При работе с электронными бумагами между партнерами можно установить свои требования к оформлению документов, в том числе к сканам документов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников.
Рекомендации по подготовке скан-образов приложений к декларации по форме 3-НДФЛ
Суммарный объем всех отправляемых файлов не должен превышать 20 мегабайт.
Для того чтобы не превысить указанный объем, рекомендуется использовать при сканировании следующие параметры:
- разрешение 200 – 300 DPI (точек на дюйм);
- геометрические размеры изображения 1024х768;
- одноцветное (черно-белое) изображение;
- для сохранения необходимо использовать форматы: PDF, JPG, PNG, TIF.
После сканирования рекомендуется просмотреть полученное изображение в масштабе 100%, чтобы убедится, что текст уверенно читается.
Основной задачей сканирования бумажных оригиналов документов является получение результирующего файла документа, содержащего подписи и печати, с изображением приемлемого качества.
Как-то затянулось дело…
По удивительному стечению обстоятельств, у хозяйствующих субъектов не так давно появилась возможность направлять в ФНС документы в электронном виде. Было много жалоб на то, почему со своими клиентами фирмы уже долгое время ведут переписку в электронном формате, а Налоговая до сих пор работает «по старинке». На тот момент у ФНС был веский козырь в рукаве, и они говорили, что в НК РФ нет соответствующих предписаний, в виду этого они не имеют права принимать документы в электронном виде. Так-то оно так, но, спрашивается, почему те должностные лица (депутаты), которые ответственны за то, в каком состоянии находится Налоговый Кодекс, так поздно спохватились? Интересующиеся журналисты задавали соответствующие вопросы парламентариям и им все время говорили, мол, «мы готовим законопроект» или «данный вопрос находится на стадии рассмотрения» и далее снова ссылались на то, что на тот момент времени были дела куда более важные. Если посмотреть на этот вопрос с другой стороны, то у государства и в правду есть куда более серьезные проблемы, которые нужно решать. А Государственная Дума всего одна на всю страну… Потом, когда дело стронулось с мертвой точки, ответственные лица все никак не могли определиться, в каком формате документы можно и нельзя направлять не только в ФНС, но и в другие ведомства. Самое смешное здесь то, что так до сих пор и не придумали неких «единых» требований. Дали свои рекомендации и на этот дело закрыто. Благо, ФНС, так или иначе заинтересованная в электронном документообороте идею быстро освоила, и теперь у нас на руках есть утвержденные требования к отсканированным документам.
С какими форматами умеет работать налоговая
Порядок представления документов через интернет регламентируется приказами ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@. Есть простое правило: получили электронное требование – представьте документы в электронной форме. Бумажные оригиналы в этом случае сканируются и заверяются перед отправкой, а электронные выгружаются из сервисов обмена вместе с файлами электронной подписи.
Перед тем, как загрузить документы в спецоператора, следует проверить форматы. Налоговая умеет работать только с тремя форматами. Скан-копии должны быть в tiff или jpg, а электронные оригиналы в формате xml.
Способы представления документов
Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):
- бумажные заверенные ксерокопии передаются лично налогоплательщиком или через представителя в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
- в электронной форме по специальному формату и в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
- в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика;
- в виде скан-образов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.
Подробности см. здесь.
ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.
Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материалов:
- «Порядок заполнения декларации 3-НДФЛ в личном кабинете»;
- «Система Платон – личный кабинет пользователя (нюансы)».
Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.
Какие документы могут передаваться в электронном виде
Важно!
Если налогоплательщик обязан сдавать налоговые декларации в электронной форме, он должен обеспечивать возможность получения требований от ФНС в электронном виде. Если же такой обязанности налогоплательщик не несет, он имеет право на получение требований и отправку деклараций как в бумажном, так и в электронном виде. По умолчанию ФНС станет присылать такому налогоплательщику требования на бумажном носителе.
