Возможности Excel для бухгалтеров, о которых не все знают

Таблицы управленческого учета на примере ресторана-кафе. Примеры заполнения отчетов о доходах, расходах, прибылях и убытках. Анализ имущества предприятия. Как автоматизировать работу?

Подсчет календарных дней с помощью формулы

Для чего пригодится: посчитать дни для выставления пени по договору поставки или для расчета процентов по займу сотруднику. Удобно, если такие расчеты приходится делать постоянно без помощи программы, или вы хотите ее перепроверить (мы слышали иногда ваша любимая программа шалит).

Как сделать: чтобы провести расчет, необходимо три свободных ячейки в таблице.

В первую вписываем дату начал периода, во вторую — дату конца периода, третья остается пустой.

Выбираем третью ячейку и жмем «Вставить функцию». Вы можете найти ее по значку:

0evGcStfz4Ryjxw_w7TjBfLTzjmbGldBpANLEujBuJswTwlxxXoxP8QEur5xJOu5rdPu_0susK8TMs0siLtaYKmInSOiiiVe_fKV95hDlOGJ8Fp9DFtGu9oilCkIv42aLGvQ_ism

Или нажать Shift F3.

Появится окно со списком функций. Выбираем категорию «Дата и время», а из списка в окошке «Выберете функцию» — «ДНЕЙ360» и нажимаем Ок.

Еще одно окошко попросит ввести значение начальной и конечной даты — не нужно снова набирать их на клавиатуре, просто выберете соответствующие ячейки кликнув на них. В строке «Метод» ставим единицу и снова жмем Ок.

Qqvu3ai-mW1bOMVCm4OwjIH60CBRfDNphwjA3aoQ7Bt17clIe9OJlhaG_wWgPvu6mJTC6zTQDo0sEusCxbTrS-CkZSVUCNJE3o1viOPRyAM0eRXMrwxc_BCOXl1zJlrX6z1vwl71

Лайфхак: если значение в ячейке отобразилось не в виде числа — измените формат ячейки ( щелкните правой кнопкой мыши, выберите «Формат ячейки» и установите «Числовой формат»).

Один нюанс — при расчете конечная дата в расчет дней не войдет. В нашем примере получилось 30 дней, если же в расчет должно войти 1 октября, то должно быть 31. Учитывайте это при расчете.

ebumaIAneLsmK5-PKyVOyO4XgpbOzWJQV-ADNl5WZakZDqFl9qCJsNMqp0vg5m2J_CaHPgfQtq4eonUmSD7yZVOVHatnPZThfOk3Z77pHvOWlhQmiR_-DiMSn73vDgQo8u1TvYBy

Бухгалтерия в Excel — 5 полезных приемов

В настоящее время количество различных отчетов, которые готовятся всеми подразделениями организаций, неуклонно растет. Очень часто на предприятиях осуществляется автоматизация отчетности на базе различных программных продуктов (SAP, 1С, Инталев и прочее).

Но даже в тех организациях, где система «автоматизирована», не обходятся без использования Excel. Поскольку в программных продуктах, которые используются для автоматизации, заложены общие принципы построения отчетов, а каждое предприятие — уникально, сложно унифицировать всю отчетность в специализированных программных продуктах, а иногда — и невозможно это сделать. 

Они позволяют дорабатывать отчеты, представлять информацию, полученную при выгрузке из той же 1С, в необходимом виде, а иногда и вообще служат основной программой ведения управленческой и прочей отчетности.

Программа Excel является одной из наиболее востребованных среди базового пакета Microsoft Office.

Менеджер по продажам, используя таблицы, ведет систематизированную работу с клиентами. Секретарь ведет учет всех локальных нормативных актов, корреспонденции или готовит диаграммы на производственное совещание. Экономист обрабатывает первичную информацию и вычисляет показатели работы компании. Электронные таблицы — это самая популярная программа, используемая сотрудниками различных служб и различных направлений деятельности.

