Контекстное планирование или Кайрос помогает удобно планировать

Время — уникальный невосполнимый ресурс, который есть у каждого из нас. Мы все равны перед неумолимым течением

Планирование в контексте

Честно слово, я уже была сама готова «придумать» этот метод, когда наткнулась на его описание. Причиной моего бы «изобретения» послужило полное непонимание того, как вместить в один план кучу несовместимых идей.

Не знаю, поймут ли меня мужчины, но женщины точно сталкиваются с такими проблемами.

Вот что бывает в моем плане:

  • купить продукты – когда буду в магазине;
  • купить одежду, подарки и наушники – когда доберусь до торгового цента;
  • сделать логопедическую зарядку с ребенком и почитать – когда сядем заниматься;
  • установить плагины и подобрать «интересные статьи» – когда займусь сайтом…

То есть очень большой пласт важных и нужных дел привязывается не к какому-то времени, а реализовывается тематически. В контексте каких-то событий.

Записать подобные события в точный временной план дня практически невозможно.

Думала меня спасет метод Оригами – удобно, просто и то же как бы с контекстами, но он оказался с привязкой к одному дню. Опять не то…

Попытка найти лучший способ фиксации разнообразных задач привела меня к уже существующей в тайм-менеджменте системе. Это оказалась техника контекстного планирования.

Актуальность

Одним из методов оптимизации затрат времени является контекстное планирование. Контекст в данном случае – это сопутствующие обстоятельства, которые позволяют выполнить дело «заодно», не тратя на него время дополнительно.

Например, вам нужно заехать по работе в одну организацию, а как раз напротив нее находится химчистка, куда вы давно собирались сдать полупальто. Так вот необходимости заехать в эту организацию – это и есть контекст, который позволяет вам заодно сдать в химчистку вещь, не тратя дополнительное время на еще одну поездку.

Требования к обзору задач

Оценим какими качествами должен обладать раздел «Задачи» (Tasks):

  • Возможность обозревать одновременно большой список задач. Это очень важное требование, если оно не выполняется, система будет неудобной для восприятия. При этом нам хотелось бы, чтобы в этих задачах можно было выделить наиболее важные.
  • Реализация планирования на трех временных горизонтах, по методу структурирования внимания:
    • Оперативном дела, которые надо сделать «приблизительно сегодня»;
    • Тактическом задачи и проекты, которые необходимо выполнить в более длительный период, например за неделю, месяц или больший период.
    • Стратегическом задачи годового уровня, направления деятельности.
  • Возможность организации контекстной системы планирования, о которой также говорит метод структурирования внимания. Если выражаться проще, то нам необходимо в нашем разделе «Задачи» иметь возможность в нужное время увидеть нужную нам информацию, не держа ее постоянно в голове; «вспомнить о нужной задаче в нужное время», при наступлении соответствующего «кайроса» (благоприятного времени выполнения задачи).

Теперь давайте приступим к построению нашей системы. Для этого последовательно будем реализовывать все требования, которые мы к ней предъявили. Прежде всего, разберемся, с помощью каких возможностей MS Outlook мы этого добьемся.

Еще по теме Гибкое, или контекстное, планирование:

  1. ГИБКОЕ БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
  2. Построение контекстной диаграммы
  3. Декомпозиция контекстной диаграммы
  4. ИЗ ПЕРВЫХ УСТ БЫСТРОЕ И ГИБКОЕ ПРОИЗВОДСТВО: НЕМЕЦКИЙ ОПЫТ
  5. Разработка контекстных подходов для реализации стратегии
  6. Управленческие решения ПО внутреннему или внешнему поставщику или управленческие решения «производить или покупать»
  7. Блокирование доступа к разработкам и/или ноу-хау поставщиков или потребителей
  8. Дилемма «производить или покупать», «заниматься аутсорсингом или нет»
  9. Глава 3 Истина или последствия как разделить счет или выбрать фильм
  10. СТРАТЕГИЧЕСКАЯ ДИЛЕММА, ОБОСТРЯЕМАЯ ЗРЕЛОСТЬЮ: АБСОЛЮТНОЕ ЛИДЕРСТВО В ИЗДЕРЖКАХ ИЛИ ДИФФЕРЕНЦИАЦИЯ ИЛИ ФОКУСИРОВАНИЕ
  11. Отдел I. О ФОНДАХ, ИЛИ ИСТОЧНИКАХ ДОХОДА, КОТОРЫЕ МОГУТ ПРИНАДЛЕЖАТЬ СПЕЦИАЛЬНО ГОСУДАРЮ ИЛИ ГОСУДАРСТВУ
  12. Отдел I. О ФОНДАХ, ИЛИ ИСТОЧНИКАХ ДОХОДА, КОТОРЫЕ МОГУТ ПРИНАДЛЕЖАТЬ СПЕЦИАЛЬНО ГОСУДАРЮ ИЛИ ГОСУДАРСТВУ
  13. § 20, Сталийное время, пли сталия (lav time или lay days),— это срок, установленный условиями чартера или оОычаями поЦтбй на выполнение погрузочно-разгрузочных работ.
  14. Парадокс 6. Одна и та же сумма может выступать или как доход, или как расход.
  15. ВЛИЯНИЕ ДОРОГОВИЗНЫ И ДЕШЕВИЗНЫ, ИЛИ БОЛЬШЕЙ ИЛИ МЕНЬШЕЙ доступности ПРЕДМЕТОВ, ВХОДЯЩИХ В ПОТРЕБЛЕНИЕ ПРИ УРОВНЕ жизни, СТОЯЩЕМ ВЫШЕ УРОВНЯ ГОЛОГО СУЩЕСТВОВАНИЯ

