Штатное расписание в 1С 8.3 (Полное руководство)

В этой статье для пользователей 1С:Бухгалтерия 8.3 я расскажу где найти штатное расписание и есть ли оно в 1С:Бухгалтерии.

Значение штатного расписания

Штатное расписание — кадровый документ, отражающий структуру и численность организации в разрезе подразделений и должностей. Оно позволяет планировать кадровый состав предприятия и его фонд оплаты труда (далее — ФОТ).

Штатное расписание — это запланированная структура должностей, а не фактическая, так как там отражаются и занятые должности, и вакансии. Когда все вакансии заняты, фактическая структура штатов и численность совпадают со штатным расписанием.

Принятие сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (Письмо Роструда РФ от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается лишь косвенно, когда заходит речь о должности, занимаемой работником в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ). Из чего следует вывод:

  • штатное расписание необходимо;
  • должность, занимаемая работником, должна быть в него внесена.

Оно обязательно понадобится при:

  • проверках:
    • Трудовой инспекции;
    • ИФНС;
    • ФСС (п. 91 Постановления ФСС РФ от 07.04.2008 N 81);
    • ПФР (п. 11 Постановления Правления ПФ РФ от 30.01.2012 N 11п);
  • в суде по трудовым спорам и разбирательствам с контролерами.

За отсутствие штатного расписания могут привлечь к ответственности как за нарушение норм трудового права (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 17.07.2012 по делу N 33-12665/2012).

Виновным грозит предупреждение или штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 30 000 до 50 000 руб. — для юридических лиц;
  • от 1 000 до 5 000 руб. — для ИП;
  • от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц.

Настройки подразделений

Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».

Рис.8 Формируем подразделения организацииРис.8 Формируем подразделения организации

Рассмотрим окно отображения подразделений.

Рис.9 Окно отображения подразделенийРис.9 Окно отображения подразделений

В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:

  • «Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
  • «Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
  • Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.
Рис.10 Списку подразделений можно задать три режима просмотраРис.10 Списку подразделений можно задать три режима просмотра

Настроим 1С:ЗУП для корректного формирования штатного расписания

Настройка штатного расписания в 1С

Сегодня расскажем как правильно провести формирование штатного расписания (далее ШР) и каким образом вести его в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Настройка должностей

Для создания новой должности нажимается «Создать» и вносятся должности. Внесение их наименований вручную – способ простой, но не оптимальный.

Рис.11 Создание новой должностиРис.11 Создание новой должности

Более правильно вносить должности через «Подбор из ОКПДТР», выбрав их из перечня должностей.

Рис.12 Подбор должности из ОКПДТРРис.12 Подбор должности из ОКПДТР

Если должность выбрана, то в перечне она становится серой, неактивной.

Рис.13 Уже выбранная должностьРис.13 Уже выбранная должность

Закрыв ОКПДТР, мы увидим, что новая должность выделена жирным шрифтом. То есть программа нас предупреждает, что это новая, еще не действующая запись.

Рис.14 Новая записьРис.14 Новая запись

Чтобы должность можно было использовать для работы, надо открыть ее и включить «Позиция утверждена» (с 1 января текущего года). С версии 3.1.5 программы ЗУП в карточке должности введена строка «Данные для заполнения отчетности»:

  • Код по ОКПДТР
  • Контрольное число
  • Категория*.
Рис.15 Позиция утвержденаРис.15 Позиция утверждена

*Они нужны при заполнении формы статистики 57-Т, поэтому если ввести новую должность просто по кнопке «Создать, отчетность придется формировать вручную.

Чтобы создать расписание мы «связали» друг с другом «Подразделение» и «Должность» (их можно внести заранее или одновременно с созданием элементов нашей «штатки»).

Получить бесплатную консультацию по штатному расписанию в 1С:ЗУП

Форма штатного расписания

Удобная форма штатного расписания (Т-3 icons-xls.pngExcel) дана в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Хотя с 2013 года данная форма не является обязательной, ее придерживаются многие организации: утвержденных обязательных реквизитов для данного документа нет, а привычная для нас форма содержит все необходимые сведения, которые ожидают увидеть проверяющие в штатном расписании.

