6-НДФЛ: заполняем по-новому

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ: как правильно заполнить форму 6-НДФЛ, пример заполнения формы 6-НДФЛ. Образец заполнения 6-НДФЛ.

Место нахождения (учета): код

Место нахождения (учета), куда представляется форма 6-НДФЛ, имеет свой код, предусмотренный Приложением № 2 к Порядку заполнения и представления Расчета (Приложение № 2 к Приказу ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). Приведем наиболее часто применяемые коды:

Место нахождения (учета)	Код
По месту жительства индивидуального предпринимателя	120
По месту жительства адвоката	125
По месту жительства нотариуса	126
По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика	213
По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком	214
По месту нахождения обособленного подразделения российской организации	220
По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя	320
По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации	335

Так, к примеру, индивидуальные предприниматели сдают форму 6-НДФЛ по месту своего учета, следовательно, в качестве кода места нахождения (учета) указывают 120. Но если ИП применяет ЕНВД или ПСН, то Расчет в отношении работников, занятых во вмененной или патентной деятельности, такой предприниматель должен представлять по месту постановки на учет в качестве плательщика ЕНВД или ПСН соответственно (абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ). Следовательно, код места нахождения (учета) на Титульном листе формы 6-НДФЛ должен быть указан 320.

Общие правила заполнения формы 6-НДФЛ

Рассмотрим порядок заполнения 6-НДФЛ. Если вы сдаете отчет не через ТКС, то использовать для рукописного заполнения можно только ручку с черными, синими, фиолетовыми чернилами. Запрещается исправлять ошибки корректором.

В строки отчета сведения вносятся слева направо, начиная с крайней левой клетки, в пустых клетках должен стоять прочерк. Суммы доходов заполняются в рублях и копейках, а размер налога – только в рублях, копейки округляются. Заполнение 6-НДФЛ-2016 происходит отдельно по каждому ОКТМО. Листы нумеруются сквозной нумерацией, начиная с первого.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ направляют в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом.

За 2-й квартал 2020 г. отчитайтесь не позднее 31.07.2020.

ВАЖНО!

В связи с эпидемией коронавируса сроки сдачи 6-НДФЛ за 1-й квартал перенесены на 30.07.2020.

Более подробно стандартные сроки указаны в таблице.

Изменения формы 6-НДФЛ.

Изменения внесены в титульный лист, порядок заполнения и представления, а также формат представления формы 6-НДФЛ. Разделы 1 «Обобщенные показатели» и 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» остались в неизменном виде.

Как заполнить 6-НДФЛ

Форма расчета утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. 17 января 2018 года ФНС своим приказом № ММВ-7-11/18@ внесла в нее изменения, которые заработали с 26 марта 2018 года.

Бланк состоит из титульного листа и двух разделов. В титуле указывается:

• наименование налогового агента;
• его основные реквизиты;
• данные о налоговом органе.

В разделах 1 и 2 указываются сведения обо всех доходах физических лиц, с которых начисляется НДФЛ. Подразумеваются не только работники, но и лица, с которыми заключались договоры гражданско-правового характера, если с выплат по ним начисляется НДФЛ. А вот доходы, которые не облагаются налогом (например, детские пособия), в форме не отражаются.

Титульный лист

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ обычно не вызывает вопросов. Про то, как нужно заполнять ИНН, КПП и ОКТМО при наличии обособленных подразделений, мы рассказали выше. Соответственно, при отсутствии филиалов прописываются собственные коды. Остальные поля заполняются так:

1. «Номер корректировки» — при первичной сдаче указывается «000», в противном случае ставится порядковый номер декларации — «001», «002» и так далее.
2. «Период представления» — код из приложения № 1 к Приказу № ММВ-7-11/450@. Для 9-месячного периода это «33».
3. «Налоговый период» — 2020.
4. «Код налогового органа» складывается из двух значений:
   • первые две цифры — код региона;
   • последние две цифры — номер налоговой инспекции.
5. Код «по месту нахождения (учета)» берется из приложения № 2 к Приказу № ММВ-7-11/450@. Организации, зарегистрированные по месту учета и не относящиеся к числу крупнейших налогоплательщиков, ставят «214».
6. Наименование налогового агента в соответствии с его учредительными документами. Правила требуют указать сокращенное наименование, а при отсутствии — полное. Если налоговым агентом является физическое лицо, то его ФИО указывается без сокращений в соответствии с паспортом.