Особенно полезной программа оказывается для работников финансово-экономических отделов и бухгалтерии, если на нее возложены функции планирования и ведения управленческого учета.

Программа Excel для бухгалтера предоставляет возможность консолидации данных, позволяя сводить информацию из нескольких файлов в один. Позволяет выбрать необходимую информацию, создавая отдельные таблицы, либо скрывая данные в исходной таблице. Позволяет систематизировать имеющуюся информацию по требуемым признакам и подбивать итоги.

Так или иначе бухгалтерия в Excel станет намного проще, если освоить несколько полезных приемов, которые смогут ускорить работу с данными. Узнайте, чем может быть полезен excel для бухгалтера в примерах, которые мы подготовили. Следующие упражнения в Эксель для работы бухгалтеров окажутся не просто полезными, а просто необходимыми.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

  1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.Контрагенты.
  2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

Затраты.Доходы.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

Первые попытки ведения бюджета

Уже не помню, что именно заставило меня начать учитывать траты. Я пользовался парой мобильных приложений по несколько месяцев с разницей в пару лет. Забрасывал их оттого, что не понимал, зачем я трачу на это время, или потому что терял данные при смене телефона или сбросе к заводским настройкам. Спустя некоторое время я снова пытался начать вести учет и пробовал разные приложения. Но то ли лень, то ли их недостатки, а может, и всё вместе мешало появлению привычки записывать траты.

Что мне не нравилось в мобильных приложениях по ведению бюджета:

  1. Обязательная регистрация. Этого никогда не понимал!
  2. Требование дать доступ к конфиденциальной информации смартфона — контактам, файлам, системным настройкам. Особенно актуально для уже устаревших версий Андроида, где приложения запрашивали сразу все необходимые разрешения при установке.
  3. Неприятные нюансы вроде поддержки только одной валюты или наличия рекламы.
  4. Непонятно, как и кем используются мои данные и что вообще с безопасностью удаленного хранения финансовой информации.

Время шло, банковские услуги в России развивались очень активно. Мне всегда было интересно посмотреть, что на этот раз придумали финансовые организации, чтобы привлечь клиента, а затем коварно заманить его в кредитное рабство. В погоне за повышенным кэшбэком и лучшими условиями банковского обслуживания количество моих счетов выросло настолько, что уследить за ними стало невозможно, а имеющимися банковскими картами можно было играть в «Дурака». Я понял, что пора вернуться к учету финансов, но с поправкой на работу со множеством счетов.

Какую пользу принесет ведение домашней бухгалтерии?

1. Зная свои ежемесячные расходы, Вы можете сократить ненужные траты и сэкономить со временем значительную сумму. Этой суммы может хватить на покупку какой-нибудь полезной вещи (телефон, велосипед, костюм).

Многие даже не догадываются что именно съедает значительную часть их бюджета. После месячного ожидания и первого отчета некоторые люди хватаются за голову, когда видят истинную картину своих расходов. Например, безобидные посиделки с друзьями или посещение мест общественного питания могут вытягивать из вашего кошелька значительные суммы. Некоторые женщины могут сильно задуматься, если узнают какая сумма уходит ежемесячно на косметику. Отдельно можно отметить работу «денежного пылесоса» – супермаркета. Он стимулирует совершение бесполезных покупок. Нам свойственно верить, что мы тратим меньше, чем на самом деле. Но факты (отчеты) вернут вас к действительности и, возможно, заставят что-то изменить к лучшему.

Бухгалтерия онлайн для ИП и ООО

Зарплата и кадры | Отчётность ИП, ООО | Налоги

2. Обладая информацией обо всех своих источниках дохода, можно увеличить свой доход в разы.

Например, у вас есть несколько источников дохода. Имея полный отчет за несколько месяцев, можно проследить динамику изменения каждого источника и найти самый перспективный. Отказавшись от «хилых» источников, вы получите время на развитие перспективных.

