Приказ об изменении паспортных данных работника: образец и ситуации, при которых требуется внесение поправок в персональные документы, содержащие сведения

Работник сообщил работодателю об изменении своих личных данных.Что следует делать работодателю? Порядок внесения изменений в кадровые документы.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой распространенной ситуации, которая несмотря на «популярность» постоянно вызывает вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку работника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться представленные работником документы, подтверждающие смену фамилии. А вот о том, чтобы работник принес эти документы, стоит позаботиться заранее. Проще всего включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре.

Норматив Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора Составить бесплатно

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии, — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их (о том, как это сделать, см. «Как правильно заверить копию документа»).

Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

05 марта 2021 года

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому, кто откроет личное дело сотрудника (в том числе проверяющему), будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно проставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Персонал Готовить кадровые документы и всю кадровую отчетность в специальной программе Попробовать бесплатно

Важно

Не забудьте сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением правления Пенсионного фонда от 07.12.20 № 846п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления о смене фамилии можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Бухгалтерия Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то нужно инициировать процедуру выпуска новой карточки. Также отметим, что изменение фамилии является основанием для змамены полиса ОМС. Но подать соответствующее заявление должен сам работник. А вот если компания-работодатель заключила в пользу работника договор добровольного медицинского страхования, то именно она должна оформить документы, необходимые для замены полиса ДМС.

Все перечисленные моменты нужно отразить в приказе, который может выглядеть примерно так:

Общество с ограниченной ответственностью «Первый»

ПРИКАЗ

№ 1234/к-п

11 марта 2021 г.

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю:

1. В срок до 15 марта с.г.:

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 11 января 2021 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

 Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

Внимание

Смена фамилии или других персональных данных работника не является самостоятельным основанием для сдачи формы СЗВ-ТД. Необходимые данные для внесения изменений в сведения персонифицированного учета Пенсионный фонд возьмет из формы АДВ-2. Соответственно, если работник выбрал электронную трудовую книжку, то работодателю не придется предприниматель специальных действий, чтобы внести в нее изменения, связанные со сменой фамилии. В дальнейшем нужно будет сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД с указанием новой фамилии сотрудника в общем порядке (то есть в тех случаях, когда произойдут какие-либо кадровые события). Подробнее о форме СЗВ-ТД см. «Общая отчетность по форме СЗВ‑ТД: кто должен сдать сведения до 15 февраля и как заполнить отчет».

Экстерн Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Также на основании указанного приказа нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору примерно такого содержания:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

 к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд

Город Краснодар

15 марта 2021 года

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Бухгалтерия Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону Составить бесплатно

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Предоставляемые работником документы-основания Кадровые документы, которые необходимо оформить
При изменении фамилии
Личное заявление;
копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака);
копия паспорта с новыми данными
Приказ о внесении изменений в учетные документы;
изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2);
внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54);
новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
При изменении места жительства
Личное заявление;
копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника;
изменения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении образования
Личное заявление;
копия документа об образовании
Дополнения на титульном листе трудовой книжки;
дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении паспортных данных
Личное заявление;
копия паспорта с новыми данными
Приказ о внесении изменений в учетные документы работника;
изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2)

Приложение 1

Порядок заполнения формы при смене паспортных данных

При смене паспортных данных руководителя или участника Общества, если они являются гражданами России, сообщать об этом в налоговую инспекцию необязательно. Федеральная миграционная служба должна передать информацию в налоговый орган, который внесет необходимые данные в ЕГРЮЛ.

Но встречаются случаи, когда это происходит достаточно долго и неверные данные в ЕГРЮЛ (особенно в ФИО директора) мешают нормальной работе организации. Поэтому при необходимости о смене паспортных данных можно уведомить ФНС самостоятельно.

Титульный лист, страница 1

Раздел 1 ОГРН и ИНН заполняются строго в соответствии с данными ЕГРЮЛ.

При смене паспортных данных в разделе 2 ставим цифру «2» — «изменение сведений о юридическом лице, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц».

Поменялись данные участника

Для смены паспортных данных участника в форме Р13014 необходимо заполнить Лист «Г».

Здесь в пункте 1 проставляется цифра 3, в пункте 2 указывается ФИО и ИНН точно в соответствии с данными налоговой.

Далее в пункте 3 указываем новые данные: если изменилась фамилия, то в соответствующей строке указываем уже новую фамилию.

Ниже вписываем данные нового паспорта.

Поменялись данные директора

Необходимо приложить лист «И», в котором в пункте 1 ставим цифру 3, в пункте 2 указываем ФИО и ИНН точно в соответствии с данными налоговой.

Пункт 3 заполняем полностью в соответствии с новыми данными диреткора.