Рекомендованный список реквизитов штатного расписания дан Рострудом РФ в Письме от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1. Это сведения о:

  • структурных подразделениях;
  • должностях;
  • количестве штатных единиц;
  • окладах (тарифных ставках);
  • надбавках;
  • месячном ФОТ.

Как часто необходимо утверждать штатное расписание?

Поскольку составление и ведение штатного расписания не регламентировано, однозначных рекомендаций по этому вопросу дать не получится.

В штатное расписание в течение года могут вноситься изменения и дополнения. Для удобства, чтобы не копить изменяющие документы, в конце года можно утвердить новое штатное расписание на следующий год, которое учтет все изменения прошлого.

Если штатное расписание полностью пересматривается, утвердить новое можно и в середине года (например, при масштабном сокращении штатов).

Где найти в 1С:Бухгалтерия 8.3 необходимые данные для штатного расписания

Как я уже писала выше в программе 1С:Бухгалтерия не предусмотрена печатная форма штатного расписания Т-3 и контроль тоже не предусмотрен. Как сделать, чтобы у вас в базе сохранилась информация о ставках и подразделениях?

Основа для нас это справочник Должности. Если мы добавим в это справочник необходимые реквизиты, то сможем вывести в табличный документ, отредактировать, распечатать и использовать по назначению.

Когда я подготовила всю необходимую информацию в программе для того чтобы сформировать таблицу штатного расписания, то у меня конечно возникли вопросы. 

Зачем это нужно? Ведь также сможете в текстовом документе заполнить, сохранить и когда нужно будет распечатать. Ведь при такой настройке программы 1С:Бухгалтерия как сделаю я, все равно мы не добьемся тех преимуществ работы со штатным расписанием, которые получаем в ЗУП? Об этих преимуществах я напишу ниже в этой статье.

Но потом решила, что может кто-то использует возможности дополнительных реквизитов. А этот пример очень показательный как можем использовать возможности 1С для печати разных списков.

Вот такую форму я получила за 5 минут после того как справочник был уже заполненный.

Штатное расписание из 1С:Бухгалтерии. Нужно было немного доработать руками.

Посмотрим как это получилось. Сначала я привела справочник “Должности” к такому виду. Вот так выглядит список справочника “Должности”.

Список справочника должен выглядеть вот так, чтобы потом его можно было вывести на печать.

Чтобы он стал выглядеть вот так нужно было сделать следующие действия:

Установим флажок, чтобы в программе появились “Дополнительные реквизиты и сведения” нужно через меню Администрирование – Общие настройки

Теперь нажмем на гиперссылку “Дополнительные реквизиты”, найдем в дереве слева “Должности” и добавим реквизиты. Должно получиться вот так. Обратите внимание на “Название” и “Тип значения”

Добавление дополнительных реквизитов к справочнику “Должности”

Теперь возвращаемся к справочнику Должности. Зайдем в каждый элемент этого справочника и заполним дополнительные реквизиты.

В разделе Дополнительно заполним новые Дополнительные реквизиты

Теперь заготовим вывод списка должностей. Для этого зайдем в справочник Должности и изменить форму вывода реквизитов справочника. Обратите внимание, что чтобы добавить реквизиты “Подразделение” и “Оклад” нажмите на Ссылка и после этого правой кнопкой добавьте нужный реквизит на форму.

  • Вызовем редактирование формы списка
  • Добавляем вывод реквизитов на форму
  • Так будет выглядеть список должностей

Организуем правильный вид списка Должностей

Нам осталось вывести список  на печать и отредактировать перед отправкой на печать или сохранение в папке.

  • Выберем команду Вывести список
  • Отметим нужные поля для вывода
  • Таблица готова для редактирования
  1. Отредактируем список – добавить название отчета и слова “Утверждено…”
  2. Сохраним в файл, чтобы распечатать копии, если понадобится.

Как видите, чтобы вывести таблицу, в которой есть информация для штатного расписания нам понадобилось несколько минут. 

Информация будет хранится в базе, при необходимости мы сможем быстро зайти в справочник “Должности” и посмотреть сколько у нас заложено штатных единиц по каждой должности. Этот вариант будет работать если в базе ведется одна организация или должности во всех организациях одинакова или необходимо ввести еще дополнительный реквизит для разделения по организациям.

Но, признаюсь, это только для фанатов 1С:Бухгалтерии, потому что для кадровых документов все таки предназначена программа 1С:Зарплата и управление персоналом и, давайте я покажу как это должно работать.

