдельном дне.

В табличной части прописывается:

  • число и месяц, в который предоставлялась услуга;
  • название и адрес объекта;
  • подпись диспетчера (на каждую строку — отдельная);
  • когда машина выехала, показания спидометра при выезде (в км);
  • подпись водителя в том, что машина при выезде была исправна, также потребуется подпись механика для выражения его согласия с этим фактом;
  • время, когда техника прибыла на место постоянного пребывания, что при этом было видно на спидометре;
  • подписи машиниста – в сдаче машины и механика – в том, что он ее принял при заезде в гараж (в одной графе).

Отдельное место в документе уделяется расходу топлива. И это – не случайность. Отсутствие контроля за расходом горюче-смазочных материалов обычно порождает их недостачу. Таким образом, предпоследняя графа таблицы посвящена горючему и разделена на несколько подпунктов, заполняемых отдельно:

  • сколько было в баке (или баллоне, если это газ) горючего при выезде;
  • сколько было выдано для совершения работы;
  • сколько осталось в момент прибытия в гараж.

Путевой лист строительной машины. Часть 2.
Также (в самом конце этого столбца таблицы) обязательно указывается, какой получился фактический расход, и вписывается, какой он должен быть по нормативам.

Завершает табличную часть графа «Подпись машиниста (заправщика)». На ее уровне также находятся ФИО тех, кто взял на себя ответственность за выполнение этого вида работ. Причем предусмотрено место для обеих сторон (со стороны заказчика и исполнителя). Не забыты и такелажники. При заполнении желательно прописывать их ФИО, номера служебных удостоверений.

Вторая сторона

На обратной стороне путевого листа строительной машины заметно четкое разделение на две части. В левой – заполнение заказчиком, в правой – владельцем машины. Помимо числа, времени начала и окончания, кода и адреса объекта, вида и этапов работы, есть графы:

  • сколько всего отработано часов по этому путевому листу (оформляется принимающей стороной по итогам выполнения);
  • стоимость производимых работ;
  • сколько было простоев, какой продолжительности и по чьей вине.

Данные подтверждаются подписями и печатями принимающей услугу стороны. Не стоит забывать, что ФИО ответственного лица заказчика упоминается также на первом листе (но не требуется подпись).
Путевой лист строительной машины. Часть 3.
Также стоит учитывать тот факт, что езда и выполнение заданий в ночные часы, а также в выходные для водителя должны оплачиваться по особому тарифу. Поэтому они прописываются в документе ЭСМ-2 отдельно: в правой части на оборотной стороне (с указанием кода вида оплаты).

ВАЖНО! Здесь же указывается пробег машины по этому путевому и время, которое провел машинист стоя на линии.

В самом конце, в завершающей части бумаги, оставлено место для возможных претензий заказчика к машинисту (к его работе) и для подписей прораба, машиниста, руководителя подразделения и лица, которое производило расчеты (бухгалтер).

Как вывод к таблице желательно указать рассчитанную стоимость одного машино-часа. Эта информация может послужить хорошей основой для дальнейшей оптимизации деятельности организации.

Несмотря на то что Письмо Минфина от 25.08.2009 №03-03-06/2/161 от 25 августа 2009 года сделало возможным самостоятельную разработку путевых листов, эта форма остается востребованной из-за своего удобства, информативности и консервативности в деловых кругах.

ВНИМАНИЕ! Если организация и рискнет разработать собственную форму путевого листа строительной машины, то к ней будут предъявлены жесткие требования. Они четко прописаны в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 №152.

Скачать бланк путевого листа

Excel-32х32Путевой лист строительной машины скачать бланк.скачать-64-64

Excel-32х32Образец заполнения типовой межотраслевой формы ЭСМ-2.

Когда можно ездить без путевого листа

Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.

Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:

  • снять опознавательный фонарь с крыши;
  • передвигаться только в общем потоке;
  • не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
  • при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.

Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.

Учет работы водителей

Должностные инструкции

  • Должностная инструкция водителя
  • Должностная инструкция водителя автобуса
  • Должностная инструкция водителя грузового автомобиля
  • Должностная инструкция водителя легкового автомобиля
  • Должностная инструкция водителя погрузчика
  • Должностная инструкция водителя-экспедитора

Приказы

  • Приказ о закреплении автомобиля за водителем
  • Акт закрепления транспортного средства за водителем
  • Акт приема-передачи транспортного средства водителю

Договоры

  • Договор на предрейсовый медицинский осмотр водителей
  • Договор о материальной ответственности водителя
  • Договор подряда с водителем
  • Трудовой договор с водителем

Журналы и инструкции

  • Инструкция по охране труда для водителя автомобиля
  • Журнал инструктажа водителей по безопасности дорожного движения
  • Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
  • Журнал учета нарушений правил дорожного движения водителями

Прочее

  • Благодарственное письмо водителю
  • Бланк подтверждения деятельности водителя
  • Карта водителя для тахографа
  • Характеристика на водителя автомобиля

Механизм использования документов приведен в описаниях к бланком и в отдельных обзорах.

Ре­естр пу­те­вых ли­стов: бланк 2020

Организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны в 2020 году регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов.

Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС

Для остальных транспортных средств правила заполнения путевых листов в 2020 году аналогичные, хотя и есть небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Исключение срока хранения путевых листов

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Действующий приказ Минтранса требует, чтобы путевые листы хранились в организации не менее 5 лет. В документе, который начнет действовать в 2021 году, подобное требование отсутствует.

Ответственность за ошибки

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...