Лист Н «Сведения о заявителе»

Данный лист заполняется в обязательном порядке. Заявителем при смене паспортных данных является руководитель организации.

В пункте 1 подставляется цифра 1.

В пункте 2 указываются паспортные и иные данные заявителя. Если сведения о директоре менялись, то здесь укажите уже новые данные.

Пункт 3 заполняем обязательно. Здесь необходимо указать электронную почту заявителя, так как именно туда поступят документы о регистрации изменения. Также обязательно указание номера контактного телефона.

Форма Р13014 подписывается собственноручно и подпись заверяется нотариусом, который самостоятельно должен будет заполнить пункт 4 на листе «Н».

Сотрудник сменил паспорт

Обе формы утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.

В заявлении бухгалтер укажет прежние данные сотрудника, а также реквизиты нового паспорта. Данные, которые не меняются, вносить в форму не нужно. Оставьте эти поля пустыми. После того как новое свидетельство будет готово, бухгалтер его получит и выдаст работнику. А вот новое свидетельство об ИНН заказывать не нужно.

Так как ИНН физлица при этом не меняется (п. 16 Приказа ФНС России от 29.06.2012 N

  1. (37 kB) (11 kB) (27 kB) (78 kB) (33 kB) (30 kB) (32 kB)

Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?

✒ По вопросу о…. Прошу проконсультировать по вопросу оплаты труда.

Реквизиты

Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

  1. В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
  2. В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
  3. В основной части приказа содержится:
    • распоряжение руководителя об утверждении приказа;
  4. перечень документов подлежащих изменению;
  5. указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.

Важно! На документе должна быть подпись руководителя, всех ответственных лиц и самого работника.

Мы подготовили интересные материалы по персональным данным:

  • Оформление приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ.
  • Важные нюансы оформления приказа о назначении ответственного за обработку и другие действия.
  • Правила составления приказа о защите персональных данных.
  • Как ввести положение о защите?

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы


Приложение 2

Интересное видео

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 288-16-73 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

.

.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию?

Меняют фамилию обычно женщины при заключении официального брака: издавна принято, что супруга переходит на фамилию мужа.

Но нередки случаи, когда мужчина при вступлении в брак решается взять фамилию супруги (если у жены она более благозвучная или более благородная), такие перемены в личных данных не противоречат законодательству. Смена фамилии возможна и по таким причинам:

  • собственная фамилия некрасиво звучит или обозначает предмет, растение или иное;
  • человеку надоело, что в детские и юношеские годы его постоянно дразнили и придумывали прозвища;

  • тянется шлейф уголовного прошлого, и есть желание избавиться от него;

  • вражда с родителями дошла до критической точки, и сын или дочь хотят напрочь отрубить свою родословную;
  • изменение пола;
  • отец или брат печально «прославили» свой род, получив известность в качестве маньяка, и пр.

Число смен никак не ограничено. Какой идеей не руководствовался бы сотрудник, этот его поступок влечет корректировку кадровых бумаг (ст. 3 ФЗ от 27.07.2006 г. № 152 «О персональных…).

Как внести изменения в трудовой договор?


Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя, как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур, но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы:

  • подтверждение смены старой фамилии – например, свидетельство о браке;
  • паспорт по новым данным;
  • заявление;

Заявление адресуется руководителю предприятия, далее указывается, чье это обращение. Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.

Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление: Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак.

Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись. Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой, кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.

Дополнительное соглашение


Печатается 2 экземпляра бумаги – работодателю и сотруднику, где расписываются оба.
Соглашение признается неотъемлемым элементом трудового контракта.

В бумаге указывается:

  • дата оформления и присвоенный номер.
  • Место и число подписания.
  • ФИО работника и руководителя фирмы.
  • Должности обоих лиц.
  • В соглашении указываются пункты, которыми был обновлен договор.

Дополнительное соглашение может меняться, если одна из сторон изъявила желание. Тогда оформляется новое соглашение,где прописывается, с какого числа предыдущий документ теряет силу.

Пример дополнительного соглашения об изменении условий трудового договора:

( 2 оценки, среднее 4 из 5 )

Изменение фамилии в личной карточке

Итак, приказ был издан, то можно приступить к исправлению записей в личной карточке.

Ставшие неактуальными записи необходимо зачеркнуть и рядом написать новую информацию. Зачеркнуть старую фамилию необходимо одной чертой так, чтобы была видно предыдущая запись.

Личная карточка сотрудника считается документом, нужным при ведении кадровой отчетности. Ее форма (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. По мнению Роструда негосударственные компании имеют права индивидуально разработать форму личной карточки в силу части 4 статьи 9 Федерального законодательства от 06.12.2011 № 402-Федерального закона. При этом такой первичный учетный документ обязан содержать все необходимые реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона № 402-Федерального законодательства «О бухгалтерском учете» (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...