Вы можете начать работать в программе Зарплата и управление персоналом 8 прямо сейчас. Бесплатный доступ к программе на 30 дней. Или пройдите онлайн курс 1С c более 11 часов видео, доступом к программе, общение с преподавателем по электронной почте и сертификат о прохождении обучения.

Изменения оклада и плановых начислений

Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.

На форме штатного расписания перейдите по ссылке «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».

Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание

В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.

изменение плановых начислений

В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.

новый оклад для сотрудника

История ведения

Существует два варианта ведения расписания:

  • Без ведения истории*;
  • С историей изменения**.

*Вид без истории изменений:

Рис.16 Два варианта ведения расписанияРис.16 Два варианта ведения расписания

**Вид с историей изменения, с документами изменения:

Рис.17 Два варианта ведения расписанияРис.17 Два варианта ведения расписания

Подробнее рассмотрим вариант с историей через активацию «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».

Рис.18 Вариант с историейРис.18 Вариант с историей

После наших действий изменения в расписании возможны только с помощью специальных документов утверждения* и изменения, поэтому просто так открыть штатную единицу и поменять ее содержание не получится.

Рис.19 Утверждение штатного расписания специальным документомРис.19 Утверждение штатного расписания специальным документом

*Если в списке есть несколько документов, предыдущий документ можно открыть только для просмотра, но отредактировать нельзя. Чтобы появилась такая возможность, нужно сначала отключить изменения более позднего документа, для этого отменить проведение документа.

Рис.20 Отмена проведения документаРис.20 Отмена проведения документа

Где в Бухгалтерия 8.3 найти штатное расписание

В 1С 8.3 Бухгалтерия штатное расписание не формируется. Данная форма там не предусмотрена. Однако для составления штатного расписания можно использовать отчет Штатные сотрудники.

Если применить настройки, установленные по умолчанию, то отчет Штатные сотрудники будет иметь вид:

Таким образом, отчет содержит следующие сведения о сотрудниках, которые фактически работают на указанную в отчете дату:

  • должность;
  • оклад;
  • дату приема;
  • рабочий телефон;
  • дату рождения (и даже количество оставшихся до нее дней).

Для составления штатного расписания вам могут пригодиться поля:

  • Подразделение;
  • Сотрудник;
  • Должность;
  • Тарифная ставка.

Поле Тарифная ставка содержит сумму по всем ежемесячным начислениям работнику, указанным в документах Прием на работу или Кадровый перевод. Получить развернутый перечень всех доплат и надбавок для конкретной должности не представляется возможным.

Если вам нужна информация о сотрудниках, которые занимали вакантные на сегодня должности, то можно убрать лишние настройки, и тогда дополнительно будет выведена информация об уволенных сотрудниках.

Чтобы составить штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3 сформируем отчет по штатным сотрудникам на 01.01.2019.

В 2018 году все должности по штату были заняты. 31.12.2018 уволился Мастер по прокладке сети. На 01.01.2019 данная должность является вакантной.

Отчет Штатные сотрудники находится в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам.

В открывшейся форме сделаем следующие настройки.

Шапка отчета

Заполняем поля:

  • Дата — дата, на которую требуется составить отчет, в примере 01.01.2019;
  • Организация — выбрать из выпадающего списка, если в базе ведется более одной организации.

Нажимаем на кнопку Настройки и переходим в меню настроек отчета Штатные сотрудники. Выбираем вид отчета Расширенный.

Отборы

На вкладке Отборы уберем галочку с поля Группа Или для того, чтобы в список попадали не только ныне работающие, но и уволенные сотрудники.

Поля и сортировки

На вкладке Поля и сортировки уберем лишние галочки для вывода поля, оставив:

  • Подразделение;
  • Сотрудник;
  • Должность;
  • Тарифная ставка;
  • Дата приема;
  • Дата увольнения.

Настройки на остальных вкладках оставим без изменения. Отчет примет вид:

Полученный отчет, конечно, не штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3, но его можно распечатать по кнопке  Печать результата отчета и на его основе создать штатное расписание в Excel.

Сохранение настроек

Настройки можно сохранить для дальнейшего использования по кнопке  Сохранить вариант отчета.

