Расчеты KPI и системы показателей: полное руководство

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 15 марта 2013 г. N 354-р г. Москва

Общая информация

Целевые показатели проекта в английском языке кодируются устоявшейся аббревиатурой KPI. В общем случае определение предполагает расценку показателей в качестве параметров, отражающих, насколько эффективно работает компания или ее отдел. Индексы необходимы, чтобы результативно организовывать достижение разнообразных целей как в сфере общей стратегии развития, так и практические операционные. Применяя такие показатели, можно быстро и точно оценивать положение дел, состояние предприятия, уровень успеха в текущей стратегии.

целевые показатели это

Целевые показатели эффективности деятельности – инструмент контролирования активности каждого нанятого работника, отдела предприятия, фирмы, в целом. Довольно интересные трактовки этого термина можно найти в изданном в 2008 году ИСО 9000. Стандарт предполагает расценивать результативность, как уровень достижения некоторого результата, заранее зафиксированного в плане. Во многом это зависит от показателя, как предприятие способно работать, ориентируясь именно на результат.

Эффективность (согласно ИСО) представляет собой отношение результатов и ресурсов, которые были потрачены, чтобы их добиться. Этим термином называют способность предприятия реализовать поставленные перед собой задачи, придерживаясь заранее заданного уровня качества. Для выражения этой способности прибегают к оценкам времени, трат. Система KPI предполагает оценку и эффективности, и результативности, прибегая к ключевым индексам. Такое понимание термина связано с тем, что в результате всегда есть степень его достижения и траты, на которые пошла фирмы, чтобы этого добиться.

Основные определения *

* Данные здесь определения отражают точку зрения автора. Следует отметить, что общепризнанных определений рассматриваемых в статье понятий не существует.

Анализ значений показателя

Просмотр свойств показателя осуществляется в Окне свойств показателя (Рис. 1). На вкладке ЗначенияЗначения показателя пользователь видит список значений показателя и индикаторные линейки за периоды, попадающие в Рабочий период Business Studio.

Рисунок 1. Окно свойств показателя, вкладка Значения

Для наглядности значения показателя отображаются на индикаторной линейке, которая демонстрирует степень удовлетворенности достигнутым значением показателя за период (Рис. 1).

Линейка разделена на несколько зон: зеленая, желтая, красная.

Фактическое значение в Зеленой зоне не требует внимания ответственных лиц. Для показателя “Прибыль” зеленая зона – это отрезок [Плановое значение – Нижнее допустимое отклонение; Максимальное значение].

Фактическое значение в Желтой зоне требует внимания ответственных лиц. Желтая зона для показателя “Прибыль” – это отрезок (Нижнее критическое значение; Плановое значение – Нижнее допустимое отклонение).

Фактическое значение из Красной зоны требует проведение немедленных корректирующих действий. Красная зона – это отрезок: [Минимальное значение; Нижнее критическое значение].

Степень удовлетворенности достигнутым значением показателя измеряет параметр “Оценка выполнения” показателя.

В Таблице 1 перечислены параметры для отображения на вкладке Значения в Окне свойств показателя.

Параметр Назначение
Единица измерения Единица измерения значений показателя.
Точность Число знаков после запятой (0..6) в значении показателя. Используется для контроля при вводе значений показателя. Если данный параметр заполнен, то будет невозможно ввести в значении показателя больше знаков после запятой, чем указано в этом параметре.
Минимальное значение Указывает на минимально возможное значение показателя. Используется для контроля при вводе значений показателя и для построения индикаторной линейки.
Максимальное значение Указывает на максимально возможное значение показателя. Используется для контроля при вводе значений показателя и для построения индикаторной линейки.
Целевое значение Целевое значение показателя, которое нужно достигнуть к Целевой дате.
Целевая дата Целевая дата определяет конечную дату, к которой нужно достигнуть Целевого значения.
Нижнее допустимое отклонение Значение используется для автоматического заполнения нижнего допустимого отклонения показателя в создаваемом периоде.
Верхнее допустимое отклонение Значение используется для автоматического заполнения верхнего допустимого отклонения показателя в создаваемом периоде.
Нижнее критическое значение Значение используется для автоматического заполнения нижнего критического значения показателя в создаваемом периоде.
Верхнее критическое значение Значение используется для автоматического заполнения верхнего критического значения показателя в создаваемом периоде.
Значения показателя Список значений показателя за рабочий период, предназначенный для изменения значений любых параметров в данном списке. Доступен ответственному за выполнение лицу и контролирующим лицам.
Оценка выполнения
(вкладка Значения показателя)
По умолчанию не выведен на показ. Измеряет степень удовлетворенности достигнутым значением показателя. Используется для расчета оценки достижения цели.