Сортировка данных

Для чего пригодится: буквально для всего. Если работаете с большой таблицей и надо сделать отбор определенных значений: сумма отгрузки от 100 тысяч, например, или все закупки после 1 сентября. Если нужно выстроить данные в порядке убывания цены или товары от А до Я.

Как сделать: можно воспользоваться простыми фильтрами. Вот у нас прайс с материалами, мы хотим найти все, что дороже 1000 рублей. Установим фильтр.

Выделяем заголовок таблицы (там где наименование, цена и т.п.) как на скрине:

CdWZHuUJduadsEVuyux9C6xO7oGlU2xcT_Fzbd5HE9Fz9Fhxb0xOF-12QEFk2VkFDegavd68On448TIuSS7-AMnPTPFGQK3fcFkbDYBDnmLpEhND1E1V9zH7mvkYAMzQUqASh6Y7

Открываем вкладку «Данные» и выбираем в меню «Фильтр». Теперь у каждого столбца появился треугольничек фильтра. Выбираем тот, что привязан к колонке «Цена», и можем отметить галочками те значения, которые хотим там найти. Мы оставили только цены более 1000. Жмем Ок и вот результат:

q9KPF_SkNcqulqmmzuN5pg72elS31u5_d8s9vNBkUF2zQ_qS3J_yFJyzuDf3kLxziiyLMrwt-As0IgGnbJwMln1ow6b0vmGGMCM76bBC4KC4rn5sNbqDy6_S720J12OOh3EoMieE

С помощью того же фильтра можно сортировать данные от меньшего к большему, в алфавитном порядке и наоборот.

Работа с длинными таблицами

Таблицы Excel для бухгалтера — многофункциональный рабочий инструмент, который содержит множество информации для ведения отчетности и выполнения текущих расчетов.

При печати таблицы, которая не умещается на один лист, можно разместить ее “шапку” на каждой отдельной страничке, что облегчит поиск необходимых данных. Для этого нужно выбрать в меню “Файл”— “Параметры страницы” и закладку “Лист”. Размещаем курсор на “Сквозные строки” или “Сквозные столбцы” и в таблице кликаем на строки, которые нужно разместить на каждом листке.

Также для работы с такими документами можно использовать колонтитулы. В них отмечают необходимые данные, такие как дата, номера листов, имя составителя и прочее. Настройка колонтитулов доступна в “Параметрах страницы” — “Колонтитулы”. Там доступны готовые варианты разметки или возможность добавления собственного.

Кроме полезных приемов по работе в Эксель, бухгалтеру необходимо освоить его горячие клавиши.

Microsoft Excel в профессии бухгалтер

Для одних бухгалтерия — работа, для других — темный лес и три индейца. Как не бухгалтеру разобраться в бухгалтерском учете?

Многие предприниматели — владельцы и руководители бизнеса не понимают:

  • чем занимается их бухгалтер,
  • за что они платят бухгалтерам заработную плату,
  • как проверить работу бухгалтера,
  • и поэтому не любят бухгалтеров и мечтают когда-нибудь избавиться от штатного бухгалтера.

В один прекрасный день такие предприниматели принимают решение организовать самостоятельное ведение бухгалтерии в эксель (Microsoft Excel).

Вообще, Microsoft Excel — отличная программа, очень полезная, многие бухгалтера ведут в ней вспомогательные расчеты и таблицы, с помощью которых сами себя проверяют. Но вот насколько можно организовать ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel?

Только самый примитивный, то есть очень простой, совсем несложный бухгалтерский учет можно организовать в Microsoft Excel так, как это требует российское законодательство.

Вернее, не требует. Потому, что такой способ ведения бухгалтерского учета годится только для тех, кому по законодательству разрешено не вести бухгалтерский учет. А это — самозанятое население, Индивидуальные Предприниматели, частные нотариусы и авдокаты.

В чем смысл бухгалтерского учета? В отражении фактов хозяйственной жизни в хронологической последовательности.