Хотите знать об инвестициях все?

Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить самые важные новости и полезные материалы.

Вы успешно подписались на рассылку InvestFuture!

Благодарим вас за оформление подписки! Первое полезное письмо поступит на ваш почтовый ящик в течение недели. Управлять настройками подписки вы можете в личном кабинете.

Присоединяйтесь к нам в соцсетях:

Оптимизация обзора с помощью категорий

Наша система будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:

  1. Категории задач.
  2. Формы представления «to-do list» в разделе «Задачи».

Категория это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

Существуют категории двух видов:

  1. Стандартные по умолчанию заданные в программе.
  2. Пользовательские те, которые мы задаем сами.

Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

3.

Вопрос 1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.

Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, кажется, что времени на все не

хватает. В панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а не можем понять, куда ушло время?

Почему же бывает так трудно составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг

услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с

«расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно

понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не

соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь

день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, ломающее самый

точный и детальный план.

Спланируйте следующие задачи:

Жесткие и гибкие задачи, виды контекста

Контекстное планирование в тайм менеджменте подразумевает разделение всех задач на:

  • жесткие – привязанные к точному времени;
  • гибкие – выполнение которых зависит от определенных обстоятельств или условий.

В качестве контекста может быть выбрано:

  • Место – действие, привязанное к конкретной организации, компании (магазин, университет, дом, офис).
  • Человек – задача, решение которой связанно с определенной личностью или группой лиц (на совещании совета директоров, при встрече с другом, в разговоре с преподавателем).
  • Внешние факторы – реализация цели зависит от каких-то обстоятельств (принятия закона, погоды, моды).
  • Внутренние факторы – выбор времени определяет сам человек по своему «настроению», «вдохновению», «здоровью».

Для каких дел подходит контекстное планирование

Когда время терпит. Разумеется, если дело срочное, то ждать подходящего момента не приходится. Нужно действовать быстро. Однако если время терпит, то можно подождать подходящего момента для его выполнения, к примеру, чтобы не тратить несколько часов на поездку в другую часть города.

Для оптимального использования внутреннего состояния. Иногда кажется, что настроение такое, что решительно ничего не хочется. Остается лишь лежать на диване и щелкать кнопки пульта. Однако на деле оказывается, что в это время можно переделать множество простых дел, чисто механических, не требующих особых внутренних и физических сил.

Шаги контекстного планирования

Хотя общий принцип структурирования дел понятен сразу, контекстное планирование в тайм менеджменте имеет свою систему организации. Чтобы правильно составить план на контексте, достаточно выполнить три простых действия. Три шага.

Шаги техники контекстного планирования в правильном порядке:

  1. Составить личный список контекстов. Обычно их набирается 5-10, но может быть и больше. Надо понимать, что у студентки, мамы в декрете и бизнес-леди контексты будут различаться. При составлении списка стоит ориентировать на актуальные повседневные и рабочие задачи.
  2. Сформировать список дел под каждый контекст. Очень удобно это делать после «выгрузки» мозга. И задачи все под рукой, и контексты легко формируются.
  3. Сверяться с задачами из контекста при наступлении определенного события или условия.

Контекстное планирование пример.

На самом деле это очень просто. Собираясь в администрацию по рабочим делам, открываем контекст с пометкой «Администрация» и смотрим, какие задачи и вопросы нужно решить в рамках данного блока.

Аналогично поступаем с другими блоками – «Покупки», «Офис», «Семья», «Дети школа» и т.д.

Все просто, доступно. Под рукой.

См. также

  • Экономия времени
  • Хронометраж
  • Хронофаги
  • Помидорное планирование

Смотрите также:

  • Что такое нетворкинг, или Как заводить и использовать те самые «нужные» знакомства →
  • Виктория Никитина: Банковская интернет-облава. Скоро и в России →
  • Битва за вакансию: как не попасть в ловушку на собеседовании? →
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...