Для показателя с желаемым трендом “Увеличение” рассчитывается по формуле 1:
(Фактическое значение – Нижнее критическое значение) / (Плановое значение – Нижнее критическое значение).

Для показателя с желаемым трендом “Уменьшение” рассчитывается по формуле 2:
(Верхнее критическое значение – Фактическое значение) / (Верхнее критическое значение – Плановое значение).

Для показателя с желаемым трендом “Удержание в границах”:
– рассчитывается по формуле 1, если Фактическое значение меньше Планового;
– рассчитывается по формуле 2, если Фактическое значение больше Планового.

Отклонение от плана
(вкладка Значения показателя)
По умолчанию не выведен на показ. Отклонение фактического значения показателя от планового значения показателя.

Рассчитывается по формуле (без модуля!): Факт – План.

% выполнения
(вкладка Значения показателя)
По умолчанию не выведен на показ. Процент выполнения планового значения показателя.

Рассчитывается по формуле: Факт / План.

Плановые значения Список значений показателя за рабочий период, предназначенный для ввода плановых значений. Доступен пользователю, ассоциированному с физическим лицом, указанным как ответственный за ввод плановых значений.
Фактические значения Список значений показателя за рабочий период, предназначенный для ввода фактических значений. Доступен пользователю, ассоциированному с физическим лицом, указанным как ответственный за ввод фактических значений.

Таблица 1. Параметры показателя на вкладке “Значения”

С помощью пункта контекстного меню Выбор колонок, вызванного от заголовка таблицы, в перечень параметров, отображаемых по умолчанию на вкладке Значения показателя можно вывести на показ для анализа параметры, приведенные в окне Выбор колонок (Рис. 2).

Рисунок 2. Окно Выбор колонок на вкладке Значения показателя

Гиперссылка Детализация значений открывает окно Показатели формулы со списком показателей, на основе которых рассчитаны значения выбранного показателя (Рис. 3).

Рисунок 3. Окно Показатели формулы

В Окне свойств показателя на вкладке Основные гиперссылка График открывает окно Диаграмма значений показателя (Рис. 4), в котором представлена динамика изменения значений показателя.

Рисунок 4. Окно Диаграмма значений показателя

В окне Диаграмма значений показателя (Рис. 4) есть следующие способы управления отображением информации:

  1. С помощью кнопки

    Обновить

    обновляется диаграмма значений показателя.

  2. В выпадающем меню кнопки Показ производится выбор способа отображения диаграммы: показ планового и фактического значения, легенды, подписей планового и фактического значения, поворот подписей периодов, отображение значений точек при наведении курсора мыши на точку.

  3. В выпадающем меню кнопки Тип диаграммы производится выбор типа диаграммы: “Гистограмма” или “График”.

  4. Кнопка

    позволяет сохранить текущие настройки диаграммы значений для данного показателя, чтобы в следующий раз она открылась с этими настройками. После нажатия на данную кнопку текущие настройки диаграммы сохраняются в параметре “Параметры диаграммы значений” показателя. При этом в данных параметрах устанавливается флажок в параметре “Использовать текущие настройки”. Для отмены использования настроек для показателя необходимо снять флажок в параметре “Использовать текущие настройки”. В этом случае для построения диаграммы значений будут использоваться настройки, заданные в

    Настройках для всех пользователей

    в параметре “Параметры диаграммы значений показателя” (

    Главное меню → Главная → Настройки для всех пользователей

    → вкладка

    ССП

    ).