В электронной форме могут быть переданы, в частности, следующие бумаги:
- требования об уплате налога, штрафа, пеней, сбора;
- документы, необходимые налоговой службе при реализации своих полномочий (к таковым относятся решения о возмещении НДС и акцизов, решения, которые принимаются во время проведения налогового контроля, уведомления о вызове налогоплательщика и т.д.);
- требования по предоставлению введений или документов (документов о налоговом агенте, о плательщике сборов, от налогоплательщике).
Online-converting.ru – быстрая конвертация в TIFF 300 DPI
Сайт online-converting.ru является популярным отечественным сетевым конвертером.
| Преимущества сервиса: | Пояснение: |
|---|---|
| Поддержка разных форматов. | Позволяет конвертировать имеющиеся у нас файлы в различные форматы. Поддерживается конвертация аудио и видео, документов и изображений, векторной графики и архивов. |
| Распознает русский язык. | Сервис имеет русскоязычный интерфейс, простой и удобный функционал. |
Более того, создатели сервиса создали специальную форму для налоговой, позволяющую создать многостраничный “тифф” в 300 dpi. Это очень удобно, и избавит пользователя от осуществления лишних настроек сервиса.
Выполните следующее:
- Перейдите на online-converting.ru;
- Нажмите на кнопку «Добавить изображения или PDF». Загруженные на сервис изображения отобразятся в самом низу страницы;
Нажмите на указанную кнопку для добавления изображений на сайт
- Для объединения ваших файлов в один формат нажмите на кнопку «Объединить» для получения многостраничного tiff-файла;
- Полученный результат вы сможете скачать, кликнув на соответствующую ссылку;
Кликните на ссылку для сохранения результата
- При необходимости переименуйте файл, подобрав имя более удобное для восприятия.
Конвертер image.online-convert.com позволит выполнить преобразование в tif-файл с разрешением 300 dpi. При этом объединить имеющиеся у вас изображения в один общий тифф-файл этот инструмент не сможет.
Порядок действий:
- Откройте image.online-convert.com;
- Нажмите на кнопку «Выберите файлы» и загрузите нужные изображения на ресурс для их конвертации для налоговой;
Нажмите на “Выберите файлы” для загрузки файлов на ресурс
- При необходимости в настройках ниже укажите «Монохромное», и в опции «Точек на дюйм» укажите 300;
Установите указанные настройки
- Для запуска процедуры конвертации нажмите на «Начать конвертирование»;
- Полученный результат скачайте на ПК. Возможна как сепаратная загрузка отдельных файлов, так и загрузка всех файлов в zip-архиве.
Вы можете скачать результат как отдельно, так и в архиве
Как подписать ксерокопии документов
Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.
Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).
Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:
Верно
Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.
Например:
Копия верна.
20 марта 2020 г.
Смирнов
Генеральный директор ООО «Орион» ———– Смирнов А. П.
М. П.
Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.
Формат описи
Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.
Читайте также «Документы, которые можно представить налоговикам в электронном виде»
Варианты ответа на требование ФНС о предоставлении документов
Далее бухгалтерская служба должна оценить время на предстоящую подготовку документов и по кнопке Подготовить ответ
выбрать один из вариантов (рис. 3):
- Ответ на требование документов (информации)
– чтобы ответить на требование по существу в формализованном виде согласно Приказу № 16;
- Уведомление о невозможности ответить в срок –
чтобы направить уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в электронной форме (п. 3 ст. 93 НК РФ). Форма и формат такого уведомления утверждены приказом ФНС России от 24.04.2019 № ММВ-7-2/[email protected];
- Реестр документов, подтверждающих льготы по НДС
– чтобы сократить объем запрашиваемых документов при камеральной проверке. Вместо пакета документов, подтверждающих налоговую льготу по НДС, налогоплательщик может направить реестр указанных документов в электронном виде. Рекомендованные форма, формат и порядок заполнения реестра приведены в письме ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589.
Рис. 3. Варианты ответа на требование
При выборе варианта Ответ на требование документов (информации)
открывается форма
Ответ на требование о представлении документов (рис. 4).