Как ведется бухгалтерский учет, какой прием используется для ведения бухгалтерского учета? Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счета. Действует железное правило, знакомое всем: если в одном месте убудет, то во втором — прибудет.

Что имеется ввиду?

Оплатили счет поставщика и получили товар, денег стало меньше, а товаров больше. Продали товар покупателю и получили деньги, товара стало меньше, а денег больше. И так далее. Каковы требования российского законодательства в части ведения бухгалтерского учета? наличие надлежащим образом оформленных первичных учетных документов, наличие бухгалтерских регистров.

В рассматриваемом случае бухгалтерские регистры не в счет. Поскольку от ведения бухгалтерского учета ИП освобождены, значит и регистры вести не нужно. Первичные документы все равно придется составлять, поскольку второй стороне сделки они будут нужны. Можно составлять первичные документы по любой форме, важно только, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты и был принят и подписан второй стороной сделки.

Можно воспользоваться типографским бланком унифицированной формы. Купили бланки и заполняем вручную. Или нашли нужный бланк с сети интернет, скачали и заполнили. Времени потребуется больше, чем заполнить аналогичный электронный документ.

Есть ли какие-то моменты, которые необходимо учитывать даже если нет обязанности вести бухгалтерский учет (как в нашем случае, у ИП)?
Даже если ИП работает самостоятельно, без наемных работников, есть моменты, которые необходимо учитывать:

  • учет поступающей выручки,
  • учет номенклатуры (материалов, товаров, услуг),
  • учет расчетов с поставщиками,
  • учет расчетов с покупателями,
  • определение суммы налога, который необходимо будет оплатить в бюджет
  • учет расчетов с бюджетом по налогам.

Теперь попытаемся описать словами, какие должны быть листы в Microsoft Excel.

  • Поступления по банку в разрезе покупателей.
  • Поступления по кассе в разрезе покупателей.
  • Расчет с покупателями в разрезе поступление денег/отгрузка товара.
  • Расчет с поставщиками в разрезе поставка/оплата поставки.
  • Учет номенклатурных позиций (приход и расход по каждой позиции отдельно), на каждую номенклатурную позицию — свой отдельный лист.
  • Расчет суммы налога по УСН.

Организовать ведение бухгалтерии в Microsoft Excel можно. Самое главное, не запутаться. Как контролировать? А вдруг Вы отвлеклись, и не записали какую-то позицию в таблице Microsoft Excel, что с чем Вы будете сверять?

Еще не забываем, если ИП применяет Упрощенную Систему Налогообложения необходимо вести Книгу доходов и расходов. Допустим, книгу тоже заполним в Microsoft Excel.

Декларацию по УСН нужно подавать один раз в год, купим бланк или найдем в интернете, заполним и подадим в налоговую инспекцию. Здесь проблем нет.

А вот что вы будете делать, если поставщик или покупатель попросит у Вас Акт сверки расчетов? Попросите у него сделать самостоятельно Акт и передать Вам? А если у него нет возможности составить такой документ (полетела электронная база, например), что тогда?

Уважаемые предприниматели. Если Вы все-таки решитесь на ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel, помните, что при таком способе ведения учета:

  • Вам будут необходимы дополнительно бланки книги доходов и расходов, бланки форм первички, бланки отчетности.
  • Вам будет нужно обеспечивать соблюдение принципа двойной записи на счетах (в Ваших таблицах, в одном месте — получили, в другом — отдали).

В противном случае, ошибок и штрафных санкций не избежать. Отсюда вывод — безопасное для бизнеса ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel возможено, если хозяйственных операций будет не более 10-15 в месяц и номенклатура товарных позиций будет небольшой.

Во всех остальных случаях рекомендуем приобрести самую простую и недорогую программу. Тогда программа будет обеспечивать для Вас соблюдение принципа двойной записи на счетах, а также обеспечит Вас необходимыми бланками и формами, актами сверок и прочими документами.

Источник: http://saldoconsult.ru/stati/vedenie-buxgalterskogo-ucheta-v-excel/

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...