  5. Выбрать другой период можно, нажав на кнопку Период (…). Откроется окно для выбора периода.

  6. Масштабирование осуществляется с помощью выделения заданной области или при помощи колеса прокрутки мыши.

В Таблице 2 приведен список пунктов контекстного меню, вызываемого из окна Диаграмма значений показателя.

Название пункта Описание
Копировать Копирует рисунок диаграммы в буфер обмена.
Рисунок сохранить как… Открывает диалоговое окно для сохранения рисунка диаграммы.
Параметры страницы… Открывает окно настройки параметров страницы для печати.
Печать… Печать рисунка диаграммы.
Отображать значения точек Включает и отключает подсказку при наведении на колонки плановых и фактических значений показателей.
Отменить последнее масштабирование Отменяет последнее изменение масштаба.
Отменить все масштабирование/ панорамирование Отменяет все изменения масштаба.
Установить масштаб в умолчание Устанавливает масштаб по умолчанию.

Таблица 2. Контекстное меню окна “Диаграмма значений показателей”

Пример расчета Оценки выполнения показателя

Показатель “Прибыль” имеет “Желаемый тренд” – “Увеличение”. Плановое значение – 240 тыс. рублей. Нижнее критическое значение – 136 тыс. рублей. Фактическое значение – 178 тыс. рублей. Оценка выполнения показателя:

(178 – 136) / (240 – 136) * 100% = 40%

Для тех, кто привык мыслить геометрическими построениями, пример расчета приведен на Рисунке 5:

Рисунок 5. Пример расчета оценки выполнения показателя

Метрики

Делятся на два типа:

  • те, что показывают прибыльность приложения;
  • те, что показывают активность и (или) удержание аудитории.

Первый тип метрик нужен в приложениях с внутренними покупками. Он позволит отследить, насколько эффективно работает ваш продукт и есть ли какие-то проблемы. Второй тип полезен для приложений, где внутренних покупок нет, и пользователи проявляют другую активность. Эти метрики нацелены на её отслеживание и анализ. 

Второй тип позволяет лучше понять свою аудиторию, потребности и проблемы пользователя, узнать, как и когда воздействовать на потребителя эффективно.

Целевые показатели

В левом списке располагаются целевые показатели, причем одна цель может быть подчинена другой. В таком случае имеется в виду, что изменение дочерней цели предполагает изменение цели-родителя (на примере выше Рост выручки влечет Рост валовой прибыли). Иерархию целей удобно использовать при разграничении ответственности внутри управленческого персонала. Например, директор мониторит только цели верхнего уровня, начальник отдела продаж – цели второго уровня и т.п.

В правом списке указаны варианты анализа целевого показателя (в привязке к выделенной в левом списке цели).

В рабочем месте уже есть преднастроенные цели и варианты их анализа (создаются автоматически при создании базы), у пользователей есть возможность их использовать, изменять или создавать новые.

Разберем настройки цели, для этого выберем в левой части формы цель Рост выручки и откроем ее карточку.

настройки целевого показателя

При создании/изменении целевого показателя необходимо указать:

  • наименование (рекомендуется сюда добавлять желаемый тренд),
  • вышестоящую цель (если текущая цель подчинена другой),
  • категорию,
  • измеримость цели (галку ставить не надо только для групп целей),
  • целевой показатель и его краткое наименование (текстовые поля),
  • описание,
  • формулу расчета (просто для понимания пользователей, программа ее никак не использует в своих расчетах),
  • шаблон расчета (из списка предопределенных),
  • целевой тренд (максимизация, минимизация или удержание в диапазоне).

Для выбора шаблона расчета нужно нажать Редактировать.