Наименование налогового агента

Следующая строка заполняется только правопреемником реорганизованной компании:

• в поле «Форма реорганизации/ликвидации» указывается код из Приложения № 4 к Приказу № ММВ-7-11/450@;
• в следующем поле нужно указать ИНН и ККП, которые были присвоены компании до реорганизации.

Форма реорганизации

Обратите внимание! Поля для правопреемников появились в форме с 26 марта 2018 года. Это связано с тем, что с 1 января 2018 года расчет 6-НДФЛ должен подать правопреемник, если форма не была представлена до организации.

В нижней части титульного листа проставляется:

• код ОКТМО;
• номер телефона;
• количество страниц расчета и подтверждающих документов;
• код подписанта: 1 — если это налоговый агент или правопреемник, 2 — если это представитель;
• ФИО физического лица, кто подписывает документ;
• дата и подпись.

Данные уполномоченного лица

Если форму подписывает представитель, нужно указать название и реквизиты документа, на основании которого он действует. Кроме того, в этом же разделе указывается ФИО представителя или его наименование (если представитель — юридическое лицо).

Раздел 1

В этом разделе сведения указываются нарастающим итогом за весь отчетный период. Построчное заполнение представлено в следующей таблице.

Таблица 1. Заполнение строк раздела 1 формы 6-НДФЛ

Строка	Что указывается
010	Ставка НДФЛ
020	Общий доход всех лиц с начала периода (года)
025	Доходы в виде дивидендов
030	Вычеты по доходам из строки 020
040	Общий исчисленный НДФЛ
045	НДФЛ с дивидендов (входит в строку 040)
050	Сумма авансового платежа, уплаченного мигрантом с патентом
060	Количество лиц, по которым подается форма
070	Сумма удержанного за весь период НДФЛ
080	Сумма налога, которую агент не смог удержать (например, с доходов в натуральной форме). Не подлежит отражению НДФЛ, который будет удержан в следующем периоде
090	Сумма НДФЛ, которая была возвращена плательщику

Внимание! Если доходы облагались НДФЛ по разным ставкам, нужно заполнить несколько блоков строк 010-050 и указать в каждом из них сведения по одной ставке. При этом в строках 060-090 показатели отражаются общей суммой.

Раздел 2

В разделе 2 указываются сведения только за 3 последних месяца отчетного периода. То есть в разделе 2 формы 6-НДФЛ за  2020 год нужно указать данные за четвёртый квартал.

В разделе несколько блоков из 5 полей, в которых отражается такая информация:

• по строке 100 — дата получения дохода;
• по строке 110 — дата удержания НДФЛ с этого дохода;
• по строке 120 — дата перечисления налога в бюджет;
• по строке 130 — сумма полученного дохода;
• по строке 140 — сумма удержанного НДФЛ.

Основные сложности при заполнении раздела 2 вызывает определение дат получения дохода и перечисления НДФЛ. Они отличаются для разных видов доходов. Чтобы не запутаться, рекомендуем свериться со следующей таблицей.

В таблице отсутствует графа с датой удержания налога, поскольку чаще всего она совпадает с датой получения дохода. Исключения из этого правила — под таблицей.

Таблица 2. Определение дат для 6-НДФЛ

Доход	Дата получения	Срок перечисления НДФЛ
Зарплата Аванс* Премия (как часть оплаты труда)	Последний день месяца, за который начислили зарплату или премию за месяц, входящую в оплату труда	Не позднее дня, следующего за днем выплаты премии или зарплаты при окончательном расчете
Единовременная премия (годовая, квартальная, в связи с каким-либо событием)	День выплаты премии
Отпускные, больничное пособие	День выплаты	Не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или пособие по временной нетрудоспособности
Выплаты при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск)	Последний день работы	Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Дивиденды	День выплаты
Для ООО — не позднее дня, следующего за днем выплаты. Для АО — не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат: окончание соответствующего налогового периода, дата выплаты денежных средств, дата окончания действия договора
Матпомощь	День выплаты	Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Подарки в натуральной форме	День выплаты (передачи) подарка	Не позднее дня, следующего за днем выдачи подарка

*Пояснение. НДФЛ с аванса не удерживается — он будет удержан с зарплаты за вторую часть месяца. Однако бывает, что аванс выплачивается в последний день месяца. В таком случае он признается оплатой труда за месяц, и НДФЛ удерживается как с заработной платы.

