Письмо – отказ. Готовые бланки и образцы

В каких случаях деловых отношений следует писать письмо-отказ и как именно его оформлять. Образец документа и пустой бланк.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc

Пофантазируем

Представьте себе гипотетического главного бухгалтера Татьяну Павловну. Как она работала до появления электронного документооборота с контрагентами? Документы нужно распечатать, подписать у директора, потом отправить почтой, курьером или лично отнести клиентам, а полученные от поставщиков также завизировать у шефа и опять-таки почтой или «на попутках» передать отправителю

Перед этим часто происходит обмен сканами документов в мессенджерах или через e-mail. Сканы или архивируются, или так и остаются где-то «там», иногда их удаляют после получения оригиналов, чтобы не засорять память компьютера.

Полученные документы в программу заносит ответственный за участок бухгалтер или сама Татьяна Павловна. Причем за подчиненными нужен глаз да глаз, поэтому приходится, на всякий случай, перепроверять данные, а то у Ани в прошлый раз материалы вместо 10 счета почему то переплыли на 41.

Т.е. приходится нашему главбуху проходить вот такие этапы:

  1. Распечатка, если документы клиентам;
  2. Подпись у руководства;
  3. При необходимости сканирование и отправка предварительно сканов на согласование или оплату;
  4. Передача контрагенту документов различными способами, причем надо помнить как с каждым взаимодействовать;
  5. Если повезет — оперативное получение своих экземпляров с подписями и печатями, если нет — бесконечные звонки и призывы вернуть все-таки первичку поскорее.

Казалось, бы, что с появлением ЭДО исчезнет больше половины забот — не нужно ничего распечатывать, сканировать, помнить кому и как передавать документы, скандалить из-за задержки с возвратом первички.

На самом деле, после подключения вас ждет сюрприз, не то чтобы неожиданный — не все хотят перейти на ЭДО.

Т.е. у вас то ЭДО появился, а контрагент против. Он 20 лет работает с бумагой и не верит каким-то там электронным подписям и документам. Да у него бухгалтер до сих пор в налоговую и ПФР автобусом ездит!

Кстати, все, кто раньше яростно сопротивлялся электронной отчетности (по крайней мере организации) теперь должны сдаться окончательно — бухгалтерскую отчетность за 2020 придется сдавать только в электронном виде, как и статистическую. Со статистикой только малому бизнесу можно еще побаловаться бумажками.

К тому же нужно заключить допсоглашения с теми, с кем главбух собирается обмениваться электронными документами, если ранее такая возможность в контракте не была предусмотрена. В противном случае контрагент правомерно откажется от применения ЭДО. Есть еще ИП, которые неохотно используют подобные системы и самозанятые, у них желания тратить лишние средства на подключение каких-то там сервисов вообще ноль.

Допустим, большинство партнеров все же прислушались к голосу разума и перевели документооборот в электронный вид. При этом остальная первичка для Татьяны Павловны и ее сотрудников все равно остается в первозданном доцифровом виде — чеки с авансовыми отчетами, например. Пока их разберешь, заведешь в программу… Хотя кому мы рассказываем, да?

Следующая проблема — отправить в электронном виде не значит отправить именно электронный файл, который сразу можно загрузить в программу. Можно отсканировать документ, к примеру, накладную, прикрепить его в pdf формате, подписать ЭЦП и отправить. Та-дам! Файл получен, но подгрузить в программу его нельзя, она не поймет, чего вы от нее хотите.

Придется либо брать этот скан и старым добрым ручным способом заводить документ в 1С или подключать еще какой-нибудь сервис по распознаванию, который переведет накладную в понятный для машины вид. И это при условии, что распознавание будет корректным. В большинстве случаев бухгалтеру все равно придется перепроверять введенные данные.

Т.е. в этом случае ЭДО не только не сокращает работу, он ее увеличивает. А еще придется дополнительно оплачивать сервис-помощник.

Думаете на этом беды закончились? А вот и нет!

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

Главбух и ЭДО. Часть 2

Представим, что наша Татьяна Павловна — человек ответственный и с железными нервами, поэтому добилась того, чтобы в ее бухгалтерии было все, что нужно. Сидят себе бухгалтеры, сканируют, распознают, заносят документы. Только компьютеры диодами подмигивают. А главбух бдит и проверяет — что там подчиненные навносили. И видит, что Аня опять провинилась — у нее вместо одной номенклатуры на материал аж целых три позиции в справочнике, только названия отличаются.

Вызванная на ковер Анна со слезами объясняет — вина не ее, а поставщиков. Каждый свою номенклатуру рисует, артикулы разные, когда накладные распознавались и погружались в программу, новые позиции завелись автоматически.

Наверное надо сотруднице быть повнимательнее и самой отслеживать каждую позицию, но зачем тогда Татьяна Павловна добивалась автоматизации?

К тому же, оказалось, что не только у Ани подобная проблема, в номенклатурном справочнике полно дублей! И вообще — некоторые сотрудники тайком вбивают данные от руки, так выходит быстрее и надежнее.

Оставим главбуха наедине с чашкой кофе с коньяком (исключительно в успокоительных целях туда добавленного) и посмотрим, могла бы сложится работа бухгалтерии по-другому.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Примеры

образец письма-отказа от электронного документооборота

Скачать образец письма с отказом от ЭДО

ООО «Clubtk.ru»

ИНН 1213141516

КПП 111111111

ОГРН 1234567891011

123456, Санкт-Петербург, улица Правды,1

Директору

ООО «Василек»

Степанову С.С.

123456, г.Город,

ул. Цветочная, д.5

Исх. № 1/21 от 20.01.2021

Уважаемый Иван Иванович!

Благодарим за проявленный к нашей компании интерес. На Ваше предложение от 11.01.2021 исх. № 11 о сотрудничестве вынуждены ответить отказом, так как ООО «Clubtk.ru» не специализируется на услугах по аренде недвижимости.

С уважением,

генеральный директор Воронов Воронов Андрей Викторович

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...