Во-первых нужно выбрать схему компоновки данных – источник данных для расчета.

На первой вкладке можно настроить произвольный отбор данных.

настройка шаблон расчета целевого показателя

Список доступных для выбора источников данных достаточно большой и покрывает большинство запросов пользователей.

виды источников данных для расчета показателей

Понимание и терминология

Целевые показатели (образования, сохранения энергии, распределения продуктов, производства) представляют собой инструмент, позволяющий измерить, насколько задуманное реализовано. Если выбранный для анализа показатель не связан с поставленной перед предприятием целью (не формируется непосредственно из содержания работы) его применение не дает достоверных результатов. Прибегать к такому показателю бессмысленно.

Управление по целям – современная концепция, базой которой стала технология формулирования ключевых показателей, контроля достижения целей, пересмотра таковых по мере необходимости. Преимущественный процент современных предприятий управляется именно по такой схеме.

выполнение целевых показателей

От показателя к системе показателей

В сфере бизнеса показатель является численной величиной, обозначающей определённый процесс или достижение цели.

Его основная задача — показать число, дающее представление о текущей эффективности процесса или осуществления бизнес-цели.

Система показателей — это набор показателей, объединённых в группу в соответствии с определёнными правилами:

  1. Показатели нормализуются (в соответствии с их свойствами, например, шкалой измерения и формулой производительности).
  2. Нормализованные показатели представлены в иерархической структуре по масштабу их влияния на производительность контейнера.
  3. Масштаб влияния зависит от веса показателя (его относительное значение).
  4. Мы рекурсивно переходим от индикаторов к более высоким уровням иерархии, где контейнеры влияют на свои контейнеры, пока, наконец, не доберемся до основы иерархии.
  5. Мы можем остановиться на любом уровне иерархии и проанализировать данные о производительности, например, данные о производительности конкретного контейнера/осуществлении цели.
  6. Наконец, добравшись до основы иерархии, мы можем выполнить расчеты для всей системы показателей или рассчитать индекс системы показателей

ПО для автоматизации ССП, например, BSC Designer выполнит все расчеты автоматически.

На скриншоте вы можете видеть иерархическую систему показателей, рассчитанную при помощи значений и шкал различных типов показателей.

Далее мы рассмотрим математические формулы, используемые для выполнения расчетов.

Рассмотрим эти идеи от основ до расчета общего показателя эффективности.

Контроллинг

Концепция контроллинга охватывает широкий спектр технологий управления, общими чертами которых является формализация целевых показателей, планирование и контроль достижения целей. Применение этой концепции к той или иной области управления предприятием нередко приводит к построению особой методологии, которая приобретает самостоятельное значение. Такими «подмножествами» контроллинга являются бюджетирование, BSC, KPI.

Следует отметить также, что контроллинг нередко отождествляется с управленческим учетом в наиболее широком понимании последнего. При этом управленческий учет определяется как информационная система, охватывающая все стороны внутренней и внешней среды, обеспечивающая менеджмент компании информацией, необходимой для принятия решений .

Если рассматривать функцию контроллинга с точки зрения теории управления, то можно заключить, что контроллинг обеспечивает обратную связь в системе управления предприятием. Для пояснения этой точки зрения рассмотрим принципы управления ракетой, направленной в цель. Датчики системы управления ракетой определяют положение цели. Вычислительная система определяет отклонение траектории ракеты от положения цели. После этого приводятся в действие двигатели, корректирующие курс ракеты. Аналогичные функции выполняет система контроллинга предприятия, которая обеспечивает определение целевых показателей, сбор информации о фактическом положении дел, определение отклонений от выбранного курса и инициирование принятия решений об устранении отклонений.

Резюмируя сказанное, дадим определение контроллинга, наиболее точно, по нашему мнению, отражающее смысл данного понятия. Контроллинг — технология управления различными областями деятельности компании, включающая в себя:

  • определение целей деятельности;
  • отражение этих целей в системе показателей;
  • установление целевых значений показателей на определенный период (планирование);
  • регулярный контроль (измерение) фактических значений показателей;
  • анализ и выявление причин отклонений фактических значений показателей от плановых;
  • принятие на этой основе управленческих решений по минимизации отклонений.

