Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах

Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении. Правила назначения ответственного за ведение трудовых книжек, акт приема передачи трудовых книжек и срок их хранения важный аспект делопроизводства.

О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132, от 19.05.2008 N 373, от 25.03.2013 N 257)

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

3. Министерству финансов Российской Федерации:

а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

4. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации: (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013 N 257)

а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;

б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М.КАСЬЯНОВ

УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г.
N 225

ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ  (Обложка)  Герб Российской Федерации  ТРУДОВАЯ КНИЖКА  (Титульный лист)  Герб Российской Федерации  ТРУДОВАЯ КНИЖКА Фамилия __________________________________________________________Имя ______________________________________________________________Отчество _________________________________________________________Дата рождения ____________________________________________________ (число, месяц, год)Образование ________________________________________________________________________________________________________________________Профессия, специальность _________________________________________Дата заполнения __________________________________________________ (число, месяц, год)Подпись владельца книжки _________________________________________   М. П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек ____________________________________ (разборчиво)  Сведения о работе Серия и номер* (10 разворотов) 
N
записи
Дата Сведения
о приеме
на работу,
переводе
на другую
постоянную
работу, квалификации,
увольнении
(с указанием
причин и ссылкой
на статью,
пункт закона)
Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись
число месяц год
1 2 3 4
           
           
           
           
  Сведения о награждении Серия и номер (10 разворотов) 
N
записи
Дата Сведения
о награждении
(поощрении)
Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого
внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
           
           
           
           
  *Серия и номер указываются на одной из четырех страницкаждого развернутого листа трудовой книжки.   

УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г.
N 225

ФОРМА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ  ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ (без трудовой книжки недействителен)   Герб Российской Федерации Фамилия __________________________________________________________Имя ______________________________________________________________Отчество _________________________________________________________Дата рождения ____________________________________________________ (число, месяц, год)Образование ______________________________________________________Профессия, специальность ___________________________________________________________________________________________________________Дата заполнения __________________________________________________ (число, месяц, год)Подпись владельца книжки _________________________________________   Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек М. П. ______________________________________ (разборчиво)  Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденнойформе трудовой книжки. Объем вкладыша: “Сведения о работе” – 9разворотов, “Сведения о награждениях” – 8 разворотов.   

УТВЕРЖДЕНЫ
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г.
N 225

Учет БСО

К бланкам строгой отчетности относятся следующие документы: квитанции, бланки удостоверений, дипломов, лицензий, приглашений, чековых, квитанционных книжек, страховых полисов, свидетельств, сертификатов, абонементы, билеты, путевки. Они должны быть отпечатаны типографским способом, иметь машиночитаемую шестизначную нумерацию, обладать необходимой степенью защиты и содержать обязательные реквизиты.

Предприятия обязаны осуществлять контроль расходования бумажных бланков по наименованиям, сериям и номерам. Учет ведется на забалансовом счете 006 по каждому виду и местам хранения в условной оценке. Акции, облигации и другие ценные бумаги, бланки трудовых книжек должны учитываться таким же порядком.

Подробнее о БСО читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Пример

В мае страховая компания ООО «Квинт»  заказала в типографии 5 000 бланков страховых полюсов на общую сумму 10 000 руб. без НДС. Передача бланков оформлена актом приемки-передачи БСО. Бланки в количестве 1 000 штук поступили на ответственность бухгалтера-кассира.

Бухгалтер предприятия отразил эту операцию следующим образом:

  • Дт 10 Кт 60 — 10 000 — приняты к учету документы по фактической себестоимости изготовления.
  • Дт 006 — 10 000 — полученные бланки отражены на забалансовом счете.
  • Дт 26 Кт 10 — 2000 — стоимость выданных БСО включена в состав расходов.
  • Кт 006 — 2000 — оформлена выдача под отчет на основании заборно-контрольного листа.

Регистрируются бланки в специальной книге, которую необходимо пронумеровать и прошнуровать. Книга должна быть скреплена печатью и заверена подписью руководителя и главного бухгалтера. За образец можно взять форму по ОКУД 0504045, утвержденную приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н для государственных предприятий.

БСО должны храниться в условиях, которые препятствуют их порче и хищению.

Подробнее об учете и хранении бланков вы можете узнать из статьи «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».

Как правило, инвентаризация БСО проводится вместе с инвентаризацией кассы. Подробно о нюансах проведения ревизии денежных средств и документов рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Порядок

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших  в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  • дату принятия на работу;
  • должность;
  • наименование организации;
  • соответствующий приказ.

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.

Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

Правовая политика в области труда нацелена на максимально безболезненную адаптацию устаревших традиций новым условиям и требованиям.

В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

  • 2004 г. выпуска;
  • 1973 г. выпуска;
  • 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Возникновение потребности ведения бухучета

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

  • Покупку предприятием трудовых книжек.
  • Постановку документов на учет.
  • Выдачу документа работнику.
  • Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

Ответственные лица

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

В частности:

  • по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
  • по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

  • при освобождении от иных видов работ;
  • без такового.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

V. Вкладыш в трудовую книжку


38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью “Выдан вкладыш” и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек


40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответственность

За нарушение установленного порядка ведения, учета,хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность по законодательствуРФ (п. 45 Правил), в частности ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охранетруда» КоАПРФ. По этой же статье возможно привлечение к ответственности за отсутствие  приходно-расходной книги и по учету бланков трудовой книжки и вкладышав нее и книги движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно ст. 5.27 нарушение законодательства о труде и об охранетруда влечет наложение административного штрафа:

на должностныхлиц – в размере от 1000 до 5000руб.;

на лиц,осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридическоголица, – от 1000 до 5000руб. или административное приостановлениедеятельности на срок до 90 суток;

на юридическихлиц – от 30000 до 50000руб. или административное приостановлениедеятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностнымлицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административноеправонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч.2 ст. 5.27).

Кроме этого, ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушениеправил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: предупреждениеили наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300руб., на должностныхлиц – от 300 до 500руб.

Согласно все тому же п. 45 Правил ответственность за организациюработы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в нихвозлагается на работодателя. Если в организации не был издан приказ о назначениилица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, к ответственностибудет привлечен работодатель. Обратите внимание, что под словом «работодатель»имеется в виду не руководитель, а юридическое лицо.

В подтверждение приведем решение суда.

Работница Х. обратилась в суд с иском к ООО «С.» с требованиями обязатьответчика выдать трудовую книжку и взыскать заработную плату за время задержкивыдачи трудовой книжки. Свои требования мотивировала следующим. Она с 01.02.2011по 30.03.2011 работала у ответчика в должности директора. 30.03.2011 в последнийдень работы ей в нарушение требований Трудового  кодекса не была выдана трудовая книжка. Несмотря на неоднократныеписьменные и устные обращения, трудовая книжка ей не выдана до настоящеговремени.

Из пояснений Х. следует, что при приеме на работу она передала своютрудовую книжку учредителю ООО «С.» Д.; оформлением трудовых книжек занималсяглавный бухгалтер; ее трудовая книжка в период ее работы хранилась в помещенииофиса организации, однако при увольнении ей выдана не была. На ее просьбы о выдачетрудовой книжки работодатель ответил отказом. Доводы истицы подтверждаютсяпоказаниями свидетеля Б.

Суд первой инстанции сделал вывод о том, что Х. в силу своегодолжностного положения должна была сама организовать работу по ведению книгиучета трудовых книжек, оформлению трудовых книжек, но не сделала этого, значит,она не передавала в организацию свою трудовую книжку.

Однако данный вывод, по мнению судебной коллегии апелляционнойинстанции, является незаконным и необоснованным. Доказательств того, что в установленномзаконом порядке на истицу были возложены обязанности по ведению кадровогоучета, в том числе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовыхкнижек, ответчик суду не представил.

По законодательству ответственность за организацию работы по ведению,хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, которымявляется не истица, а ООО «С.». То обстоятельство, что в книгу учета трудовыхкнижек не была внесена запись о предоставлении Х. трудовой книжки, основаниемдля освобождения работодателя от выдачи ей трудовой книжки не является, так какв данном случае имеет место неисполнение работодателем своих обязанностей по приемуна хранение трудовой книжки при принятии Х. на работу.

Поскольку трудовая книжка Х. была получена работодателем при приеме на работуи именно работодатель допустил нарушения в ведении кадрового учета, то он обязанвыдать истице ее трудовую книжку (Апелляционное определение Кемеровскогообластного суда от 20.09.2012 по делу №33‑9186).

* * *

Трудовая книжка – это очень важный для работника документ, и посколькузаконодательством установлена обязанность конкретно работодателя организовыватьучет и хранение трудовых книжек, относиться к этому следует очень ответственно.И если большинство судебных споров связано с нарушением работодателем порядкавыдачи или заполнения трудовых книжек, то привлечение к административнойответственности – именно с порядком назначения ответственного лица,приобретением, учетом и хранением трудовых книжек и вкладышей к ним.

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческойорганизации»

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...