Дата получения дохода и удержания НДФЛ не совпадают в случаях:

1. При выплате суточных сверх установленных нормативов. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты заработной платы в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет.
2. При получении материальной выгоды — дорогостоящих подарков, иного дохода. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты зарплаты.

При заполнении строк 100-120 суммируются все доходы, у которых соответственно совпадают все 3 даты. То есть можно просуммировать зарплату и ежемесячные премии. А вот квартальные премии, отпускные, больничные будут показаны отдельно. В форме будет присутствовать необходимое количество блоков строк 100-140.

Важно! При заполнении строки 130 доход указывается полной суммой. То есть уменьшать его на сумму НДФЛ и вычетов не нужно.

Пример заполнения

Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ за год на примере ООО «Ромашка». За IV квартал 2020 года имеется следующая информация:

• количество сотрудников — 6;
• совокупный доход работников за год составил 1 440 000 рублей (120 000 рублей в месяц);
• все работники имеют право на стандартный вычет за ребенка в размере 1400 рублей. Совокупный размер вычета составил: 1 400 х 6 х 12 =100 800 рублей;
• размер исчисленного НДФЛ с дохода: (1 440 000 рублей — 100 800) * 13% = 174 096 рублей (14 508 рублей в месяц);
• размер удержанного за год НДФЛ составил: 174 096 — 14 508 = 159 588 рублей, поскольку налог с декабрьской зарплаты подлежит удержанию в январе.

Раздел 1 заполняется так:

Раздел 1

В следующей таблице перечислены операции за IV квартал, которые понадобятся для отражения в разделе 2.

Таблица 3. Операции ООО «Ромашка» в IV квартале 2020 года по выплате дохода и удержанию НДФЛ

Дата	Операция и сумма
05.10	Выплата ЗП за сентябрь
08.10	Перечислен НДФЛ за сентябрь
30.10	Начислена зарплата за октябрь — 120 000 рублей, исчислен НДФЛ — 14 508 рублей
05.11	Выплачена ЗП за октябрь
06.11	Перечислен НДФЛ за октябрь
30.11	Начислена зарплата ноябрь — 120 000 рублей, исчислен НДФЛ — 14 508 рублей
05.12	Выплачена ЗП за ноябрь
06.12	Перечислен НДФЛ за ноябрь
31.12	Начислена зарплата декабрь — 120 000 рублей, исчислен НДФЛ — 14 508 рублей

Обратите внимание! Заработная плата за декабрь, выплаченная в январе, в расчете фигурировать не будет, поскольку срок уплаты НДФЛ с нее истекает в другом отчётном периоде.

А вот как будет выглядеть заполненный по этим данным раздел 2 расчета 6-НДФЛ:

Раздел 2

Состав нового расчета 6-НДФЛ 2021

Прежде, чем говорить о том, как заполнять новую форму, разберем ее состав. Именно в этом аспекте произошли наиболее существенные изменения.

С 2021 года 6-НДФЛ представляет собой два ранее разных отчета, объединенные в один:

• расчет налога на доходы физлиц, удержанного налоговым агентом («старая» 6-НДФЛ);
• справка о доходах и суммах налога (ранее называлась 2-НДФЛ).

Если в отчете 6-НДФЛ неверно проставлен код по месту нахождения

Что грозит организации или ИП, если в отчете 6-НДФЛ код по месту нахождения указан с ошибкой? Вариантов развития событий может быть несколько:

• представитель налоговой службы потребует от агента предоставить пояснительное письмо с указанием правильного значения реквизита;

• налоговому агенту придется подавать уточненную декларацию;

• налоговому агенту придется платить штраф в размере 500 руб. за каждый сданный Расчет (ст. 126.1 НК РФ); если субъект самостоятельно нашел ошибку и предоставил уточненную декларацию до того, как неточность обнаружили сотрудники ИФНС – штрафа не будет;

• штрафные санкции за искажение данных могут быть наложены не только на юридическое лицо, но и на должностных лиц в размере 300-500 руб. (в соответствии со ст. 15.6 КоАП РФ).

Приложение №1 к Расчету

Представляет собой современный вариант отчета 2-НДФЛ. Содержит информацию о доходах и расходах физлица. Порядок заполнения изменился, по сравнению с действовавшим ранее, относительно несильно.

Документы

• Скачать бланк формы 6-НДФЛ;
• Скачать образец формы 6-НДФЛ.