Целевая задача контроллинга — построение на предприятии эффективной системы принятия, реализации, контроля и анализа управленческих решений.

Количественный показатель и единицы измерения

Начнем с простых примеров значений показателей:

Показатель «$530»

Разобьём его на части:

  • «530» – числовое значение, а
  • «$» – единица измерения

Показатель «20 часов в неделю»

Разобьём его на части:

  • 20 часов в неделю: «20» – это числовое значение, а
  • «часов в неделю» – единица измерения

Актуальность и нюансы

Объясняя важность целевых показателей развития, автор научной дисциплины призывал обратить внимание на то, что лишь избранные аспекты менеджмента способны столь же сильно влиять на предприятие, как оценка активности отделов и фирмы, в целом. Важно отметить, что оценка представляет собой одну из наименее продуманных научных управленческих областей, что сопряжено с определенным риском ошибок при необходимости применения такого подхода на практике. Некоторое время назад американские исследователи организовали опрос, из которого стало ясно, что больше половины (около 60%) руководящего состава высшего уровня не считают действительно работающими и эффективными внедренные на их предприятиях системы, позволяющие оценивать результаты. В нашей стране (как подсчитали ответственные за статистику исследователи) число таких недовольных достигает 80%. Причина неудовлетворенности – отсутствие выраженной и эффективной связи исполнительного отдела, планов, мотивирующей составляющей и реальных итогов.

В последние годы расчет целевых показателей считается необычайно близким к мотивации нанятых работников. Именно через системы КПЭ можно сформировать реально работающую мотивирующую систему, которая бы позволила стимулировать персонал предприятия. Правильная настройка такой системы – залог справедливости, значит, и заинтересованности каждого нанятого в наилучшем качестве рабочего процесса.

целевой показатель заработной платы

Откуда взять результат

Чтобы целевые показатели (энергосбережения, образования, производительности) были полезными, необходимо внедрить их правильно. Есть специальная методика разработки КПЭ, предполагающая последовательность операций. Сперва необходимо сделать предваряющие проект работы, получить согласие высшего руководящего состава, инициировать проект, начать составление плана и формирование группы, которая будет работать над проектом. Следующий шаг – непосредственно разработка методологии. Он предполагает анализ организационной структуры с целью ее усовершенствования, формирование методической модели и управленческих процессов, применяя идею КПЭ. Задача проектной группы – сформировать все регламенты, документы, нормативы и методические материалы, которые необходимы для применения системы на практике.

Важный элемент достижения целевых показателей – создание информационной системы, полностью удовлетворяющей требованиям конкретного предприятия. Для программистов необходимо составить техническое задание, согласно которому проект будет настраиваться, затем настроить его и обучить персонал, которому положено использовать эту систему, тонкостям работы с ней. Последний шаг этого этапа – опытная эксплуатация программного продукта.

Заключением становится ввод КПЭ (и методологии, и программной системы) в использование.

целевые показатели деятельности

Пример расчета ССП в MS Excel

Проблема ССП в Excel состоит в сложности поддержки электронной таблицы в процессе развития проекта.

Если вы хотите узнать больше, прочтите статью на эту тему.

Каков ваш опыт использования ССП? Считаете ли вы, что она является лишь учебным упражнением? Какие задачи вашего бизнеса помогает решать ССП?

Что дальше?
  • Доступ к шаблонам. Воспользуйтесь бесплатным планом BSC Designer для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Примеры расчетов из этой статьи.
  • Отточите навыки. Запишитесь на тренинг по ССП. Отточите ваши навыки стратегического планирования.
  • Автоматизация. Узнайте что такое софт для ССП и как он может облегчить создания стратегических карт и работу с индикаторами.
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...