В открывшейся форме Сохранение варианта отчета заполним:

  • Наименование — название отчета;
  • Доступен — выбрать, будет отчет доступен только автору или всем пользователям базы.

Нажимаем кнопку Далее. Убедимся, что отчет сохранится в разделе Кадры и, если нужно, установим раздел, где еще будем его искать. После этого нажимаем кнопку Сохранить.

Отчет сохранился в нужном нам разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам.

См. также:

  • Прием сотрудника на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 по шагам
  • Увольнение в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция
  • Как установить фиксированную сумму аванса сотруднику?

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как внести изменения в штатное расписание в 1С ЗУП

Для внесения локальных изменений в существующее штатное расписание (которые не сильно затрагивают структуру предприятия) в 1С ЗУП 3.1 предназначен документ «Изменения штатного расписания». Найти его можно как из меню «Кадры», так и из формы списка штатного расписания. Во втором случае достаточно перейти по гиперссылке «Изменить текущее штатное расписание».

изменение штатного расписания в 1С ЗУП

Принцип заполнения данного документа описывать мы не будем, так как он аналогичен заполнению утверждения штатного расписания.

изменение расписания

Отзывы о компании

  • Сивелькина С. В. 20 марта 2017

    ПАО “НИКО-БАНК” выражает свою благодарность за оперативную и грамотную работу.
    В условиях постоянно меняющегося законодательства Банк заинтересован иметь полную и актуальную номативную базу. Это обеспечивается использованием Банком справочно-нормативной системы “Гарант”. 
    Безусловным плюсом в работе компании “МастерСофт” является быстрое реагирование сотрудников при предоставлении документов по запросу Банка, принятых до обновления справочно-правовой системы.

  • Мордвинцев С. П. 25 сентября 2016

    Коллектив компании “АЭРОПОРТ ОРЕНБУРГ” выражает благодарность за взаимовыгодное сотрудничество с МастерСофт-ИТ. Оперативная поставка антивирусных программ Dr. Web обеспечила надежную защиту нашей компьтерной сети.
    Особая благодарность сотрудникам Департамента продаж СЦ ИТ за профессиональный подход в решении всех возникающих задач.

  • Ряховская Н. А. 19 июня 2017

    ООО “Орский Вагонный Завод” выражает искреннюю благодраность за качество обслуживания вашими специалистами. Консультации и поставка антивирусов всегда проходят оперативно и на высоком профессиональном уровне.
    Уверены, что и в дальнейшем наше сотрудничество на взаимовыгодных условиях продолжится.

  • Кетерер Т. М. 19 февраля 2018

    Главный бухгалтер муниципального бюджетного учреждения дополнительного образования “Дворец творчества детей и молодёжи” Кетерер Татьяна Михайловна выражает благодарность специалистам МастерСофт:
    “Я хотела бы объявить благодарность вашим сотрудникам. Работает с нами по программе “1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8” непосредственно Шевлягина Юлия.
    Так же огромная благодарность за отзывчивость, терпение и квалифицированную, своевременную помощь Набокиной Олесе и Ерёменко Татьяне (они нас сопровождают по программе “Зарплата и Кадры”).
    Им очень с нами тяжело, но они терпеливо продолжают сотрудничать. С вами очень надёжно. Конечно же наши ошибки есть и без вас мы бы вообще о них не знали и в суде, наверное, судились бы. А сейчас мы решаем вопросы…”.

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

Штатное расписание ведется в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и предусматривает три способа ведения:

  1. С использованием ШР, но без ведения истории;
  2. Учет без ведения штатного расписания;
  3. Учет с использованием штатного расписания и ведением его истории.

Если используется вариант учета без ведения ШР, соответственно, будет использоваться только справочник должностей и не будет указано с какого периода он применяется.

Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

Когда рассматривается учёт с использованием штатного расписания без ведения истории, то в меню кадры появится подраздел «Штатное расписание», где будет возможность указать дату утверждения. Все появляющиеся изменения будут вноситься непосредственно в саму позицию.

В последнем варианте, когда учет ведется с использованием ШР и ведением истории, изменения будут выводиться благодаря введению в базу нового документа «Изменение штатного расписания». Там будет инструкция по настройкам. Найти можно в разделе «Кадры, оплата труда» — «Кадровый учет расчетов с персоналом».

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...