Рис. 4. Варианты подбора документов
В зависимости от места хранения документов их подбор в ответ на требование может выполняться в двух режимах:
- путем загрузки с файлов с диска – по кнопке Загрузить с диска
;
- путем выбора документов из информационной базы «1С:Бухгалтерии 8» – по кнопке Выбрать из базы
.
Чтобы подготовить ответ на требование, компании может потребоваться несколько дней. Ответ на требование можно сохранить по кнопке Записать
и продолжить работу с ним в другое время. Открыть ответ на требование для просмотра и редактирования можно как из формы списка требований, так и из карточки требования.
Требования на этом не заканчиваются
Выше мы описали общие условия, которые действительны для всех документов. Однако, мы хотим здесь сделать некоторое уточнение: при предварительном согласовании с ведомством, куда направляется отсканированный документ, чиновники могут запросить дополнительные характеристики документа. В частности, сотрудники ФНС не так давно высказались, что на основании статьи 93 НК РФ документы можно и нужно заверять усиленной электронной подписью ответственного лица компании (лучше, директора). Применение данной меры в разы увеличит шансы на то, что скан будет принят к рассмотрению. Более того, это дополнение может потребоваться, если компания обращается «за помощью» на портал государственных услуг, ставший столь популярным в последние годы. Усиленная электронная подпись не должна оставить сомнения в том, что документ не является фальсификатом.
XML-документы – отдельная история
Бывает и такое, что требуемые данные неудобно или вовсе невозможно отсканировать. Наиболее явно это прослеживается с документами формата XML. Это, грубо говоря, сохраненная страница браузера. Сохранение таких документов может потребоваться, если в вашем программном обеспечении не предусмотрена или «не работает» функция выгрузки данных в иной формат. Часто это касается платежных поручений, проведенных через некоторые банки. И все же ФНС полагает, что далеко не каждый файл такого разрешения может быть ими принят. Ниже разрешенный список, согласно письму ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@:
-
Счета-фактуры, в том числе и корректировочные;
-
Журналы учета;
-
Товарная накладная ТОРГ-12;
-
Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся листы к ним;
-
Акты приема и сдачи работ;
Кажется, все. Это не так много и все же вполне достаточно. Остальные документы всегда можно отсканировать в привычном режиме.
Важная заметка: В случае, если ФНС посчитает отправленные вами документы недостаточными или сообщит, что по какой-то причине недополучила часть файлов одного пакета, следует прикреплять в файлу также опись, как в традиционном виде это происходит с почтовым отправлением ценных бумаг. Порядок составления описи и требования к ее оформлению вы можете прочитать из Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Данному приказу уже скоро исполнится 5 лет, однако, его актуальность пока не утратилась.
Собака лает – ветер носит
Положение дел в области электронного документа совершенно нельзя назвать удовлетворительным, однако, и удручающим – тоже нельзя. Еще несколько лет назад чиновники ни раз предлагали отойти окончательно от бумажных носителей и полностью перейти на электронный документооборот. Во-первых, по их мнению, это должно благотворно сказаться на экологии всей страны (сами посудите, сколько срубают деревьев для того, чтобы обеспечить нас бумагой, которую потом мы безжалостно килограммами уничтожаем). Во-вторых, электронные документы гораздо сложнее подделать, особенно, если к ним прилагается электронная подпись. В-третьих, деятельность многих компаний, как показала практика электронной отчетности, должна стать более прозрачной по отношению к тем временам, когда все документы были исключительно на бумажных носителях. В-четвертых, вероятность того, что какой-то документ «затеряется», сокращается в разы. А именно, при его отправке по электронной почте он автоматически будет иметь два дубликата (в папке «отправленные» самого пользователя и папке «входящие» получателя), или в программном обеспечении пользователя, или в личном кабинете портала государственных услуг. Если подумать и развить эту тему, то положительных сторон вопроса можно будет найти, как минимум, еще столько же. Спрашивается, так что же мы медлим? Нет, никто не спорит – на сегодняшний день проделана огромная работа по внедрению инновационных технологий в нашу общественную жизнь в формате огромной страны, но подумайте, сколько ведь еще нужно сделать. А наши чиновники пока только говорят и говорят, что надо…